WhatsApp Business verifizieren lassen

Drei Dinge, die „verifiziert“ heißen

Wer WhatsApp Business verifizieren will, kann drei Dinge meinen. Hier entstehen die meisten Missverständnisse:

• Die Unternehmensverifizierung bei Meta. Meta prüft, ob Ihr Unternehmen rechtlich existiert und ob Sie es vertreten. Sie ist kostenlos, läuft im Security Center der Meta Business Suite und ist die Voraussetzung, um die WhatsApp Business Platform richtig zu nutzen, etwa um mehr Kundschaft pro Tag anschreiben zu dürfen. Ein Abzeichen gibt es dafür ausdrücklich nicht, so die Meta-Hilfe.
• Der Haken neben dem Namen. Viele suchen ihn noch als „grünen Haken“, laut Meta-Dokumentation ist er heute blau. Kostenlos gibt es ihn als „Official Business Account“ nur für Nummern auf der Platform, nicht für Nummern der Business-App. Voraussetzungen sind unter anderem 30 Tage auf der Platform, ein verifiziertes Business-Portfolio, die Verifizierung in zwei Schritten und ein genehmigter Anzeigename. Auch wer alles erfüllt, hat keinen Anspruch darauf: Meta prüft jeden Antrag, und nach einer Ablehnung gilt eine Wartezeit von 30 Tagen.
• Meta Verified. Ein kostenpflichtiges Monatsabo in der Business-App mit Verifizierungsabzeichen, Schutz vor Nachahmung und Support. Ob es für Sie verfügbar ist, sehen Sie laut WhatsApp-Hilfe in der App unter Einstellungen oder Unternehmenstools, Eintrag Meta Verified. Fehlt er, gibt es das Abo für Sie derzeit nicht. Die Prüfung nach dem Bezahlen dauert laut Hilfe bis zu drei Werktage.

Um die erste geht es in diesem Ratgeber. Wenn Sie nur die App auf dem Handy nutzen, brauchen Sie sie nicht. Sobald Sie Ihre Nummer an einen Assistenten, ein Buchungsprogramm oder einen anderen Dienst auf der Platform anschließen, wie Conserjía, brauchen Sie sie.

Was Meta verlangt

Meta will zwei Dinge sehen: dass das Unternehmen existiert und dass die Person, die es anmeldet, es vertreten darf. Die Meta-Hilfe zu den Dokumenten nennt diese Arten:

• Gründungsurkunde oder Satzung
• Gewerbeanmeldung oder Lizenzdokument
• Offiziell ausgestelltes Steuerdokument, etwa eine Steuerbescheinigung. Selbst eingereichte Steuerunterlagen zählen nicht.
• Geschäftskontoauszug
• Betriebskostenabrechnung, aber nur als Nachweis für Adresse und Telefonnummer, nicht für den Namen

Übersetzt auf deutsche Papiere heißt das nach unserer Lesart: Für eine GmbH oder UG liegen Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag nahe, für ein Einzelunternehmen die Gewerbeanmeldung. Freiberufler wie Zahnärzte oder Physiotherapeutinnen haben keine Gewerbeanmeldung, bei ihnen bietet sich das Schreiben des Finanzamts zur Steuernummer an. Welches Dokument im Einzelfall durchgeht, entscheidet Meta. Deutsch gehört zu den unterstützten Sprachen, eine Übersetzung brauchen Sie also nicht. Und Meta bittet ausdrücklich darum, personenbezogene Daten zu schwärzen, die für die Prüfung nicht nötig sind, etwa eine Sozialversicherungsnummer. Name, Anschrift und Datum bleiben lesbar.

Die Schritte

1. Öffnen Sie das Security Center der Meta Business Suite mit dem Konto, das die uneingeschränkte Kontrolle über das Business-Portfolio hat. Fehlt der Eintrag, fehlt meist genau diese Berechtigung.
2. Klicken Sie auf Verifizierung starten. Steht dort „Nicht für Verifizierung berechtigt“, braucht Ihr Portfolio sie im Moment nicht.
3. Tragen Sie Name, Adresse, Telefonnummer und Website genau so ein, wie sie in Ihren Unterlagen stehen: vollständiger Firmenname mit Rechtsform, Adresse wie auf dem Dokument. Die Website muss laden und über „https://“ erreichbar sein.
4. Bestätigen Sie Ihr Unternehmen in der angezeigten Liste. Findet Meta keinen passenden Eintrag, laden Sie die Dokumente hoch.
5. Wählen Sie, wie Sie die Verbindung bestätigen: E-Mail, Telefon, SMS, WhatsApp-Nachricht oder Domain. Eine E-Mail-Adresse auf der eigenen Domain macht am wenigsten Ärger.
6. Abschicken und warten. Die Entscheidung kann laut Meta bis zu 14 Werktage dauern. Den Stand sehen Sie im Security Center.

Ein Punkt, den viele erst hinterher lesen: Wer die Unternehmensdaten danach ändert, muss die Verifizierung laut Meta erneut durchlaufen.

Warum abgelehnt wird

Fast alle Ablehnungen fallen unter fünf Gründe:

• Die Daten passen nicht zusammen. Abgekürzter Firmenname im Formular und vollständiger im Dokument, eine andere Adresse auf der Website als auf dem Kontoauszug, die private Handynummer statt der des Betriebs. Meta vergleicht Buchstabe für Buchstabe.
• Dokument unlesbar, abgelaufen oder unvollständig. Schief gescannt, zweiseitiges PDF mit nur einer Seite hochgeladen, eine Abrechnung von vorletztem Jahr.
• Die Website belegt den Betrieb nicht. Haben Sie die Domain-Bestätigung gewählt und stehen auf der Seite weder Firmenname noch Anschrift, kann Meta nichts abgleichen. Ein vollständiges Impressum löst das.
• Bearbeitete Dokumente. Ein geändertes Datum oder eine überklebte Angabe ist eine falsche Angabe, und Meta behält sich laut Hilfe vor, die Verifizierung zu verweigern oder weitere Maßnahmen gegen das Konto zu ergreifen. Schwärzen, was Meta nicht braucht, ist erlaubt, alles andere nicht.
• Konto oder Person mit Vorgeschichte. Hatte das Facebook-Konto, das den Antrag stellt, schon Einschränkungen, oder teilt der Betrieb Daten mit einem, der welche hatte, wird strenger geprüft.

Was tun bei einer Ablehnung

• Lesen Sie den Grund. Meta nennt ihn, wenn auch nur in einem Satz.
• Korrigieren Sie nur das und reichen Sie neu ein. Ändern Sie nicht „vorsichtshalber“ die übrigen Daten, jede Änderung ist ein neuer Abgleich, der scheitern kann.
• Ist der Grund unklar oder halten Sie ihn für einen Fehler, gibt es im Security Center einen Weg, Einspruch einzulegen. Schreiben Sie ihn so, als läse ihn jemand mit zwei Minuten Zeit: welcher Betrieb, welches Dokument belegt was, und warum es übereinstimmt.
• Legen Sie kein zweites Business-Portfolio an, um es noch einmal zu versuchen. Meta gleicht Personen, Telefonnummern, Domains und Karten ab, und ein zweites Unternehmen mit denselben Daten wie ein abgelehntes macht die Lage schlechter. Wir haben das erlebt, es lohnt sich nicht.

Vorher: die Website in Ordnung bringen

Die Hälfte der Ablehnungen wegen „Unternehmen konnte nicht bestätigt werden“ vermeiden Sie mit einer Website, die sagt, wer Sie sind: Firmenname mit Rechtsform, Anschrift und Kontakt im Impressum, eine Datenschutzerklärung und dieselbe Telefonnummer und derselbe Name, die Sie bei Meta eintragen. Eine Stunde dafür lohnt sich, bevor Sie auf „Verifizierung starten“ klicken, denn nach einer Ablehnung geht alles langsamer.

Wenn Sie verifizieren, weil ein Assistent an die Nummer soll, lesen Sie vorher Was ist WhatsApp Business und wo es nicht mehr reicht. Die Verifizierung ist der Verwaltungsschritt. Ob der Assistent funktioniert, entscheidet, wie Kalender und Kassieren aufgesetzt sind. Wie das bei Conserjía aussieht, zeigen wir Ihnen in der Demo.