Ihre Praxis antwortet jedem Patienten, auch um 20 Uhr

Was er in einer Zahnarztpraxis erledigt

Die Anmeldung einer Praxis schließt am Nachmittag, das WhatsApp nicht. Abends schreiben die Neupatienten, die den Termin seit Wochen vor sich herschieben, dazu das „Kann ich den Dienstag verschieben?“ und die üblichen Fragen: ob Sie auch Kassenpatienten nehmen, wo man parken kann, wie lange eine professionelle Zahnreinigung dauert. Am nächsten Morgen beginnt die Anmeldung den Tag mit einem Stapel alter Nachrichten, während gleichzeitig das Telefon klingelt. Und wer gestern Abend wegen eines Ersttermins geschrieben und keine Antwort bekommen hat, hat vielleicht schon bei einer anderen Praxis angefragt.

Conserjía beantwortet dieses WhatsApp mit dem echten Kalender der Praxis, in weniger als einer Minute und zu jeder Uhrzeit:

• Neupatienten. Er fragt, um welche Art von Termin es geht, schlägt zwei Zeiten beim passenden Behandler vor und trägt den Termin ein. Verlangen Sie für bestimmte Termine eine Anzahlung, etwa bei Privatleistungen, kassiert er sie im Chat, per Bizum oder Karte.
• Kontrollen, Recall und Verschiebungen. Wer nicht kommen kann, sagt es, sobald es ihm einfällt, auch um elf Uhr abends. Der Assistent gibt den Termin frei und bietet einen neuen an, ohne Anruf und ohne Warteschleife. Wer auf Ihre Recall-Einladung antwortet, bekommt genauso direkt einen Termin.
• Erinnerung am Vortag. Mit Antwortmöglichkeit: bestätigen, verschieben oder absagen. Eine Terminerinnerung per WhatsApp wirkt, weil sie eine Antwort verlangt, und wer nicht kommt, sagt es rechtzeitig.
• Lücken, die sich wieder füllen. Sagt jemand ab, ist der Termin sofort frei im Kalender, und der Assistent bietet ihn denen an, die für diese Tage einen Termin suchen.
• Die üblichen Fragen. Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkplätze, ob Sie gesetzlich und privat Versicherte behandeln, die Preise, die Sie nennen möchten. Mit Ihren Informationen und nichts darüber hinaus.

Jeder Behandler hat seinen eigenen Kalender, seine Tage und die Dauer jeder Terminart. Der Assistent legt keinen Ersttermin in eine Viertelstunde und keine Kontrolle zu jemandem, der keine macht.

Was er nicht macht

In einer Praxis ist das, was der Assistent nicht macht, so wichtig wie das, was er macht:

• Er stellt keine Diagnose und berät nicht. Er sagt nicht, ob etwas „nach Karies aussieht“, was man gegen die Schmerzen nehmen soll oder welche Behandlung nötig ist.
• Er schätzt keine Notfälle ein. Schildert ein Patient starke Schmerzen, einen Unfall oder eine Schwellung, gibt er an die Person weiter, die Sie festlegen, oder nennt die Nummer der Praxis. Ist niemand erreichbar, nennt er die Notrufnummer oder den zahnärztlichen Notdienst, den Sie ihm hinterlegt haben.
• Er erstellt keine Heil- und Kostenpläne. Ein Kostenplan entsteht in der Behandlung, nicht im Chat.
• Er ersetzt nicht die Anmeldung. Jeder Patient kann „Mensch“ schreiben, und jemand aus dem Team kümmert sich.

Alles, was an eine Praxis geschrieben wird, kann ein Gesundheitsdatum sein, und die DSGVO schützt solche Daten als besondere Kategorie (Art. 9). Conserjía verarbeitet sie so, wie es die Verordnung verlangt. Wie genau, steht in der Datenschutzerklärung, die es nur auf Spanisch gibt.

Ein Tag mit Conserjía

Um acht öffnet die Anmeldung mit einem aktuellen Kalender. Der Neupatient, der um 22:40 geschrieben hat, ist beim richtigen Behandler eingetragen. Die Kontrolle vom Dienstag, die gestern Abend verschoben wurde, steht schon am neuen Termin, und der alte ist frei für einen anderen Patienten. Niemand musste dafür erst das Handy durchgehen. Und die Frage, die ein Patient um Mitternacht hinterlassen hat und die nur die Zahnärztin beantworten kann, wartet als Hinweis, mit dem Gespräch vor Augen.

Am Vormittag wird das WhatsApp beantwortet, während die Anmeldung Empfang und Telefon betreut. Was der Assistent nicht klären darf (ein Kostenplan, eine Beschwerde, ein Patient mit Schmerzen), landet mit dem Gespräch bei einem Menschen, und so bleibt keine Nachricht unbeantwortet. Am Nachmittag gehen die Erinnerungen für die Termine von morgen raus, und die Antworten fließen von selbst in den Kalender zurück: Wer bestätigt, ist bestätigt, wer verschiebt, bekommt einen neuen Termin, und wer absagt, hinterlässt eine Lücke, die sich neu vergeben lässt.

Zum Feierabend haben Sie in einer Übersicht, was passiert ist: wie viele Gespräche, wie viele neue Termine, wie viele Verschiebungen, wie viele Anzahlungen und welche Gespräche an einen Menschen gingen und warum. Einmal im Monat gehen wir das mit Ihnen in Zahlen durch und stellen nach, was nötig ist: eine zu knapp bemessene Dauer, eine Frage, auf die der Assistent keine Antwort wusste, eine Zahnärztin mit neuen Sprechzeiten.

Der Assistent stellt sich in der ersten Nachricht als KI-Assistent vor, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt, und bietet immer an, mit jemandem aus dem Team zu sprechen. Die Gespräche werden in der Europäischen Union gespeichert (das Sprachmodell ist ein Auftragsverarbeiter in den USA mit Standardvertragsklauseln), und das WhatsApp-Konto gehört der Praxis, auf ihren Namen.

Für wen es passt

Für Zahnarztpraxen mit einem oder mehreren Behandlungszimmern und einer Anmeldung, die nicht hinterherkommt: Dieselbe Person nimmt das Telefon ab, kassiert, betreut den Empfang und schaut nebenbei noch aufs WhatsApp. Auch für kleine Arztpraxen mit eigenem Terminkalender und demselben Problem um neun Uhr abends.

Bekommt Ihre Praxis wenige Nachrichten und beantwortet die Anmeldung sie noch am selben Tag, brauchen Sie es nicht: Eine gute Abwesenheitsnachricht außerhalb der Sprechzeiten reicht. Gehen in Ihrer Praxis vor allem Anrufe verloren, sehen Sie sich den KI-Telefonassistenten an, der das Telefon mit demselben Kalender annimmt. Sind es Nachrichten, fordern Sie die Demo an: ein 30-minütiger Videoanruf, eine Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen und drei Wochen bis zum Start.