Automatische Antworten in WhatsApp Business: Begrüßung, Abwesenheit und Vorlagen

Die zwei Automatismen, die es gibt

Für eine automatische Antwort hat WhatsApp Business genau zwei Nachrichten. Das sollte man wissen, bevor man nach einer dritten sucht:

• Begrüßungsnachricht. Geht an alle, die Ihnen zum ersten Mal schreiben, und laut WhatsApp-Hilfe auch an alle, die nach 14 Tagen Funkstille wieder schreiben.
• Abwesenheitsnachricht, oft Abwesenheitsnotiz genannt. Geht an alle, die Ihnen außerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiten schreiben, oder immer, etwa im Urlaub.

Schnellantworten sind nicht automatisch: Das sind Kürzel, die Sie selbst mit „/“ auslösen. Und Nachrichten, die je nach Frage der Kundschaft unterschiedlich antworten, gibt es in der App nicht. Dafür braucht es die WhatsApp Business Platform, dazu am Ende mehr.

WhatsApp Business: Abwesenheit einstellen

Die Schritte laut Hilfe, am Handy in WhatsApp Business:

1. Im Tools-Tab auf Abwesenheitsnachricht tippen und Abwesenheitsnachricht senden aktivieren.
2. Auf den Text tippen, ihn anpassen, OK.
3. Unter Zeitplan wählen: Immer senden (Urlaub, Betriebsferien), Eigener Zeitplan (von einer Uhrzeit bis zur anderen) oder Außerhalb der Geschäftszeiten. Die letzte Option erscheint nur, wenn Ihre Geschäftszeiten im Unternehmensprofil eingetragen sind, und sie ist die richtige für einen Betrieb mit Mittagspause oder anderen Zeiten am Samstag.
4. Unter Empfänger*innen wählen: Alle, Meine Kontakte ausschließen, Alle außer… oder Nur senden an…. Nehmen Sie „Alle“, außer Sie haben einen Grund. Ein Grund wären Lieferanten, die abends schreiben und den Hinweis nicht brauchen.
5. Speichern.

Die Begrüßung stellen Sie genauso ein, unter Tools und Begrüßungsnachricht, mit denselben Optionen für die Empfänger. Ein Punkt, den fast alle übersehen: Beide Nachrichten verschickt das Handy selbst. Ohne Internetverbindung am Handy geht nichts raus. Wer das Telefon nachts ausschaltet, schaltet damit auch die Abwesenheitsnachricht aus.

So schreiben Sie eine, die funktioniert

Drei Regeln, an die sich alle Vorlagen unten halten:

1. Sagen Sie, wann Sie antworten, nicht dass Sie „beschäftigt“ sind. „Morgen ab 9:30 Uhr“ beruhigt, „in Kürze“ nicht.
2. Erledigen Sie gleich, was ohne Sie geht: Adresse, Link zur Speisekarte, Anfahrt. Jede Frage, die die Nachricht beantwortet, müssen Sie morgen nicht beantworten.
3. Fragen Sie nach dem, was Sie für eine schnelle Antwort brauchen. „Nennen Sie mir Tag, Uhrzeit und Personenzahl“ macht aus sechs Nachrichten zwei.

Schreiben Sie sie außerdem so, dass sie auch beim zweiten Lesen nicht nervt. Stammkundschaft bekommt sie öfter zu sehen, als Ihnen lieb ist.

Zwölf Vorlagen zum Kopieren

Restaurant · Begrüßung

Hallo und danke für Ihre Nachricht an Casa Mar. Für eine Reservierung nennen Sie mir bitte Tag, Uhrzeit und Personenzahl, dann bestätige ich Ihnen gleich. Die Speisekarte finden Sie unter casamar.es/carta.

Restaurant · Abwesenheit

Gerade läuft der Service und wir kommen nicht an den Chat. Für eine Reservierung heute rufen Sie uns bitte an: 91 000 00 00. Für einen anderen Tag schreiben Sie uns Tag, Uhrzeit und Personenzahl, wir bestätigen nach dem Service.

Friseur · Begrüßung

Hallo, hier ist das Team von Lola Peluquería. Für einen Termin schreiben Sie uns einfach, welche Leistung Sie möchten und welcher Tag Ihnen passt. Wir haben Dienstag bis Samstag von 10 bis 20 Uhr geöffnet.

Friseur · Abwesenheit

Wir haben bis morgen um 10 Uhr geschlossen. Schreiben Sie uns die Leistung und Ihren Wunschtag, dann bekommen Sie gleich nach dem Öffnen einen Termin.

Zahnarztpraxis · Begrüßung

Hallo, Sie haben Clínica Alameda geschrieben. Wenn es um einen Termin geht, schreiben Sie uns Ihren Namen und Ihr Anliegen, wir antworten während der Sprechzeiten (Montag bis Freitag, 9 bis 20 Uhr). Bei einem Notfall rufen Sie bitte 91 000 00 00 an.

Zahnarztpraxis · Abwesenheit

Die Praxis ist geschlossen. Wir antworten Ihnen morgen ab 9 Uhr. Bei einem zahnärztlichen Notfall außerhalb der Sprechzeiten rufen Sie bitte 91 000 00 00 an.

Physiotherapie · Begrüßung

Hallo, hier ist das Team von Fisio Centro. Beschreiben Sie Ihr Anliegen in einem Satz und nennen Sie uns passende Tage, dann schlagen wir Ihnen einen Termin bei der richtigen Therapeutin oder dem richtigen Therapeuten vor.

Physiotherapie · Abwesenheit

Wir sind gerade in der Behandlung und kommen nicht ans Handy. Hinterlassen Sie uns Ihre Nachricht, wir antworten zwischen zwei Patienten, meist innerhalb von zwei Stunden.

Werkstatt · Begrüßung

Hallo, Sie haben Talleres Norte geschrieben. Für einen Kostenvoranschlag nennen Sie uns Kennzeichen und Problem, für einen Termin Ihren Wunschtag. Wir sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr für Sie da.

Werkstatt · Abwesenheit

Die Werkstatt ist geschlossen. Schreiben Sie uns Kennzeichen und Anliegen, wir melden uns morgen früh vor Arbeitsbeginn.

Nachhilfe · Begrüßung

Hallo und danke für Ihre Nachricht an Academia Sur. Nennen Sie uns Fach oder Kurs und das Alter der Schülerin oder des Schülers, dann schicken wir Ihnen Stundenplan und einen Termin für eine kostenlose Probestunde.

Nachhilfe · Abwesenheit

Wir unterrichten gerade und antworten nach dem Unterricht (ab 20:30 Uhr). Geht es um eine Probestunde, schreiben Sie uns Kurs und Wunschzeit, wir halten Ihnen einen Platz frei.

Namen und Telefonnummern sind erfunden. Wenn Ihre Kundschaft das Du gewohnt ist, stellen Sie um, und versprechen Sie nie eine Antwortzeit, die Sie nicht halten.

Was keine automatische Antwort erledigt

Diese Texte sorgen dafür, dass sich niemand übergangen fühlt. Die Arbeit sparen sie nicht: Am nächsten Tag muss trotzdem jemand lesen, in den Kalender schauen, antworten, eintragen und, wenn eine Anzahlung fällig ist, kassieren. Und sie haben drei Grenzen, die kein besserer Text behebt:

• Sie verstehen nichts. Die Begrüßung sagt dasselbe zu jemandem, der einen Preis wissen will, zu jemandem, der absagen will, und zu jemandem, der sich verwählt hat.
• Sie tun nichts. Sie schauen nicht in den Kalender, buchen nicht, kassieren nicht und sagen niemandem Bescheid.
• Sie führen kein Gespräch. Antwortet die Kundin auf die automatische Nachricht, bleibt diese zweite Nachricht liegen, bis Sie Zeit haben.

Dafür braucht es einen echten Assistenten auf der WhatsApp Business Platform: einen, der liest, was die Kundschaft schreibt, im echten Kalender nachsieht, bucht, die Anzahlung kassiert und an einen Menschen übergibt, wenn es nötig ist. Das richtet Conserjía für kleine Betriebe ein und betreut es, und nach EU-Recht (KI-Verordnung, Art. 50) stellt sich der Assistent in der ersten Nachricht als KI vor. Wie das mit Ihren Leistungen aussähe, zeigen wir in der Demo. Und worauf Sie bei so einem Assistenten achten sollten, steht im Ratgeber zum WhatsApp-Chatbot für kleine Unternehmen.