Ihr Restaurant beantwortet Reservierungen, während Sie im Service sind

Was er in einem Restaurant erledigt

Ein Restaurant verliert Reservierungen dort, wo es niemand sieht: auf dem Handy, auf das während des Service keiner schaut. Donnerstag, 13:12 Uhr, alle Tische besetzt, und es kommt ein „Haben Sie am Samstag einen Tisch für 4?“. Beantwortet wird es um 17 Uhr, wenn der Gast längst woanders reserviert hat.

Conserjía beantwortet dieses WhatsApp mit der echten Verfügbarkeit aus Ihrem Reservierungsbuch und macht den Tisch im selben Gespräch fest:

• Neue Reservierungen. Tag, Uhrzeit, Personenzahl, Gastraum oder Terrasse, Name. Ist zur gewünschten Zeit nichts frei, bietet er die nächstmögliche an.
• Änderungen und Absagen. „Wir sind doch zu sechst“ oder „wir schaffen es nicht“ regeln sich von selbst, und der Tisch ist sofort wieder im Buch.
• Speisekarte, Öffnungszeiten und Allergene. Mit der Karte und den Angaben, die Sie ihm geben. Was er nicht weiß, sagt er, und er gibt an einen Menschen weiter.
• Anzahlung für Gruppen und besondere Termine. Ab der Personenzahl, die Sie festlegen, gilt die Reservierung erst mit einer Zahlung im Chat. Das ist der sauberste Weg, den Zehnertisch loszuwerden, der am Ende nicht erscheint.
• Erinnerung am selben Tag. Mittags eine Nachricht mit der Reservierung und der Möglichkeit abzusagen. Wer nicht kommen kann, sagt Bescheid, und wer kommt, kommt.

Am deutlichsten merkt man den Unterschied in den Wochen, in denen alle gleichzeitig schreiben: wenn Firmen ihre Weihnachtsfeiern planen oder der Biergarten beim ersten warmen Wochenende voll ist. Jede Anfrage bekommt in weniger als einer Minute eine Antwort, nach denselben Regeln für alle. Nichts wird doppelt vergeben, weil der Assistent nur anbietet, was im Buch frei ist.

Was er nicht macht

• Er erfindet keine Gerichte, Preise oder Zutaten. Er antwortet nur mit den Informationen, die Sie ihm gegeben haben.
• Er entscheidet nicht über große Gruppen, feste Menüs oder Feiern. Die gibt er an die Person weiter, die Sie bestimmen, mit dem ganzen Gespräch.
• Er rät nicht bei Allergien. Steht eine Zutat nicht in Ihren Angaben, sagt er das offen und bietet an, dass jemand aus dem Team antwortet.
• Er ersetzt nicht Ihr Serviceteam. Jeder Gast kann „Mensch“ schreiben und mit Ihnen sprechen.

Ein Service mit Conserjía

Der Service kümmert sich um die Gäste im Lokal. Das WhatsApp läuft von selbst, nach Ihren Regeln (welche Tische, welche Uhrzeiten, wie viel Anzahlung) und in Ihrem Ton.

Morgens beim Aufschließen ist das Reservierungsbuch auf dem aktuellen Stand. Was gestern nach Küchenschluss hereinkam, ist eingetragen, die Zöliakie am Tisch vom Samstag ist vermerkt, und die Anfrage für eine Feier mit zwanzig Personen wartet als Hinweis auf Sie, mit dem Gespräch vor Augen. Mittags gehen die Erinnerungen für den Abend raus. Wer absagt, gibt seinen Tisch frei, und der nächste Gast, der für heute fragt, bekommt ihn. Während des Abendservice beantwortet der Assistent die Fragen, bei denen sonst niemand ans Handy geht: ob auf der Terrasse noch etwas frei ist, bis wann die Küche offen hat, ob Hunde erlaubt sind, wenn Sie ihm das gesagt haben.

Nach Feierabend haben Sie in einer Übersicht, was passiert ist: wie viele Gespräche, wie viele Reservierungen, wie viele Anzahlungen kassiert wurden und welche Gespräche an einen Menschen gingen und warum. Einmal im Monat gehen wir das mit Ihnen in Zahlen durch und stellen nach, was nötig ist: eine Tischaufteilung, die nicht mehr stimmt, eine Frage zur Karte, auf die der Assistent keine Antwort wusste, geänderte Öffnungszeiten im Winter.

Ein Online-Reservierungssystem, das Sie schon nutzen, ersetzt er nicht. Er arbeitet mit dem Buch, in das Ihr Team ohnehin schaut, damit ein Tisch nicht gleichzeitig am Telefon, im Chat und auf der Website vergeben wird. Ob sich Ihr System direkt anbinden lässt, klären wir in der Demo.

Der Assistent stellt sich in der ersten Nachricht als KI-Assistent vor, wie es die EU-KI-Verordnung (Art. 50) verlangt, und bietet immer an, mit jemandem aus dem Team zu sprechen. Die Gespräche werden in der Europäischen Union gespeichert (das Sprachmodell ist ein Auftragsverarbeiter in den USA mit Standardvertragsklauseln, wie die Datenschutzerklärung auf Spanisch erläutert), und das WhatsApp-Konto gehört Ihnen, auf den Namen Ihres Restaurants.

Für wen es passt

Für Restaurants, die Reservierungen per WhatsApp bekommen (oder gern bekommen würden) und während des Service niemanden am Handy haben: Gasthäuser, Restaurants im Viertel, Lokale mit vielen Gruppen- und Firmenfeiern, Betriebe mit Terrasse oder Biergarten, die je nach Wetter voll sind.

Kommen bei Ihnen die meisten Reservierungen per Telefon, sehen Sie sich den KI-Telefonassistenten an. Unter zehn bis fünfzehn Anrufen am Tag raten wir davon ab, und ob er zu Ihrem Reservierungsbuch passt, sehen wir uns in der Demo gemeinsam an.

Bekommen Sie drei Nachrichten am Tag, reicht eine gut geschriebene Abwesenheitsnachricht, und Ihre Speisekarte können Sie im WhatsApp-Business-Katalog zeigen. Sind es dreißig und kommt die Hälfte mitten im Service, fordern Sie die Demo an und bringen Sie drei echte Gespräche aus Ihrem WhatsApp mit. Es ist ein 30-minütiger Videoanruf, und die Einrichtung dauert drei Wochen.