Il tuo ristorante risponde alle prenotazioni mentre tu sei in sala

Cosa fa in un ristorante

Un ristorante perde prenotazioni dove meno si vede: nel telefono che nessuno guarda durante il servizio. Alle 13:12 di un giovedì, con la sala piena, arriva un «avete un tavolo per 4 sabato?» e la risposta parte alle 17:00, quando quel tavolo l’hanno già prenotato altrove. La sera è peggio. Tra le otto e le dieci squilla il telefono, WhatsApp si riempie e chi è ai tavoli non può fermarsi a scrivere.

Conserjía risponde a quel WhatsApp con la disponibilità reale della tua agenda delle prenotazioni e chiude il tavolo nella stessa conversazione:

• Nuove prenotazioni. Giorno, ora, numero di persone, sala o dehors, nome. Se a quell’ora non c’è posto, propone l’orario più vicino.
• Modifiche e disdette. «Alla fine siamo in sei» o «non riusciamo a venire» si risolvono da soli, e il tavolo torna libero subito.
• Menù, orari e allergeni. Con il menù e le informazioni che gli dai tu; quello che non sa, lo dice e passa a una persona.
• Caparra per gruppi e date speciali. Dal numero di coperti che fissi tu, la prenotazione si conferma con un pagamento in chat. È il modo più pulito per chiudere con i tavoli da dieci che non si presentano.
• Promemoria il giorno stesso. Un messaggio a mezzogiorno con la prenotazione e la possibilità di disdire. Chi stava per mancare avvisa; chi non avvisa, arriva.

Le richieste che arrivano su WhatsApp sono spesso più dettagliate di una telefonata: un celiaco al tavolo, un passeggino, un cane, un compleanno con la torta portata da casa. L’assistente le segna nella prenotazione così come le scrive il cliente, e la cucina e la sala le trovano lì, senza dover rileggere la chat.

Se il sabato lavori su due turni, per esempio alle 19:30 e alle 21:30, l’assistente propone solo quelli, e non un tavolo alle 20:15 che poi ti blocca la sala per tutta la sera. Le durate, i turni e i tavoli che si possono unire li decidi tu all’avvio, e li cambi quando cambia la stagione.

Cosa non fa

• Non inventa piatti, prezzi né ingredienti. Risponde solo con le informazioni che gli hai dato.
• Non garantisce nulla sugli allergeni oltre a quello che c’è scritto. Se un cliente chiede garanzie sulle contaminazioni in cucina, la domanda va a una persona.
• Non decide su gruppi numerosi, menù fissi o feste. Li passa a chi indichi tu, con tutta la conversazione.
• Non sostituisce chi lavora in sala. Qualsiasi cliente può scrivere «persona» e parlare con te.

Com’è un servizio con Conserjía

La sala si occupa di chi è in sala. WhatsApp si gestisce da solo, con il tuo criterio (quali tavoli, quali orari, quanta caparra) e con il tuo modo di parlare. Il tavolo delle 21:00 in dehors lo prende l’assistente mentre servi i primi, e a fine serata non c’è una fila di messaggi a cui rispondere con il grembiule ancora addosso.

Il sabato a mezzogiorno partono i promemoria. Chi risponde «confermo» resta confermato; chi scrive «non riusciamo più» libera il tavolo, che l’assistente può offrire a chi chiede posto per la stessa sera. Il gruppo da quattordici per la cena di fine anno non si perde tra le chat: arriva a te come avviso, con data, numero di persone e quello che hanno chiesto, e decidi tu il menù e la caparra.

Lo stesso vale per le date che si prenotano con settimane di anticipo: Natale, Capodanno, San Valentino, pranzi di comunioni e cresime. Se per quelle sere hai un menù fisso, un orario unico o una caparra più alta, l’assistente applica le tue regole a tutti allo stesso modo, senza dimenticarsene alla ventesima richiesta, e le eccezioni arrivano a te.

A fine giornata trovi in un riepilogo quello che è successo: quante conversazioni, quante prenotazioni, quante caparre incassate e quali conversazioni sono passate a una persona e perché. Una volta al mese lo rivediamo con te con le cifre, per sistemare quello che serve: l’orario di chiusura della cucina, un piatto nuovo, una regola sui gruppi.

Si presenta come assistente IA nel primo messaggio, come chiede il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50), e offre sempre di parlare con qualcuno del team. Le conversazioni sono ospitate nell’Unione europea (il modello linguistico è un responsabile del trattamento negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo, come spiega l’informativa sulla privacy, in spagnolo) e l’account WhatsApp è tuo, intestato al tuo ristorante.

Per chi è

Per ristoranti che ricevono prenotazioni su WhatsApp (o vorrebbero riceverle) e non hanno nessuno che guardi il telefono durante il servizio: trattorie, osterie, ristoranti di quartiere, pizzerie che prendono prenotazioni per gruppi, locali con un dehors che si riempie a stagione. Funziona allo stesso modo con venti coperti e con centoventi, perché a comandare è la tua disponibilità.

Se ricevi tre messaggi al giorno, ti basta un messaggio di assenza scritto bene. Se sono trenta e metà arrivano in pieno servizio, richiedi la demo: è una videochiamata di 30 minuti, e se porti tre conversazioni reali del tuo WhatsApp le rivediamo sulla tua agenda. Per partire servono tre settimane.