Un centralino virtuale che risponde quando tu non puoi

Quando entra in gioco l’assistente vocale

Non sostituisce chi risponde al telefono: entra quando nessuno può rispondere. Decidi tu in quali casi, e per il resto del tempo il telefono suona dove ha sempre suonato:

• Quando sei occupato. Se il fisso è occupato o nessuno risponde entro i secondi che decidi tu, la chiamata passa all’assistente invece di andare persa.
• Fuori orario. La sera, in pausa pranzo, la domenica. L’assistente fissa l’appuntamento, prende il messaggio o passa la chiamata a un cellulare di reperibilità.
• Quando si chiama per l’agenda. «Volevo prendere un appuntamento» è la chiamata più frequente in uno studio, in un salone o in un’officina, e quella che ha meno bisogno di una persona: l’assistente guarda l’agenda reale e prenota.

Tecnicamente è un trasferimento di chiamata condizionato, la stessa funzione che molti usano già per mandare le chiamate alla segreteria telefonica: su occupato, su mancata risposta, quando il numero non è raggiungibile. Il numero resta il tuo, il contratto con il tuo operatore non cambia e chi chiama compone lo stesso numero di sempre. Se un giorno vuoi tornare a prima, basta togliere il trasferimento.

Se stavi cercando un centralino virtuale gratis, conviene distinguere. Un centralino di base smista le chiamate («premi 1 per…»), le inoltra ai cellulari del team e registra i messaggi in segreteria. È utile, ma non risponde al posto tuo: chi chiama per un appuntamento deve comunque trovare qualcuno libero, oppure lasciare un messaggio e aspettare. L’assistente vocale di Conserjía fa un’altra cosa, cioè parla con chi chiama, capisce cosa vuole e fissa l’appuntamento. Non è gratis: ha un costo di attivazione e un canone mensile, che ti diciamo nella demo con i tuoi numeri.

Cosa fa in una chiamata

1. Si presenta come IA e avvisa della registrazione, nella prima frase. Offre «persona» per passare a qualcuno del team.
2. Capisce perché chiamano: nuovo appuntamento, spostamento, disdetta, una domanda su orari o indirizzo, un messaggio da lasciare.
3. Fissa l’appuntamento nella tua agenda, con i tuoi professionisti, le tue durate e i tuoi orari liberi; lo conferma su WhatsApp allo stesso numero con l’indirizzo e le istruzioni per disdire.
4. Prende il messaggio quando non si tratta di un appuntamento, e te lo manda per iscritto con il numero del cliente.
5. Passa la chiamata alla persona che indichi tu se il cliente lo chiede, se c’è un’urgenza o se la conversazione va oltre quello che sa fare.

A fine giornata trovi in un riepilogo le chiamate gestite, gli appuntamenti fissati, i messaggi presi e le chiamate passate a una persona.

Al telefono fa le stesse cose che fa su WhatsApp: la stessa agenda, gli stessi prezzi, lo stesso modo di parlare. Una chiamata che finisce con un appuntamento manda la conferma su WhatsApp; un cliente che ha scritto su WhatsApp e poi chiama viene riconosciuto. Per l’attività è una sola portineria con due porte, e tu hai un solo posto dove vedere cosa è successo.

Cosa chiede la legge, e cosa facciamo noi

Le registrazioni e le trascrizioni si conservano per il tempo che fissi tu, ospitate nell’Unione europea; il modello linguistico e il fornitore che trascrive la voce sono responsabili del trattamento negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo, come spiega la nostra informativa sulla privacy (in spagnolo). Tutto questo va indicato anche nell’informativa sulla privacy della tua attività, con un testo che ti diamo già pronto. Il numero resta tuo e del tuo operatore: il trasferimento si toglie quando vuoi.

Chi chiama uno studio sanitario può raccontare qualcosa sulla propria salute anche solo per prendere un appuntamento. L’assistente non fa domande cliniche e non dà consigli: raccoglie quello che serve per l’agenda e, se la conversazione diventa clinica, la passa a una persona.

Per chi è

Per studi e ambulatori dove il telefono suona in mezzo a un trattamento, come gli studi dentistici e i fisioterapisti. Per parrucchieri e centri estetici con una sola persona per tutto, per officine dove chi risponde è sotto una macchina, per scuole con una segreteria a mezzo servizio.

Prima di decidere, conta per una settimana le chiamate che non riesci a prendere: quante sono, a che ora arrivano e per cosa chiamano. Se sono poche, ti basta una buona segreteria telefonica. Se sono tante e quasi tutte per un appuntamento, richiedi la demo: è una videochiamata di 30 minuti, ti rispondiamo entro 24 ore lavorative e te lo mostriamo sul tuo telefono.