La tua scuola risponde ai genitori mentre tu insegni

Cosa fa in una scuola

In una scuola di lingue, di musica o di ripetizioni, settembre concentra l’anno. I genitori chiedono tutti insieme orari, quote, posti e se si può provare una lezione, e lo fanno dopo cena, quando in segreteria non c’è più nessuno. Sono sempre le stesse domande, e il messaggio a cui si risponde il giorno dopo a mezzogiorno a volte arriva tardi: quella famiglia si è già iscritta da un’altra parte.

Conserjía risponde a quel WhatsApp in meno di un minuto, a qualsiasi ora, con le informazioni del corso e i posti reali:

• Orari e posti. Quali gruppi ci sono, a che ora e quanti posti restano in ognuno, con gli elenchi che tieni aggiornati tu.
• Lezioni di prova. Iscrive chi vuole provare in un gruppo con posto, gli manda il promemoria e, dopo la lezione, gli spiega come tenersi il posto.
• Prenotazione del posto e iscrizione. Se vuoi, con un pagamento in chat, con Bizum o carta. Il posto è prenotato quando il pagamento arriva.
• Cambi di orario e abbonamenti. «Posso spostare mia figlia nel gruppo del martedì?» si risolve se c’è posto; se non c’è, lo passa a una persona.
• Assenze e recuperi. Chi non può venire avvisa su WhatsApp e, se le tue regole lo prevedono, l’assistente gli propone di recuperare in un altro gruppo con posto.
• Domande di sempre. Quote, calendario del corso, festività, materiale, se serve il certificato medico, come arrivare. Con le tue informazioni e nient’altro.

Tutto parte dalle stesse informazioni, quelle che gli dai tu e che tieni aggiornate. Se un gruppo si riempie alle undici di sera, alle undici e un minuto non viene più proposto, e nessuno deve chiamare una famiglia per dirle che il posto promesso non c’è.

In molte scuole chi scrive non è l’allievo ma un genitore, e a volte per due figli insieme. L’assistente segue nella stessa conversazione i gruppi di tutti e due: il grande in quello delle 18:00, la piccola in quello delle 17:00, ogni gruppo con i suoi posti e il suo orario, senza mescolare quello che vale per un corso con quello che vale per un altro.

Cosa non fa

• Non valuta nessuno. Non fa test di livello e non decide in quale gruppo va un allievo se le tue regole non lo dicono; lo decide l’insegnante.
• Non parla degli allievi. Né voti, né progressi, né comportamento: sono cose tra l’insegnante e la famiglia.
• Non decide eccezioni. Borse di studio, sconti, un gruppo pieno in cui «ci sta solo uno in più»: le tue quote e le tue regole si applicano così come sono, e il resto lo decide una persona.
• Non sostituisce la segreteria. Qualsiasi genitore può scrivere «persona» e parlare con qualcuno del team.

Com’è una giornata con Conserjía

Un giorno di settembre. Apri la segreteria nel pomeriggio con quello che è arrivato ieri sera già risolto: le domande sugli orari con la loro risposta, le lezioni di prova della settimana segnate e i primi posti prenotati con il loro pagamento. Non c’è una lista di messaggi in sospeso che aspetta che qualcuno trovi un momento. E se il gruppo che qualcuno vuole è pieno, propone quelli che hanno posto; chi preferisce aspettare un posto in quello pieno passa alla segreteria con nome e orario.

Mentre fai lezione, l’assistente risponde ai genitori che scrivono all’uscita dal lavoro. Quello che non sa risolvere (una famiglia con un caso particolare, un cambio di gruppo che non torna, un reclamo) arriva a una persona con la conversazione davanti, quindi nessun messaggio resta senza risposta. Il giorno prima di ogni lezione di prova parte il promemoria, e chi non può venire avvisa e lascia il posto a qualcun altro.

A fine giornata trovi in un riepilogo quello che è successo: quante conversazioni, quante lezioni di prova e posti prenotati, quanti pagamenti incassati e quali conversazioni sono passate a una persona e perché. Una volta al mese lo rivediamo con te con le cifre, per sistemare orari, quote o quello a cui l’assistente non sapeva rispondere.

L’assistente parla come la tua scuola, con i nomi dei tuoi gruppi e il tuo modo di trattare le famiglie. Si presenta come assistente IA nel primo messaggio, come chiede il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50), e offre sempre di parlare con qualcuno del team. Le conversazioni sono ospitate nell’Unione europea (il modello linguistico è un responsabile del trattamento negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo, come spiega l’informativa sulla privacy, in spagnolo) e l’account WhatsApp è tuo, intestato alla tua scuola.

Per chi è

Per scuole di lingue, centri di ripetizioni e doposcuola, scuole di musica e di danza, studi di pilates o yoga con lezioni di gruppo: attività con un picco di domande a inizio anno e una segreteria che non arriva a tutto. Funziona allo stesso modo con tre gruppi e con trenta, perché a comandare sono i tuoi elenchi.

Se ricevi poche domande, non ti serve: ti bastano un messaggio di benvenuto con orari e quote e le risposte rapide di WhatsApp Business, e se non usi ancora l’app, parti da come funziona WhatsApp Business. Se a settembre il telefono non si ferma, richiedi la demo per tempo: è una videochiamata di 30 minuti, ti rispondiamo entro 24 ore lavorative e per partire servono tre settimane.