Votre école répond aux parents pendant que vous enseignez

Ce qu’il fait dans une école ou un cours

Dans une école de musique, de danse ou de langues, la rentrée concentre l’année. Les parents demandent en même temps les horaires, les tarifs, les places et s’il est possible de faire un cours d’essai, et ils le font après le dîner, quand il n’y a plus personne au secrétariat. Ce sont les mêmes questions, encore et encore, et le message auquel on répond le lendemain midi arrive parfois trop tard : la famille s’est déjà inscrite ailleurs.

Conserjía répond sur ce WhatsApp en moins d’une minute, à toute heure, avec les informations des cours et les vraies places :

• Horaires et places. Quels groupes existent, à quels horaires et combien de places il reste dans chacun, d’après les listes que vous tenez à jour.
• Cours d’essai. Il inscrit celui qui veut essayer dans un groupe où il y a de la place, le lui rappelle et, après le cours, lui explique comment réserver sa place.
• Réservation de place et inscription. Si vous le souhaitez, avec un paiement dans le chat par Bizum ou carte. La place est réservée quand le paiement arrive.
• Changements d’horaire et cartes de cours. « Je peux passer ma fille dans le groupe du mardi ? » se règle s’il y a de la place ; sinon, il transmet à une personne.
• Absences et rattrapages. Celui qui ne peut pas venir prévient sur WhatsApp et, si vos règles le permettent, l’assistant lui propose de rattraper dans un autre groupe qui a de la place.
• Questions de toujours. Tarifs, calendrier de l’année, vacances scolaires, matériel, accès. Avec vos informations et rien d’autre.

Tout part des mêmes informations, celles que vous lui donnez et tenez à jour. Si un groupe se remplit à onze heures du soir, à onze heures et une minute il n’est plus proposé, et personne n’a à appeler une famille pour lui dire que la place promise n’existe pas.

Dans beaucoup d’écoles, ce n’est pas l’élève qui écrit mais ses parents, et parfois pour deux enfants à la fois. L’assistant gère dans la même conversation les groupes des deux : l’aîné dans celui de 18 h, la petite dans celui de 17 h, chaque groupe avec ses places et son horaire, sans mélanger ce qui vaut pour un niveau avec ce qui vaut pour un autre.

Ce qu’il ne fait pas

• Il n’évalue personne. Il ne fait pas de tests de niveau et ne décide pas du groupe qui convient à un élève si vos règles ne le disent pas ; c’est le professeur qui en décide.
• Il ne parle pas des élèves. Ni notes, ni progrès, ni comportement : c’est l’affaire du professeur et de la famille.
• Il ne décide pas d’exceptions. Tarifs réduits, remises, un groupe complet où « il y a bien de la place pour un de plus » : vos tarifs et vos règles s’appliquent tels quels, et le reste, c’est une personne qui le décide.
• Il ne remplace pas le secrétariat. N’importe quelle famille peut écrire « personne » et parler à quelqu’un de l’équipe.

Comment se passe une journée avec Conserjía

Une journée de rentrée. Vous ouvrez le secrétariat l’après-midi avec ce qui est arrivé la veille déjà réglé : les questions d’horaires ont leur réponse, les cours d’essai de la semaine sont notés et les premières places réservées avec leur paiement. Pas de pile de messages qui attendent que quelqu’un trouve un moment. Et si le groupe demandé est complet, il propose ceux qui ont de la place ; celui qui préfère attendre une place dans le groupe complet est transmis au secrétariat avec son nom et son horaire.

Pendant que vous êtes en cours, l’assistant répond aux parents qui écrivent en sortant du travail. Ce qu’il ne sait pas régler (une famille avec un cas particulier, un changement de groupe qui ne colle pas, une réclamation) arrive à une personne avec la conversation sous les yeux, si bien qu’aucun message ne reste sans réponse. La veille de chaque cours d’essai part le rappel, et celui qui ne peut pas venir prévient et laisse sa place à quelqu’un d’autre.

À la fermeture, vous avez sur une feuille ce qui s’est passé : combien de conversations, combien de cours d’essai et de places réservées, combien de paiements encaissés, et lesquelles sont passées à une personne et pourquoi. Une fois par mois, nous faisons le point avec vous, chiffres à l’appui, pour ajuster les horaires, les tarifs ou ce que l’assistant ne savait pas répondre.

L’assistant parle comme votre école, avec le nom de vos groupes et votre façon de vous adresser aux familles. Il se présente comme assistant IA dès le premier message, comme l’exige le règlement européen sur l’intelligence artificielle, et propose toujours de parler à quelqu’un de l’équipe. Les conversations sont hébergées dans l’Union européenne (le modèle de langage est un sous-traitant situé aux États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types, comme le détaille la politique de confidentialité, en espagnol) et le compte WhatsApp vous appartient, au nom de votre école.

Pour qui

Pour les écoles de langues, de soutien scolaire ou de musique, les écoles de danse et les studios de Pilates ou de yoga avec des cours collectifs : des structures avec un pic de questions à la rentrée et un secrétariat qui ne peut pas tout faire. Ça fonctionne pareil avec trois groupes qu’avec trente, parce que ce sont vos listes qui commandent. Et aussi pour les professeurs de cours particuliers qui gèrent seuls leurs créneaux, leurs élèves et les messages des parents.

Si vous recevez peu de questions, vous n’en avez pas besoin : un message de bienvenue avec les horaires et les tarifs et les réponses rapides de WhatsApp Business suffisent, et si vous n’utilisez pas encore l’application, commencez par ce qu’est WhatsApp Business. Si à la rentrée le téléphone ne s’arrête pas, demandez la démo à l’avance : c’est un appel vidéo de 30 minutes, nous vous répondons en moins de 24 h ouvrées et la mise en place prend trois semaines.