Votre garage répond pendant que vous êtes sous une voiture

Ce qu’il fait dans un garage

Dans un garage, celui qui décroche est le même que celui qui est sous la voiture. Le WhatsApp se regarde avec les mains pleines de cambouis, ou pas du tout, et les messages s’empilent : « quand pouvez-vous la voir ? », la photo d’un voyant allumé, « ma voiture est prête ? ». Chacun reçoit une réponse tardive ou interrompt un travail en cours, et le client sans réponse appelle un autre garage.

Conserjía répond sur le WhatsApp Business du garage en moins d’une minute, à toute heure, avec le vrai agenda sous les yeux :

• Rendez-vous. Révision, vidange, pneus, freins, pré-contrôle technique : avec les vrais créneaux et la durée de chaque travail, pour que trois voitures n’arrivent pas à la même heure pour un seul pont.
• Photos et informations sur la panne. Il recueille la photo du voyant ou de la pièce, le modèle, l’année et ce que le client remarque, et joint le tout au rendez-vous. Le mécanicien arrive devant la voiture en sachant quoi chercher, et personne n’a besoin de rappeler ensuite pour le demander.
• Devis. Les prix fixes que vous lui donnez, tels quels. Ceux qui dépendent de voir la voiture, c’est le garage qui les écrit ; l’assistant les envoie au client et recueille son accord par écrit, avant de toucher à quoi que ce soit.
• Message « voiture prête ». Quand le garage déclare le travail terminé, l’assistant prévient le client avec ce que vous lui indiquez (montant, horaires de retrait) et répond à ses questions.
• Rappels. La veille du rendez-vous, avec la possibilité de le déplacer, pour qu’un créneau qui allait rester vide revienne dans l’agenda.
• Questions de toujours. Horaires, adresse, véhicule de prêt ou pas, moyens de paiement. Avec vos informations et rien d’autre.

Ce qui représentait plusieurs appels pour une seule voiture (prendre rendez-vous, demander le prix, valider le devis, demander si elle est prête, prévenir qu’on vient la chercher) tient dans une conversation que le client garde dans son téléphone, et le garage aussi.

Ce qu’il ne fait pas

• Il ne diagnostique pas. Ni sur une photo, ni sur un message vocal, ni sur « ça fait un bruit bizarre ». C’est le mécanicien qui en décide, la voiture devant lui.
• Il n’invente pas de prix et ne négocie pas de remises. Il répond avec vos tarifs, et ce qui n’y figure pas, il pose la question.
• Il ne promet pas de délais qui ne dépendent pas de lui. S’il manque une pièce, il n’invente pas sa date d’arrivée : il répond avec ce que le garage lui a indiqué ou pose la question à une personne.
• Il ne vous remplace pas. N’importe quel client peut écrire « personne » et parler avec vous ou avec qui vous voulez.

Comment se passe une journée avec Conserjía

Vous levez le rideau à huit heures avec l’agenda à jour. Les voitures qui entrent aujourd’hui ont leur rendez-vous, et celles dont le rendez-vous a été pris hier soir arrivent avec photo, modèle et ce que le client remarque. En milieu de matinée, le mécanicien rédige le devis de l’Ibiza aux freins qui grincent ; l’assistant l’envoie au client et, dès qu’il répond « d’accord », le travail commence, avec l’accord écrit dans le chat.

Pendant ce temps, le WhatsApp se gère tout seul : nouveaux rendez-vous, changements, les « ma voiture est prête ? ». Ce que l’assistant ne sait pas régler (une réclamation, une panne inhabituelle, un client qui veut parler au patron) arrive à une personne avec la conversation sous les yeux, si bien qu’aucun message ne reste sans réponse. L’après-midi, chaque voiture terminée devient un message au client avec l’heure de retrait, sans que personne ne lâche la clé à molette pour l’écrire.

À la fermeture, vous avez sur une feuille ce qui s’est passé : combien de conversations, combien de nouveaux rendez-vous, et lesquels sont passés à une personne et pourquoi. Une fois par mois, nous faisons le point avec vous, chiffres à l’appui, pour ajuster ce qu’il faut : un travail qui prend plus longtemps que prévu, un prix qui a changé, une question à laquelle l’assistant ne savait pas répondre.

Si dans votre garage c’est surtout le téléphone qui sonne, le même assistant peut prendre les appels sur votre numéro habituel, comme un répondeur qui donne aussi des rendez-vous. Nous l’expliquons sur la page du standard téléphonique.

L’assistant se présente comme assistant IA dès le premier message, comme l’exige le règlement européen sur l’intelligence artificielle, et propose toujours de parler à quelqu’un de l’équipe. Les conversations sont hébergées dans l’Union européenne (le modèle de langage est un sous-traitant situé aux États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types, comme le détaille la politique de confidentialité, en espagnol) et le compte WhatsApp vous appartient, au nom de votre garage.

Pour qui

Pour les garages de quartier, les ateliers de carrosserie et peinture, les centres de pneus ou de motos, et pour d’autres services sur rendez-vous où celui qui répond est aussi celui qui travaille. Ça fonctionne pareil avec un pont qu’avec six, parce que c’est votre agenda qui commande. Et ça sert surtout là où le bureau, c’est une seule personne qui fait à la fois l’accueil, les commandes et la caisse.

Si ce sont des appels qui vous échappent plutôt que des messages, commencez par comparer les options de standard téléphonique professionnel. Si vous recevez peu de messages par jour, les réponses rapides de WhatsApp Business et un message d’absence bien écrit suffisent. S’ils s’empilent pendant que vous travaillez, demandez la démo. C’est un appel vidéo de 30 minutes, nous vous répondons en moins de 24 h ouvrées et la mise en place prend trois semaines.