Je garage antwoordt terwijl jij onder een auto ligt

Wat hij doet in een garage

In een garage is degene die de telefoon opneemt dezelfde als degene die onder de auto ligt. De WhatsApp wordt bekeken met zwarte handen of helemaal niet, en de berichten stapelen zich op: ‘wanneer kunnen jullie ernaar kijken?’, de foto van een brandend waarschuwingslampje, ‘is mijn auto al klaar?’. Elk bericht wordt te laat beantwoord of onderbreekt een klus halverwege, en de klant die geen antwoord krijgt, belt een andere garage.

Conserjía beantwoordt de WhatsApp Business van de garage binnen een minuut, op elk moment, met de echte agenda erbij:

• Afspraken. APK, onderhoudsbeurt, banden, remmen, olie verversen: met de echte vrije tijden en hoe lang elke klus duurt, zodat er geen drie auto’s tegelijk voor één brug staan. De klant krijgt meteen een brengtijd.
• Foto’s en gegevens van de storing. Hij verzamelt de foto van het lampje of het onderdeel, het model, het bouwjaar en wat de klant merkt, en zet alles bij de afspraak. De monteur weet wat hij moet zoeken als hij bij de auto komt, en niemand hoeft achteraf te bellen om het na te vragen.
• Offertes. De vaste prijzen die jij hem geeft, zoals ze zijn. Wat afhangt van het zien van de auto, schrijft de garage; de assistent stuurt het naar de klant en haalt het ‘ga je gang’ op schrift op, voordat er iets gebeurt.
• Bericht als de auto klaar is. Meldt de werkplaats dat de klus af is, dan waarschuwt de assistent de klant met wat jij hem meegeeft (bedrag, ophaaltijden) en beantwoordt hij zijn vragen.
• Herinneringen. De dag voor de afspraak, met de mogelijkheid om te verzetten, zodat een plek die leeg zou blijven terug in de agenda komt.
• De vaste vragen. Openingstijden, adres, of er een leenauto is, hoe je kunt betalen. Met jouw informatie en niets anders.

Wat vroeger meerdere telefoontjes waren voor één auto (afspraak maken, prijs vragen, de offerte goedkeuren, vragen of hij klaar is, zeggen dat je hem komt halen) wordt één gesprek dat de klant op zijn telefoon bewaart, en de garage ook.

Wat hij niet doet

• Hij stelt geen diagnose. Niet aan de hand van een foto, niet aan de hand van een spraakbericht en niet op basis van ‘hij maakt een raar geluid’. Dat beslist de monteur met de auto voor zich.
• Hij verzint geen prijzen en onderhandelt niet over korting. Hij antwoordt met jouw tarieven, en wat daar niet in staat, vraagt hij na.
• Hij belooft geen termijnen die niet van hem afhangen. Ontbreekt er een onderdeel, dan verzint hij niet wanneer het komt: hij antwoordt met wat de garage hem heeft verteld of vraagt het aan een mens.
• Hij vervangt je niet. Elke klant kan ‘mens’ typen en met jou praten, of met wie jij aanwijst.

Zo verloopt een dag met Conserjía

Je zet om acht uur de werkplaatsdeur open met een bijgewerkte agenda. De auto’s die vandaag binnenkomen, hebben hun afspraak, en de afspraken die gisteravond zijn gemaakt, staan erin met foto, model en wat de klant merkt. Halverwege de ochtend schrijft de monteur de offerte voor de Ibiza met de remmen; de assistent stuurt hem naar de klant, en zodra die ‘ga je gang’ antwoordt, begint de klus met de goedkeuring op schrift in de chat.

Ondertussen wordt de WhatsApp vanzelf beantwoord: nieuwe afspraken, wijzigingen, het ‘is mijn auto al klaar?’. Wat de assistent niet kan oplossen (een klacht, een vreemde storing, een klant die de baas wil spreken) komt bij een mens terecht met het gesprek erbij, dus geen enkel bericht blijft onbeantwoord. ’s Middags wordt elke afgeronde auto een bericht aan de klant met de ophaaltijd, zonder dat iemand de moersleutel neerlegt om het te typen.

Na sluitingstijd heb je in één overzicht wat er is gebeurd: hoeveel gesprekken, hoeveel nieuwe afspraken en welke gesprekken naar een mens gingen en waarom. Eén keer per maand nemen we het met je door, met cijfers, om bij te stellen wat nodig is: een klus die langer duurt dan genoteerd, een prijs die veranderd is, een vraag waar de assistent geen antwoord op had.

Gaat in jouw garage vooral de telefoon, dan kan dezelfde assistent de gesprekken aannemen op je vertrouwde nummer, als een voicemail die ook afspraken maakt. Dat lees je bij de spraakassistent.

De assistent stelt zich in het eerste bericht voor als AI-assistent, zoals de Europese AI-verordening (artikel 50) vereist, en biedt altijd aan om met iemand van het team te praten. De gesprekken worden opgeslagen in de Europese Unie (het taalmodel is een verwerker in de Verenigde Staten met modelcontractbepalingen, zoals het privacybeleid uitlegt, in het Spaans) en het WhatsApp-account is van jou, op naam van je garage.

Voor wie het is

Voor autogarages in de buurt, schadeherstelbedrijven, bandenspecialisten en motorzaken, en voor andere diensten op afspraak waar degene die antwoordt dezelfde is als degene die het werk doet. Het werkt even goed met één brug als met zes, want je agenda is de maat. En het helpt vooral waar het kantoor één persoon is die tegelijk receptie, inkoop en kassa doet.

Mis je vooral telefoontjes en geen berichten, tel dan eerst een week lang hoeveel het er zijn: onder de tien of vijftien per dag volstaat een goede voicemail. Krijg je weinig berichten per dag, dan heb je genoeg aan de snelle antwoorden van WhatsApp Business en een goed geschreven afwezigheidsbericht. Stapelen ze zich op terwijl je werkt, vraag dan de demo aan. Dat is een videogesprek van 30 minuten, je hoort binnen 24 uur op werkdagen van ons en de opstart duurt drie weken.