Je restaurant beantwoordt reserveringen terwijl jij in de zaak staat

Wat hij doet in een restaurant

Een restaurant verliest reserveringen op de plek waar je het het minst ziet: de telefoon waar tijdens de service niemand naar kijkt. Om 13:12 uur op een donderdag, als de zaak vol zit, komt er een ‘hebben jullie zaterdag een tafel voor vier?’ binnen. Dat bericht wordt om 17:00 uur beantwoord, als die gast allang ergens anders heeft gereserveerd.

Conserjía beantwoordt die WhatsApp met de echte beschikbaarheid uit je reserveringsboek en rondt de reservering af in hetzelfde gesprek:

• Nieuwe reserveringen. Dag, tijd, aantal personen, binnen of op het terras, naam. Is er op dat tijdstip geen plek, dan biedt hij het dichtstbijzijnde tijdstip aan.
• Wijzigingen en annuleringen. ‘We zijn toch met z’n zessen’ of ‘we kunnen niet komen’ regelt hij zelf, en de tafel staat meteen weer vrij in je boek.
• Kaart, openingstijden en allergenen. Met de kaart en de informatie die jij hem geeft. Wat hij niet weet, zegt hij, en dan geeft hij het door aan een mens.
• Aanbetaling voor groepen en drukke data. Vanaf het aantal gasten dat jij kiest, wordt de reservering bevestigd met een betaling in de chat. Het is de netste manier om af te rekenen met tafels voor tien die niet komen opdagen.
• Herinnering op de dag zelf. Rond het middaguur een bericht met de reservering en de mogelijkheid om te annuleren. Wie niet zou komen, laat het weten. Wie wel komt, is er.

Gasten typen niet zoals een reserveringsformulier. Ze schrijven ‘met z’n vieren zaterdag rond half tien, kan dat buiten?’ of ‘we zijn met zes, twee kinderen’. De assistent haalt er dag, tijd en aantal uit, vraagt alleen wat nog ontbreekt en herhaalt de reservering voordat hij haar vastlegt. Zo belandt er geen tafel voor vier in je boek die eigenlijk voor zes was, en hoeft niemand achteraf terug te bellen om het na te vragen.

Wat hij niet doet

• Hij verzint geen gerechten, prijzen of ingrediënten. Hij antwoordt alleen met de informatie die jij hem hebt gegeven.
• Hij beoordeelt niet zelf of iets veilig is voor een allergie. Hij geeft jouw allergeneninformatie door, en twijfelt een gast, dan gaat de vraag naar de keuken of naar jou.
• Hij belooft geen tafel die er niet is. Hij biedt alleen aan wat in je boek vrij is. Is het vol, dan stelt hij het dichtstbijzijnde tijdstip voor of geeft hij de gast door aan jou.
• Hij beslist niet over grote groepen, vaste menu’s of feesten. Die geeft hij door aan wie jij aanwijst, met het hele gesprek erbij.
• Hij vervangt je bediening niet. Elke gast kan ‘mens’ typen en met jou praten.

Zo verloopt een service met Conserjía

Je komt binnen en het reserveringsboek is bijgewerkt. Wat er gisteravond en vanochtend via WhatsApp binnenkwam, staat erin: de tafel voor vier op het terras met de gast die coeliakie heeft, de groep van twaalf met de aanbetaling betaald, de annulering van gisteravond al vrijgegeven. Die vrijgekomen tafel is intussen weer geboekt door iemand die voor dezelfde avond vroeg.

Tijdens de service is de bediening er voor de gasten in de zaak. De WhatsApp wordt apart beantwoord, volgens jouw regels (welke tafels, welke tijden, hoeveel aanbetaling) en op jouw manier van praten. Wat de assistent niet hoort op te lossen, zoals een klacht, een verjaardag met een eigen menu of een groep die de hele zaal wil, komt bij een mens terecht met het gesprek erbij. Daarom blijft er geen enkel bericht onbeantwoord. Rond het middaguur gaan de herinneringen voor de reserveringen van die avond de deur uit, en de antwoorden daarop (‘ja, tot vanavond’, ‘kan het om half negen?’, ‘we zijn met één minder’) verwerkt hij zelf in het boek.

Na sluitingstijd heb je in één overzicht wat er is gebeurd: hoeveel gesprekken, hoeveel reserveringen, hoeveel aanbetalingen ontvangen en welke gesprekken naar een mens gingen en waarom. Eén keer per maand nemen we het met je door, met cijfers, om bij te stellen wat nodig is: een terras dat eerder sluit, een gerecht dat van de kaart is, een vraag waar de assistent geen antwoord op had.

De assistent stelt zich in het eerste bericht voor als AI-assistent, zoals de Europese AI-verordening (artikel 50) vereist, en biedt altijd aan om met iemand van het team te praten. De gesprekken worden opgeslagen in de Europese Unie (het taalmodel is een verwerker in de Verenigde Staten met modelcontractbepalingen, zoals het privacybeleid uitlegt, in het Spaans) en het WhatsApp-account is van jou, op naam van je restaurant.

Voor wie het is

Voor restaurants die reserveringen via WhatsApp krijgen (of dat zouden willen) en niemand hebben die tijdens de service op de telefoon let: eetcafés, buurtrestaurants, zaken die veel groepen ontvangen, restaurants met een terras dat in het seizoen volloopt. Het werkt hetzelfde met tien tafels als met veertig, omdat je reserveringsboek de maat is.

Krijg je drie berichten per dag, dan heb je genoeg aan een goed geschreven afwezigheidsbericht. Wordt er vooral gebeld, kijk dan naar de spraakassistent, die de telefoon opneemt met hetzelfde boek. Zijn het dertig berichten en komt de helft midden in de service binnen, vraag dan de demo aan. Dat is een videogesprek van 30 minuten, je hoort binnen 24 uur op werkdagen van ons en de opstart duurt drie weken. Neem drie echte gesprekken uit je WhatsApp mee, dan bekijken we ze met je eigen tafels en tijden.