Een AI receptionist die opneemt als jij het niet kunt

Wanneer de spraakassistent opneemt

Hij vervangt niet wie nu de telefoon aanneemt: hij neemt op als niemand het kan. Jij bepaalt in welke gevallen, en de rest van de tijd gaat de telefoon gewoon over waar hij altijd overgaat:

• Als je bezet bent. Is de vaste lijn in gesprek of neemt niemand op binnen het aantal seconden dat jij kiest, dan gaat het gesprek naar de assistent in plaats van verloren.
• Buiten openingstijden. ’s Avonds, in de lunchpauze, op zondag. De assistent plant een afspraak in, noteert een boodschap of verbindt door met de mobiel van wie dienst heeft.
• Als de agenda de reden van het gesprek is. ‘Ik wil graag een afspraak maken’ is het gesprek dat een praktijk, een kapsalon of een garage het vaakst krijgt, en het gesprek waarvoor het minst een mens nodig is: de assistent kijkt in de echte agenda en boekt.

Technisch is het een doorschakeling bij geen gehoor, bij in gesprek of buiten openingstijden: dezelfde instelling die je voor een voicemail zou gebruiken. Je houdt je nummer en je provider, en je zet de doorschakeling uit wanneer je wilt. Wie belt, merkt niets van een ander nummer. Hij belt je zaak zoals altijd, en als jij of je collega opneemt, verandert er niets.

Wat hij doet tijdens een gesprek

1. Hij stelt zich voor als AI en meldt dat het gesprek wordt opgenomen, in de eerste zin. Hij biedt ‘mens’ aan om iemand van het team te spreken.
2. Hij begrijpt waarvoor iemand belt: een nieuwe afspraak, verzetten, annuleren, een vraag over openingstijden of adres, een boodschap.
3. Hij plant in je agenda, met jouw medewerkers, jouw behandelduur en jouw vrije tijden, en bevestigt de afspraak via WhatsApp naar hetzelfde nummer, met het adres en hoe je annuleert.
4. Hij noteert de boodschap als het geen afspraak is, en stuurt je die op schrift met het nummer van de klant.
5. Hij verbindt door met wie jij aanwijst als de klant erom vraagt, als er spoed is of als het gesprek buiten zijn taken valt.

In het voorbeeld hierboven belt iemand om 19:48 uur naar Fisio Centro, als de balie al dicht is. De assistent zegt in de eerste zin wat hij is, vraagt of ochtend of middag beter uitkomt, biedt twee tijden bij twee fysiotherapeuten aan en legt de afspraak vast. De beller krijgt de bevestiging op WhatsApp, en de praktijk vindt de afspraak de volgende ochtend in de agenda, zonder dat iemand heeft hoeven terugbellen. Over de rugpijn zelf zegt hij niets: dat is aan de fysiotherapeut.

Aan het eind van de dag heb je in één overzicht de beantwoorde gesprekken, de gemaakte afspraken, de boodschappen en de gesprekken die naar een mens gingen. Eén keer per maand nemen we het met je door, met cijfers: welke vragen steeds terugkomen, welke gesprekken naar een mens gingen en waarom, en wat we daarom bijstellen.

Wat de wet eist, en wat wij doen

De opnames en transcripties worden bewaard zolang jij bepaalt, opgeslagen in de Europese Unie; het taalmodel en de leverancier die de spraak omzet in tekst zijn verwerkers in de Verenigde Staten met modelcontractbepalingen, zoals ons privacybeleid uitlegt (in het Spaans). Dat alles komt ook in het privacybeleid van je eigen zaak, met een tekst die wij kant-en-klaar aanleveren. Het nummer blijft van jou en van je provider: de doorschakeling haal je weg wanneer je wilt.

Telefoon en WhatsApp, dezelfde assistent

Wat hij aan de telefoon doet, is hetzelfde als wat hij via WhatsApp doet: dezelfde agenda, dezelfde prijzen, dezelfde manier van praten. Een gesprek dat eindigt met een afspraak, krijgt de bevestiging via WhatsApp; een klant die via WhatsApp schreef en daarna belt, wordt herkend. Voor je zaak is het één receptie met twee deuren.

Dat scheelt dubbel werk. De afspraak die ’s avonds telefonisch werd gemaakt, staat in dezelfde agenda als die van WhatsApp, en in het dagoverzicht zie je ze allebei. Wil je eerst alleen WhatsApp en de telefoon later, dan bespreken we dat in de demo, aan de hand van waar jouw gemiste klanten nu vandaan komen.

Voor wie het is

Praktijken waar de telefoon midden in een behandeling gaat, zoals tandartsen en fysiotherapeuten. Kapsalons en schoonheidssalons met één persoon voor alles. Garages waar degene die opneemt onder een auto ligt. Lesstudio’s en bijlesinstituten met een secretariaat dat maar half bezet is.

Is je probleem gemiste oproepen, tel dan eerst een week lang hoeveel het er zijn en op welke momenten ze binnenkomen. Zijn het er minder dan tien of vijftien per dag, dan is een goede voicemail genoeg, en dat zeggen we je ook in de demo. Weet je het al, vraag dan de demo aan: een videogesprek van 30 minuten waarin we het je laten zien op je eigen telefoon. Je hoort binnen 24 uur op werkdagen van ons en de opstart duurt drie weken.