Ein KI-Telefonassistent, der abnimmt, wenn Sie nicht können

Wann der Sprachassistent übernimmt

Er ersetzt nicht die Person, die sonst abnimmt. Er übernimmt dann, wenn niemand abnehmen kann. Sie legen fest, in welchen Fällen, und den Rest der Zeit klingelt das Telefon wie immer:

• Wenn Sie beschäftigt sind. Ist die Leitung besetzt oder nimmt nach den Sekunden, die Sie festlegen, niemand ab, geht der Anruf an den Assistenten, statt verloren zu gehen.
• Außerhalb der Öffnungszeiten. Nachts, in der Mittagspause, am Sonntag. Der Assistent vergibt Termine, nimmt eine Nachricht auf oder stellt an ein Bereitschaftshandy durch.
• Wenn der Termin der Grund des Anrufs ist. „Ich hätte gern einen Termin“ ist der häufigste Anruf in einer Praxis, einem Salon oder einer Werkstatt, und der, der am wenigsten einen Menschen braucht: Der Assistent schaut in den echten Kalender und bucht.

Technisch ist das eine bedingte Rufumleitung auf Ihrer bisherigen Nummer, so wie Sie sie für einen Anrufbeantworter einrichten würden. Ihre Nummer bleibt bei Ihrem Anbieter, und die Umleitung lässt sich jederzeit wieder abschalten. Der Unterschied zum Anrufbeantworter liegt im Ergebnis. Der Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf, die jemand abhören, zurückrufen und eintragen muss. Der Assistent erledigt den Anruf, solange der Anrufer noch am Apparat ist.

Was er in einem Anruf macht

1. Er stellt sich im ersten Satz als KI vor und kündigt die Aufzeichnung an. Er bietet „Mensch“ an, um jemanden aus dem Team dazuzuholen.
2. Er versteht, worum es geht: neuer Termin, Verschiebung, Absage, eine Frage zu Öffnungszeiten oder Adresse, eine Nachricht.
3. Er trägt den Termin in Ihren Kalender ein, mit Ihren Mitarbeitenden, der Dauer Ihrer Leistungen und Ihren freien Zeiten, und bestätigt ihn per WhatsApp an dieselbe Nummer, mit Adresse und Absagemöglichkeit.
4. Er nimmt eine Nachricht auf, wenn es kein Termin ist, und schickt sie Ihnen schriftlich mit der Nummer des Anrufers.
5. Er stellt durch an die Person, die Sie festlegen, wenn der Anrufer es möchte, wenn es dringend ist oder wenn das Gespräch über das hinausgeht, was er kann.

Am Ende des Tages haben Sie in einer Übersicht die angenommenen Anrufe, die vergebenen Termine, die Nachrichten und die Anrufe, die an einen Menschen gingen.

So sieht das im Beispiel oben aus. Um 19:48 ruft jemand mit Rückenschmerzen bei Fisio Centro an, am Empfang ist niemand mehr. Der Assistent stellt sich vor, fragt nach Vormittag oder Nachmittag, bietet zwei Zeiten bei zwei Therapeuten an und bucht. Zwei Minuten später hat der Anrufer die Bestätigung mit der Adresse im WhatsApp, und am nächsten Morgen steht der Termin im Kalender, ohne dass jemand eine Nachricht abhören musste.

Was das Gesetz verlangt und was wir tun

Aufzeichnungen und Transkripte werden so lange aufbewahrt, wie Sie festlegen, und in der Europäischen Union gespeichert. Das Sprachmodell und der Dienst, der die Sprache in Text umwandelt, sind Auftragsverarbeiter in den USA mit Standardvertragsklauseln, wie unsere Datenschutzerklärung auf Spanisch erläutert. All das gehört auch in die Datenschutzhinweise Ihres Betriebs, und wir sagen Ihnen, was hinein muss. Die Nummer gehört weiter Ihnen und bleibt bei Ihrem Anbieter: Die Umleitung lässt sich abschalten, wann immer Sie wollen.

Telefon und WhatsApp, derselbe Assistent

Was er am Telefon macht, macht er auch per WhatsApp: derselbe Kalender, dieselben Preise, dieselbe Art zu sprechen. Ein Anruf, der mit einem Termin endet, schickt die Bestätigung per WhatsApp, und ein Kunde, der erst per WhatsApp geschrieben hat und dann anruft, wird erkannt. Für den Betrieb ist es eine einzige Rezeption mit zwei Türen.

Das hat einen praktischen Nebeneffekt. Wer am Telefon gebucht hat, antwortet später einfach auf die Bestätigung im WhatsApp, wenn er nicht kommen kann, und muss nicht noch einmal anrufen.

Für wen es passt

Arzt-, Zahnarzt- und Physiotherapiepraxen, in denen das Telefon mitten in der Behandlung klingelt, Friseursalons und Kosmetikstudios mit einer Person für alles, Werkstätten, in denen derjenige, der abnimmt, unter einem Auto liegt, und Schulen mit einem Büro, das nur halbtags besetzt ist.

In einer Arztpraxis nimmt ein KI-Telefonassistent vor allem die Terminanrufe ab: neue Termine, Verschiebungen, die Frage nach den Sprechzeiten. So bleibt am Empfang mehr Zeit für die Patienten, die wirklich einen Menschen brauchen. Medizinisches schätzt er nicht ein, das geht immer an einen Menschen.

Kostenlos ist er nicht. Es gibt eine Einrichtung und eine monatliche Gebühr, je nachdem, was er für Sie übernimmt, und die Zahlen nennen wir Ihnen in der Demo anhand Ihres Falls. Deshalb raten wir unter zehn bis fünfzehn Anrufen am Tag davon ab.

Wie das in Ihrer Branche aussieht, zeigen die Seiten für Zahnarztpraxen, Physiotherapie und Werkstätten. Wissen Sie schon, dass Ihnen Anrufe verloren gehen, fordern Sie die Demo an, und wir zeigen es Ihnen auf Ihrem eigenen Telefon.