Ihre Schule antwortet den Eltern, während Sie unterrichten

Was er in einer Nachhilfe- oder Sprachschule erledigt

In einer Schule ballt sich das Jahr am Schuljahresbeginn. Eltern fragen gleichzeitig nach Stundenplänen, Preisen, freien Plätzen und danach, ob man eine Stunde ausprobieren kann, und sie tun es nach dem Abendessen, wenn im Büro niemand mehr ist. Es sind immer wieder dieselben Fragen, und die Nachricht, die erst am nächsten Mittag beantwortet wird, kommt manchmal zu spät: Die Familie hat sich schon woanders angemeldet.

Conserjía beantwortet dieses WhatsApp in weniger als einer Minute, zu jeder Uhrzeit, mit den Kursinformationen und den echten freien Plätzen:

• Stundenpläne und Plätze. Welche Gruppen es gibt, zu welchen Zeiten und wie viele Plätze in jeder frei sind, nach den Listen, die Sie führen.
• Probestunden. Er trägt ein, wer ausprobieren möchte, in eine Gruppe mit freiem Platz, erinnert daran und erklärt nach der Stunde, wie man den Platz sichert.
• Platzreservierung und Anmeldegebühr. Wenn Sie möchten, mit einer Zahlung im Chat per Bizum oder Karte. Der Platz ist reserviert, wenn die Zahlung da ist.
• Gruppenwechsel und Kurskarten. „Kann meine Tochter in die Dienstagsgruppe wechseln?“ wird erledigt, wenn Platz ist. Wenn nicht, geht es an einen Menschen.
• Fehlstunden und Nachholtermine. Wer nicht kommen kann, sagt per WhatsApp Bescheid, und wenn Ihre Regeln es erlauben, bietet der Assistent an, in einer anderen Gruppe mit freiem Platz nachzuholen.
• Die üblichen Fragen. Preise, Kursjahr, Ferien, Material, Anfahrt, ob Sie Lernförderung über das Bildungs- und Teilhabepaket abrechnen. Mit Ihren Informationen und nichts darüber hinaus.

Alles kommt aus derselben Quelle, den Informationen, die Sie ihm geben und aktuell halten. Füllt sich eine Gruppe um elf Uhr abends, wird sie eine Minute später nicht mehr angeboten, und niemand muss eine Familie anrufen, um ihr zu sagen, dass es den versprochenen Platz nicht gibt.

Oft schreibt nicht der Schüler, sondern die Familie, manchmal für zwei Kinder gleichzeitig. Der Assistent führt die Gruppen beider im selben Gespräch: der Große in Mathe um 18 Uhr, die Kleine in Englisch um 17 Uhr, jede Gruppe mit ihren Plätzen und Zeiten, ohne zu vermischen, was für die eine Klassenstufe gilt und was für die andere.

Was er nicht macht

• Er bewertet niemanden. Er macht keine Einstufungstests und entscheidet nicht, in welche Gruppe jemand passt, wenn Ihre Regeln es nicht festlegen. Das entscheidet die Lehrkraft.
• Er spricht nicht über Schüler. Keine Noten, keine Fortschritte, kein Verhalten: Das ist Sache der Lehrkraft und der Familie.
• Er entscheidet keine Ausnahmen. Ermäßigungen, Rabatte, eine volle Gruppe, in die „nur noch einer passt“: Ihre Preise und Regeln gelten, wie sie sind, und alles andere entscheidet ein Mensch.
• Er ersetzt nicht Ihr Büro. Jede Familie kann „Mensch“ schreiben und mit jemandem aus dem Team sprechen.

Ein Tag mit Conserjía

Ein Tag zum Schuljahresbeginn. Sie öffnen das Büro am Nachmittag, und was gestern Abend hereinkam, ist schon erledigt: die Fragen zu den Stundenplänen beantwortet, die Probestunden der Woche eingetragen und die ersten Plätze mit Zahlung reserviert. Es gibt keine Liste offener Nachrichten, die darauf wartet, dass jemand Zeit hat. Und ist die gewünschte Gruppe voll, schlägt der Assistent die vor, die noch Platz haben. Wer lieber auf einen Platz in der vollen Gruppe wartet, geht mit Namen und Wunschzeit an Ihr Büro.

Während Sie unterrichten, betreut der Assistent die Familien, die nach der Arbeit schreiben. Was er nicht lösen kann (eine Familie mit einem besonderen Fall, ein Gruppenwechsel, der nicht aufgeht, eine Beschwerde), landet mit dem Gespräch bei einem Menschen, und so bleibt keine Nachricht unbeantwortet. Am Vortag jeder Probestunde geht die Erinnerung raus, und wer nicht kann, sagt Bescheid und macht den Platz für jemand anderen frei.

Zum Feierabend haben Sie in einer Übersicht, was passiert ist: wie viele Gespräche, wie viele Probestunden und reservierte Plätze, wie viele Zahlungen und welche Gespräche an einen Menschen gingen und warum. Einmal im Monat gehen wir das mit Ihnen in Zahlen durch, um Stundenpläne, Preise oder das nachzustellen, worauf der Assistent keine Antwort wusste.

Der Assistent spricht wie Ihre Schule, mit den Namen Ihrer Gruppen und Ihrer Art, mit Familien umzugehen. Er stellt sich in der ersten Nachricht als KI-Assistent vor, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt, und bietet immer an, mit jemandem aus dem Team zu sprechen. Die Gespräche werden in der Europäischen Union gespeichert (das Sprachmodell ist ein Auftragsverarbeiter in den USA mit Standardvertragsklauseln, wie die Datenschutzerklärung auf Spanisch erläutert), und das WhatsApp-Konto gehört Ihnen, auf den Namen Ihrer Schule.

Für wen es passt

Für Nachhilfeinstitute, Sprachschulen, Musikschulen, Tanzschulen und Pilates- oder Yogastudios mit Gruppenkursen: Betriebe mit einer Welle von Anfragen zum Kursbeginn und einem Büro, das nicht hinterherkommt. Es funktioniert mit drei Gruppen genauso wie mit dreißig, weil Ihre Listen den Takt vorgeben.

Bekommen Sie wenige Anfragen, brauchen Sie es nicht: Eine Begrüßungsnachricht mit Stundenplänen und Preisen und die Schnellantworten von WhatsApp Business reichen. Nutzen Sie die App noch nicht, fangen Sie mit dem Ratgeber Was ist WhatsApp Business? an. Steht das Handy zum Schuljahresbeginn nicht still, fordern Sie die Demo rechtzeitig an: ein 30-minütiger Videoanruf, eine Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen und drei Wochen bis zum Start.