Cada septiembre, cien preguntas iguales. Que las conteste sola.

Lo que hace en una academia

En una academia, septiembre concentra el año. Las familias preguntan a la vez por horarios, precios, plazas y si se puede probar una clase, y lo hacen después de cenar, cuando en secretaría ya no queda nadie. Son las mismas preguntas una y otra vez, y el mensaje que se contesta al día siguiente a mediodía a veces llega tarde: esa familia ya se ha apuntado en otro sitio.

Conserjía contesta ese WhatsApp en menos de un minuto, a cualquier hora, con la información del curso y las plazas reales:

• Horarios y plazas. Qué grupos hay, en qué horario y cuántas plazas quedan en cada uno, con las listas que tú mantienes.
• Clases de prueba. Apunta a quien quiere probar en un grupo con sitio, se lo recuerda y, después de la clase, le cuenta cómo reservar plaza.
• Reserva de plaza y matrícula. Si tú quieres, con un pago en el chat por Bizum o tarjeta. La plaza queda reservada cuando el pago llega.
• Cambios de horario y bonos. «¿Puedo pasar a mi hija al grupo del martes?» se resuelve si hay sitio; si no, lo pasa a una persona.
• Faltas y recuperaciones. Quien no puede venir avisa por WhatsApp y, si tus normas lo permiten, el asistente le ofrece recuperar en otro grupo con plaza.
• Preguntas de siempre. Precios, calendario del curso, festivos, material, cómo llegar. Con tu información y nada más.

Todo sale de la misma información, la que tú le das y mantienes al día. Si un grupo se llena a las once de la noche, a las once y un minuto ya no se ofrece, y nadie tiene que llamar a una familia para decirle que la plaza que le prometieron no existe.

En muchas academias quien escribe no es el alumno sino su familia, y a veces por dos hijos a la vez. El asistente lleva en la misma conversación los grupos de los dos: el mayor en el de las 18:00, la pequeña en el de las 17:00, cada grupo con sus plazas y su horario, sin mezclar lo que vale para un curso con lo que vale para otro.

Lo que no hace

• No evalúa a nadie. No hace pruebas de nivel ni decide en qué grupo encaja un alumno si tus reglas no lo dicen; eso lo decide el profesor.
• No habla de alumnos. Ni notas, ni progreso, ni comportamiento: eso es cosa del profesor y de la familia.
• No decide excepciones. Becas, descuentos, un grupo lleno en el que «solo cabe uno más»: tus precios y tus normas se aplican tal cual, y lo demás lo decide una persona.
• No sustituye a secretaría. Cualquier familia puede escribir «persona» y hablar con alguien del equipo.

Cómo es un día con Conserjía

Un día de septiembre. Abres secretaría por la tarde con lo que entró anoche ya resuelto: las preguntas de horarios contestadas, las clases de prueba de la semana apuntadas y las primeras plazas reservadas con su pago. No hay una lista de mensajes pendientes esperando a que alguien tenga un rato. Y si el grupo que alguien quiere está lleno, propone los que tienen sitio; quien prefiere esperar plaza en el lleno pasa a secretaría con su nombre y su horario.

Mientras das clase, el asistente atiende a las familias que escriben al salir del trabajo. Lo que no sabe resolver (una familia con un caso particular, un cambio de grupo que no cuadra, una queja) llega a una persona con la conversación delante, así que ningún mensaje se queda sin contestar. La víspera de cada clase de prueba sale el recordatorio, y quien no puede ir avisa y deja su sitio a otra persona.

Al cerrar, tienes en una hoja lo que ha pasado: cuántas conversaciones, cuántas clases de prueba y plazas reservadas, cuántos pagos cobrados y cuáles pasaron a una persona y por qué. Una vez al mes lo repasamos contigo con cifras, para ajustar horarios, precios o lo que el asistente no sabía contestar.

El asistente habla como tu academia, con los nombres de tus grupos y tu forma de tratar a las familias. Se presenta como asistente de IA en el primer mensaje, como exige el Reglamento europeo de IA, y siempre ofrece hablar con alguien del equipo. Las conversaciones se alojan en la Unión Europea (el modelo de lenguaje es un encargado en Estados Unidos con cláusulas contractuales tipo, como detalla la política de privacidad) y la cuenta de WhatsApp es tuya, a nombre de tu academia.

Para quién es

Para academias de idiomas, de refuerzo o de música, escuelas de danza y estudios de pilates o yoga con clases en grupo: negocios con un pico de preguntas al empezar el curso y una secretaría que no llega a todo. Funciona igual con tres grupos que con treinta, porque lo que manda son tus listas.

Si recibes pocas preguntas, no te hace falta: con un mensaje de bienvenida que lleve horarios y precios y las respuestas rápidas de WhatsApp Business te basta, y si aún no usas la app, empieza por qué es WhatsApp Business. Si en septiembre el móvil no para, pide la demo con tiempo: es una videollamada de 30 minutos, te contestamos en menos de 24 horas laborables y la puesta en marcha lleva tres semanas.