La recepción de tu clínica, también a las nueve de la noche

Lo que hace en una clínica dental

La recepción de una clínica cierra por la tarde; el WhatsApp, no. Por la noche entran las primeras visitas de quien lleva semanas aplazándolo, los «¿puedo cambiar lo del martes?» y las dudas de siempre: si trabajáis con mi seguro, dónde se aparca, cuánto dura una limpieza. A la mañana siguiente, recepción empieza el día con una pila de mensajes atrasados y el teléfono sonando a la vez. Y el paciente que escribió anoche para una primera visita, si nadie le contestó, a lo mejor ya ha pedido hora en otra clínica.

Conserjía atiende ese WhatsApp con la agenda real de la clínica, en menos de un minuto y a cualquier hora:

• Primeras visitas. Pregunta qué tipo de visita es, propone dos huecos con el doctor que corresponda y deja la cita en la agenda. Si pides señal para las primeras visitas, la cobra en el chat, por Bizum o tarjeta.
• Revisiones y cambios. El paciente que no puede venir lo dice cuando se acuerda, aunque sea a las once de la noche. El asistente libera su hueco y le da otro, sin llamadas ni esperas.
• Recordatorio la víspera. Con respuesta: confirmar, cambiar o cancelar. El recordatorio de citas por WhatsApp sirve porque pide una respuesta, y quien no va a venir lo dice a tiempo.
• Huecos que se recolocan. Cuando alguien cancela, el hueco queda libre en la agenda en ese momento y el asistente se lo ofrece a quien pide cita para esos días.
• Preguntas de siempre. Horarios, cómo llegar, aparcamiento, con qué aseguradoras trabajas, precios de lo que quieras publicar. Con tu información y nada más.

Cada doctor tiene su agenda, sus días y la duración de cada tipo de cita. El asistente no ofrece una primera visita en un hueco de quince minutos ni una revisión con quien no las hace.

Lo que no hace

En una clínica, lo que el asistente no hace importa tanto como lo que hace:

• No diagnostica ni aconseja. No dice si algo «parece una caries», ni qué tomar para el dolor, ni qué tratamiento hace falta.
• No valora urgencias. Si un paciente cuenta un dolor fuerte, un golpe o una inflamación, lo pasa a la persona que tú indiques o le da el teléfono de la clínica; si no hay nadie, el número de emergencias.
• No da presupuestos de tratamientos. Un presupuesto sale de la consulta, no del chat.
• No sustituye a recepción. Cualquier paciente puede escribir «persona» y le atiende alguien del equipo.

Todo lo que se escribe a una clínica puede ser un dato de salud, y el RGPD los protege como categoría especial. Conserjía los trata como exige el reglamento, y cómo lo hace está en la política de privacidad.

Cómo es un día con Conserjía

A las nueve, recepción abre con la agenda al día. La primera visita que entró a las 22:40 está apuntada con su doctor. La revisión del martes que se cambió anoche ya está en su nuevo hueco, y el hueco viejo, libre para otro paciente. Nadie ha tenido que ponerse al día con el móvil para saberlo. Y la duda que un paciente dejó a medianoche y que solo puede contestar el doctor está esperando como aviso, con la conversación delante.

Durante la mañana, el WhatsApp se contesta mientras recepción atiende el mostrador y el teléfono. Lo que el asistente no debe resolver (un presupuesto, una queja, un paciente con dolor) llega a una persona con la conversación delante, así que ningún mensaje se queda sin contestar. Por la tarde salen los recordatorios de las citas de mañana, y las respuestas vuelven solas a la agenda: quien confirma queda confirmado, quien cambia se recoloca y quien cancela deja un hueco que se puede volver a dar.

Al cerrar, tienes en una hoja lo que ha pasado: cuántas conversaciones, cuántas citas nuevas, cuántos cambios, cuántas señales cobradas y cuáles pasaron a una persona y por qué. Una vez al mes lo repasamos contigo con cifras, para ajustar lo que haga falta: una duración que se queda corta, una pregunta que el asistente no sabía contestar, un doctor que cambia de horario.

El asistente se presenta como asistente de IA en el primer mensaje, como exige el Reglamento europeo de IA, y siempre ofrece hablar con alguien del equipo. Las conversaciones se alojan en la Unión Europea (el modelo de lenguaje es un encargado en Estados Unidos con cláusulas contractuales tipo) y la cuenta de WhatsApp es de la clínica, a su nombre.

Para quién es

Para clínicas dentales con uno o varios gabinetes y una recepción que no llega a todo: la misma persona coge el teléfono, cobra, atiende el mostrador y además mira el WhatsApp. También para consultas médicas pequeñas con agenda propia y el mismo problema a las nueve de la noche.

Si tu clínica recibe pocos mensajes y recepción los contesta en el día, no te hace falta: un buen mensaje de ausencia fuera de horario y el sistema de citas y recordatorios por WhatsApp hecho a mano bastan. Si lo que se pierde son llamadas, mira el asistente de voz, que atiende el teléfono con la misma agenda. Si son mensajes, pide la demo: es una videollamada de 30 minutos, te contestamos en menos de 24 horas laborables y la puesta en marcha lleva tres semanas.