Il tuo studio risponde a ogni paziente, anche alle 20

Cosa fa in uno studio dentistico

La segreteria di uno studio chiude nel tardo pomeriggio; WhatsApp no. La sera arrivano le prime visite di chi rimanda da settimane, i «posso spostare martedì?» e le domande di sempre: se siete convenzionati con il mio fondo sanitario, dove si parcheggia, quanto dura una seduta di igiene. La mattina dopo la segreteria comincia con una pila di messaggi arretrati e il telefono che squilla nello stesso momento. E il paziente che ieri sera ha scritto per una prima visita, se nessuno gli ha risposto, forse ha già preso appuntamento in un altro studio.

Conserjía risponde a quel WhatsApp con l’agenda reale dello studio, in meno di un minuto e a qualsiasi ora:

• Prime visite. Chiede che tipo di visita serve, propone due orari con il dentista giusto e lascia l’appuntamento in agenda. Se per le prime visite chiedi una caparra, la incassa in chat, con Bizum o carta.
• Controlli e spostamenti. Il paziente che non può venire lo dice quando se ne ricorda, anche alle undici di sera. L’assistente libera il suo orario e gliene dà un altro, senza telefonate né attese.
• Promemoria il giorno prima. Con risposta: confermare, spostare o disdire. Il promemoria su WhatsApp funziona perché chiede una risposta, e chi non verrà lo dice in tempo.
• Buchi che si riempiono. Quando qualcuno disdice, l’orario torna libero in agenda in quel momento e l’assistente lo offre a chi chiede un appuntamento per quei giorni.
• Domande di sempre. Orari, come arrivare, parcheggio, fondi sanitari e assicurazioni con cui sei convenzionato, i prezzi che decidi di pubblicare. Con le tue informazioni e nient’altro.

Ogni dentista ha la sua agenda, i suoi giorni e la durata di ogni tipo di appuntamento. L’assistente non propone una prima visita in un buco di quindici minuti né un controllo con chi non li fa.

Cosa non fa

In uno studio, quello che l’assistente non fa conta quanto quello che fa:

• Non fa diagnosi e non dà consigli. Non dice se qualcosa «sembra una carie», né cosa prendere per il dolore, né quale trattamento serve.
• Non valuta le urgenze. Se un paziente racconta un dolore forte, un trauma o un gonfiore, lo passa alla persona che indichi tu o gli dà il numero dello studio; se non c’è nessuno, il numero di emergenza.
• Non fa preventivi di trattamenti. Un preventivo nasce dalla visita, non dalla chat.
• Non sostituisce la segreteria. Qualsiasi paziente può scrivere «persona» e gli risponde qualcuno del team.

Tutto quello che si scrive a uno studio dentistico può essere un dato relativo alla salute, e il GDPR lo protegge come categoria particolare di dati. Conserjía lo tratta come chiede il regolamento, e come lo fa è spiegato nell’informativa sulla privacy (in spagnolo).

Com’è una giornata con Conserjía

Alle nove la segreteria apre con l’agenda aggiornata. La prima visita arrivata alle 22:40 è segnata con il suo dentista. Il controllo di martedì spostato ieri sera è già nel nuovo orario, e quello vecchio è libero per un altro paziente. Nessuno ha dovuto rimettersi in pari con il telefono per saperlo. E la domanda che un paziente ha lasciato a mezzanotte, a cui può rispondere solo il dentista, aspetta come avviso, con la conversazione davanti.

Durante la mattina WhatsApp riceve risposta mentre la segreteria segue il bancone e il telefono. Quello che l’assistente non deve risolvere (un preventivo, un reclamo, un paziente con dolore) arriva a una persona con la conversazione davanti, quindi nessun messaggio resta senza risposta. Nel pomeriggio partono i promemoria degli appuntamenti di domani, e le risposte tornano da sole in agenda: chi conferma resta confermato, chi sposta viene ricollocato e chi disdice lascia un orario che si può dare a qualcun altro.

A fine giornata trovi in un riepilogo quello che è successo: quante conversazioni, quanti appuntamenti nuovi, quanti spostamenti, quante caparre incassate e quali conversazioni sono passate a una persona e perché. Una volta al mese lo rivediamo con te con le cifre, per sistemare quello che serve: una durata che non basta, una domanda a cui l’assistente non sapeva rispondere, un dentista che cambia orario.

L’assistente si presenta come assistente IA nel primo messaggio, come chiede il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50), e offre sempre di parlare con qualcuno del team. Le conversazioni sono ospitate nell’Unione europea (il modello linguistico è un responsabile del trattamento negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo) e l’account WhatsApp è intestato allo studio.

Per chi è

Per studi dentistici con una o più poltrone e una segreteria che non arriva a tutto: la stessa persona risponde al telefono, incassa, segue il bancone e in più guarda WhatsApp. Anche per piccoli studi medici con un’agenda propria e lo stesso problema alle nove di sera.

Se il tuo studio riceve pochi messaggi e la segreteria risponde in giornata, non ti serve: bastano un buon messaggio di assenza fuori orario e i promemoria mandati a mano. Se quello che perdi sono chiamate, guarda l’assistente vocale, che risponde al telefono con la stessa agenda. Se sono messaggi, richiedi la demo: è una videochiamata di 30 minuti, ti rispondiamo entro 24 ore lavorative e per partire servono tre settimane.