Il tuo studio risponde tra un paziente e l’altro, non dopo la chiusura

Cosa fa in uno studio di fisioterapia

In fisioterapia il telefono suona in mezzo a una seduta, con le mani occupate e il paziente sul lettino. Rispondere vuol dire fermarsi, oppure rimandare alla pausa tra un paziente e l’altro, che quasi non esiste. E il messaggio in attesa spesso è di qualcuno con una contrattura che cerca un appuntamento per oggi e che, se nessuno gli risponde, lo cerca altrove.

Conserjía risponde a quel WhatsApp in meno di un minuto, a qualsiasi ora, con l’agenda reale di ogni fisioterapista:

• Appuntamenti per professionista e per tipo di seduta. Prima valutazione, controllo, sedute più lunghe o più brevi: ognuna con la sua durata e con chi la fa.
• Pacchetti di sedute. Prenota sul pacchetto, scala la seduta e dice quante ne restano, con i dati del pacchetto che tieni tu.
• Orari dell’ultimo momento. Una disdetta a mezzogiorno libera il pomeriggio. L’orario torna in agenda in quel momento e l’assistente lo offre a chi chiede un appuntamento per oggi.
• La seduta successiva, nella stessa conversazione. Chi viene due volte a settimana lascia prenotata la prossima senza dover riscrivere.
• Promemoria il giorno prima. Con la possibilità di confermare, spostare o disdire, così un orario che stava per restare vuoto si può riutilizzare.
• Domande di sempre. Prezzi, orari, come arrivare, convenzioni con fondi o assicurazioni, cosa portare alla prima seduta. Con le tue informazioni e nient’altro.

L’agenda su WhatsApp funziona come quella del bancone: ogni fisioterapista con i suoi giorni, i suoi orari e i suoi tipi di seduta. L’assistente non mette una prima valutazione in uno spazio da controllo e non dà appuntamento con chi quel giorno non riceve.

Cosa non fa

• Non fa diagnosi e non dà consigli. Non dice quale esercizio fare, se mettere caldo o freddo né da dove viene un dolore.
• Non valuta le urgenze. Se qualcuno racconta una caduta, un dolore che non passa o qualcosa che non è da studio, lo passa alla persona che indichi tu o gli dà il numero di emergenza se non c’è nessuno. Non è un servizio di urgenza.
• Non decide eccezioni. Le tue regole sulle disdette, i tuoi prezzi e i tuoi pacchetti si applicano così come sono; quello che ne esce lo decide una persona.
• Non ti sostituisce. Qualsiasi paziente può scrivere «persona» e parlare con te.

Quello che un paziente scrive al suo fisioterapista può essere un dato relativo alla salute, e il GDPR lo protegge come categoria particolare di dati. Conserjía lo tratta come chiede il regolamento, e come lo fa è spiegato nell’informativa sulla privacy (in spagnolo).

Com’è una giornata con Conserjía

Arrivi alle otto e mezza con l’agenda aggiornata. Gli appuntamenti arrivati ieri sera sono segnati con il loro fisioterapista, le sedute scalate da ogni pacchetto e gli spostamenti già fatti. Il paziente che alle undici di sera ha spostato la seduta di oggi ha già il nuovo orario, e il suo vecchio posto è libero. Tra una seduta e l’altra non serve guardare il telefono: l’assistente ha già risposto, e quello che aveva bisogno di una persona (un dubbio su un trattamento, un paziente che non sta bene, una fattura da portare in dichiarazione dei redditi) ti aspetta come avviso, con la conversazione davanti. Nessun messaggio resta senza risposta.

A mezzogiorno qualcuno disdice la seduta delle 18:15. Poco dopo quell’orario ha già un paziente, perché qualcuno ha scritto chiedendo del pomeriggio e l’assistente glielo ha dato. Nel pomeriggio partono i promemoria di domani. A fine giornata trovi in un riepilogo le conversazioni, gli appuntamenti, gli spostamenti e quelle passate a una persona e perché; una volta al mese lo rivediamo con te con le cifre.

Molte persone preferiscono ancora chiamare, e in uno studio di fisioterapia il telefono pesa. Se nel tuo suona più di quanto riesci a seguire, lo stesso assistente può rispondere anche alle chiamate e dare appuntamenti con la stessa agenda: lo spieghiamo nella pagina dell’assistente vocale, dove trovi anche perché non lo consigliamo sotto le dieci o quindici chiamate al giorno.

L’assistente si presenta come assistente IA nel primo messaggio, come chiede il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50), e offre sempre di parlare con qualcuno del team. Le conversazioni sono ospitate nell’Unione europea (il modello linguistico è un responsabile del trattamento negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo) e l’account WhatsApp è intestato al tuo studio.

Per chi è

Per studi di fisioterapia, podologia, osteopatia e altri studi sanitari con agenda per professionista, pacchetti di sedute e nessuno libero per il telefono mentre si lavora. Funziona allo stesso modo con una sola persona e con un centro di più stanze, perché ogni professionista ha la sua agenda. Se tieni anche lezioni di gruppo, come pilates terapeutico o rieducazione posturale, quelle si prenotano per posti, come in una scuola.

Se ricevi pochi messaggi e rispondi a fine giornata senza perdere nessuno, non ti serve: con un buon messaggio di assenza e le risposte rapide di WhatsApp Business te la cavi a mano. Se i messaggi si accumulano tra una seduta e l’altra, richiedi la demo. È una videochiamata di 30 minuti e ti rispondiamo entro 24 ore lavorative. Porta tre conversazioni reali del tuo WhatsApp e le rivediamo sulla tua agenda; per partire servono tre settimane.