Ihre Praxis antwortet zwischen den Patienten, nicht nach Feierabend

Was er in einer Physiotherapiepraxis erledigt

In der Physiotherapie klingelt das Handy mitten in der Behandlung, die Hände sind beschäftigt, der Patient liegt auf der Liege. Antworten heißt unterbrechen oder es auf die Lücke zwischen zwei Patienten verschieben, die es fast nie gibt. Und die wartende Nachricht kommt oft von jemandem mit einer Verspannung, der noch heute einen Termin sucht und ihn woanders findet, wenn niemand antwortet.

Conserjía beantwortet dieses WhatsApp in weniger als einer Minute, zu jeder Uhrzeit, mit dem echten Kalender jeder Therapeutin und jedes Therapeuten:

• Termine nach Person und Behandlungsart. Befundaufnahme, Folgebehandlung, längere oder kürzere Einheiten: jede mit ihrer Dauer und bei der Person, die sie übernimmt.
• Pakete und Rezepte. Er bucht auf ein Behandlungspaket oder auf die Einheiten eines Rezepts, zieht den Termin ab und sagt, wie viele noch offen sind, mit den Daten, die Sie führen.
• Kurzfristige Lücken. Eine Absage am Mittag macht den Nachmittag frei. Der Termin ist sofort wieder im Kalender, und der Assistent bietet ihn denen an, die für heute fragen.
• Der nächste Termin im selben Gespräch. Wer zweimal pro Woche kommt, bucht den nächsten gleich mit, ohne noch einmal zu schreiben.
• Erinnerung am Vortag. Mit der Möglichkeit, zu bestätigen, zu verschieben oder abzusagen, damit ein Termin, der leer geblieben wäre, genutzt werden kann.
• Die üblichen Fragen. Preise, Öffnungszeiten, Anfahrt, ob Sie Kassenrezepte annehmen, was man zum ersten Termin mitbringt. Mit Ihren Informationen und nichts darüber hinaus.

Die Terminvergabe per WhatsApp funktioniert wie am Empfang: jede Therapeutin und jeder Therapeut mit eigenen Tagen, Zeiten und Behandlungsarten. Der Assistent legt keine Befundaufnahme in einen Folgetermin und vergibt keinen Termin bei jemandem, der an diesem Tag nicht arbeitet.

Was er nicht macht

• Er stellt keine Diagnose und berät nicht. Er sagt nicht, welche Übung man machen soll, ob Wärme oder Kälte hilft oder woher ein Schmerz kommt.
• Er schätzt keine Notfälle ein. Schildert jemand einen Sturz, einen Schmerz, der nicht nachlässt, oder etwas, das nicht in die Praxis gehört, gibt er an die Person weiter, die Sie festlegen, oder nennt die Notrufnummer, wenn niemand erreichbar ist. Er ist kein Notdienst.
• Er entscheidet keine Ausnahmen. Ihre Absageregeln samt Ausfallhonorar, Ihre Preise und Ihre Pakete gelten, wie sie sind. Was darüber hinausgeht, entscheidet ein Mensch.
• Er ersetzt Sie nicht. Jeder Patient kann „Mensch“ schreiben und mit Ihnen sprechen.

Was ein Patient seiner Physiotherapeutin schreibt, kann ein Gesundheitsdatum sein, und die DSGVO schützt solche Daten als besondere Kategorie (Art. 9). Conserjía verarbeitet sie so, wie es die Verordnung verlangt. Wie genau, steht in der Datenschutzerklärung, die es nur auf Spanisch gibt.

Ein Tag mit Conserjía

Sie kommen um halb acht, und der Kalender ist aktuell. Die Termine von gestern Abend stehen bei der richtigen Therapeutin, die Einheiten sind vom Paket oder Rezept abgezogen, die Verschiebungen erledigt. Der Patient, der um elf Uhr abends seinen heutigen Termin verlegt hat, hat schon einen neuen, und sein alter ist frei. Zwischen zwei Behandlungen müssen Sie nicht aufs Handy schauen: Der Assistent hat schon geantwortet, und was einen Menschen brauchte (eine Frage zu einer Behandlung, ein Patient, dem es nicht gut geht, eine Rechnung für die private Krankenversicherung), wartet als Hinweis auf Sie, mit dem Gespräch vor Augen. Keine Nachricht bleibt unbeantwortet.

Mittags sagt jemand den Termin um 18:15 ab. Kurz darauf ist er wieder vergeben, weil jemand nach dem Nachmittag gefragt und ihn vom Assistenten bekommen hat. Am Nachmittag gehen die Erinnerungen für morgen raus. Zum Feierabend haben Sie in einer Übersicht die Gespräche, die Termine, die Verschiebungen und die Gespräche, die an einen Menschen gingen, und warum. Einmal im Monat gehen wir das mit Ihnen in Zahlen durch.

Viele Menschen rufen lieber an, und in einer Physiotherapiepraxis zählt das Telefon. Klingelt es bei Ihnen öfter, als Sie abnehmen können, übernimmt derselbe Assistent auch die Anrufe und vergibt Termine mit demselben Kalender. Wie das geht, erklären wir beim KI-Telefonassistenten, und dort steht auch, warum wir ihn unter zehn bis fünfzehn Anrufen am Tag nicht empfehlen.

Der Assistent stellt sich in der ersten Nachricht als KI-Assistent vor, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt, und bietet immer an, mit jemandem aus dem Team zu sprechen. Die Gespräche werden in der Europäischen Union gespeichert (das Sprachmodell ist ein Auftragsverarbeiter in den USA mit Standardvertragsklauseln), und das WhatsApp-Konto gehört Ihrer Praxis, auf ihren Namen.

Für wen es passt

Für Praxen für Physiotherapie, Podologie, Osteopathie und andere Gesundheitsberufe mit einem Kalender pro Person, mit Behandlungspaketen und ohne jemanden, der während der Arbeit aufs Handy schauen kann. Es funktioniert mit einer einzigen Therapeutin genauso wie mit einer Praxis mit mehreren Räumen, weil jede Person ihren eigenen Kalender hat. Bieten Sie auch Gruppenkurse an, etwa Rückenschule oder Reha-Sport, werden diese nach Plätzen gebucht, so wie bei Kursen und Nachhilfe.

Bekommen Sie wenige Nachrichten und beantworten Sie sie am Abend, ohne dass Ihnen jemand entgeht, brauchen Sie es nicht: Mit einer guten Abwesenheitsnachricht kommen Sie von Hand zurecht. Stapeln sich die Nachrichten zwischen den Behandlungen, fordern Sie die Demo an. Das ist ein 30-minütiger Videoanruf, und wir antworten innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Bringen Sie drei echte Gespräche aus Ihrem WhatsApp mit, dann sehen wir sie uns auf Ihrem eigenen Kalender an. Die Einrichtung dauert drei Wochen.