Ihre Werkstatt antwortet, während Sie unter dem Auto liegen

Was er in einer Werkstatt erledigt

In einer Werkstatt geht derjenige ans Telefon, der gerade unter dem Auto liegt. Aufs WhatsApp schaut man mit öligen Händen oder gar nicht, und die Nachrichten stapeln sich: „Wann können Sie es sich ansehen?“, das Foto einer leuchtenden Warnlampe, „Ist mein Auto schon fertig?“. Jede wird spät beantwortet oder unterbricht eine halb fertige Arbeit, und wer keine Antwort bekommt, ruft bei der nächsten Werkstatt an.

Conserjía beantwortet das WhatsApp Business der Werkstatt in weniger als einer Minute, zu jeder Uhrzeit, mit dem echten Terminkalender:

• Termine. Inspektion, Ölwechsel, Reifenwechsel, Bremsen, TÜV-Termine (HU und AU): mit den echten freien Zeiten und der Dauer jeder Arbeit, damit nicht drei Autos zur selben Zeit auf einer einzigen Hebebühne landen.
• Fotos und Angaben zum Schaden. Er nimmt das Foto der Warnlampe oder des Teils entgegen, dazu Modell, Baujahr und was der Kunde bemerkt, und legt alles zum Termin. Der Mechaniker weiß, wonach er sucht, und niemand muss später anrufen, um nachzufragen.
• Kostenvoranschläge. Die Festpreise, die Sie ihm geben, nennt er genau so. Was davon abhängt, das Auto zu sehen, schreibt die Werkstatt. Der Assistent schickt es dem Kunden und holt das „Machen Sie“ schriftlich ein, bevor jemand etwas anfasst.
• Nachricht „Auto fertig“. Meldet die Werkstatt die Arbeit als erledigt, benachrichtigt der Assistent den Kunden mit dem, was Sie ihm sagen (Betrag, Abholzeiten), und beantwortet seine Fragen.
• Erinnerungen. Am Vortag des Termins, mit der Möglichkeit zu verschieben, damit ein Termin, der leer geblieben wäre, wieder in den Kalender kommt.
• Die üblichen Fragen. Öffnungszeiten, Adresse, ob es einen Ersatzwagen gibt, Zahlungsarten. Mit Ihren Informationen und nichts darüber hinaus.

Besonders deutlich wird der Unterschied, wenn im Herbst alle gleichzeitig ihre Winterreifen wollen. Jeder bekommt sofort eine Antwort mit einem echten Termin, statt dass das Telefon den ganzen Vormittag durchklingelt.

Was früher mehrere Anrufe für ein einziges Auto waren (Termin ausmachen, nach dem Preis fragen, den Kostenvoranschlag freigeben, fragen, ob es fertig ist, Bescheid sagen, dass man es holt), wird zu einem Gespräch, das der Kunde auf dem Handy hat und die Werkstatt auch.

Was er nicht macht

• Er stellt keine Diagnose. Weder per Foto noch per Sprachnachricht noch bei „macht so ein komisches Geräusch“. Das entscheidet der Mechaniker mit dem Auto vor sich.
• Er erfindet keine Preise und verhandelt keine Rabatte. Er antwortet mit Ihrer Preisliste, und was nicht darin steht, fragt er nach.
• Er verspricht keine Fristen, die nicht von ihm abhängen. Fehlt ein Ersatzteil, erfindet er nicht, wann es kommt. Er antwortet mit dem, was die Werkstatt ihm gesagt hat, oder fragt einen Menschen.
• Er ersetzt Sie nicht. Jeder Kunde kann „Mensch“ schreiben und mit Ihnen oder der Person sprechen, die Sie festlegen.

Ein Tag mit Conserjía

Sie öffnen das Tor um acht, und der Kalender ist aktuell. Die Autos, die heute kommen, haben ihren Termin, und wer gestern Abend angefragt hat, kommt mit Foto, Modell und dem, was ihm aufgefallen ist. Am Vormittag schreibt der Mechaniker den Kostenvoranschlag für den Ibiza mit den Bremsen. Der Assistent schickt ihn dem Kunden, und sobald der mit „Machen Sie“ antwortet, geht die Arbeit los, mit der Freigabe schriftlich im Chat.

In der Zwischenzeit wird das WhatsApp von selbst beantwortet: neue Termine, Verschiebungen, das „Ist mein Auto schon fertig?“. Was der Assistent nicht lösen kann (eine Reklamation, ein seltsamer Defekt, ein Kunde, der mit dem Chef sprechen will), landet mit dem Gespräch bei einem Menschen, und so bleibt keine Nachricht unbeantwortet. Am Nachmittag wird jedes fertige Auto zu einer Nachricht an den Kunden mit der Abholzeit, ohne dass jemand den Schraubenschlüssel weglegt, um sie zu schreiben.

Zum Feierabend haben Sie in einer Übersicht, was passiert ist: wie viele Gespräche, wie viele neue Termine und welche Gespräche an einen Menschen gingen und warum. Einmal im Monat gehen wir das mit Ihnen in Zahlen durch und stellen nach, was nötig ist: eine Arbeit, die länger dauert als eingetragen, ein geänderter Preis, eine Frage, auf die der Assistent keine Antwort wusste.

Klingelt in Ihrer Werkstatt vor allem das Telefon, nimmt derselbe Assistent auch die Anrufe auf Ihrer bisherigen Nummer an, wie ein Anrufbeantworter, der außerdem Termine vergibt. Das erklären wir beim KI-Telefonassistenten.

Der Assistent stellt sich in der ersten Nachricht als KI-Assistent vor, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt, und bietet immer an, mit jemandem aus dem Team zu sprechen. Die Gespräche werden in der Europäischen Union gespeichert (das Sprachmodell ist ein Auftragsverarbeiter in den USA mit Standardvertragsklauseln, wie die Datenschutzerklärung auf Spanisch erläutert), und das WhatsApp-Konto gehört Ihnen, auf den Namen Ihrer Werkstatt.

Für wen es passt

Für freie Kfz-Werkstätten, Karosserie- und Lackierbetriebe, Reifenhändler und Motorradwerkstätten und für andere Dienstleister mit Terminen, bei denen derjenige, der die Kunden betreut, auch selbst arbeitet. Es funktioniert mit einer Hebebühne genauso wie mit sechs, weil Ihr Kalender den Takt vorgibt. Und es hilft vor allem dort, wo das Büro eine einzige Person ist, die gleichzeitig Annahme, Einkauf und Kasse macht.

Hängt das WhatsApp der Werkstatt noch am privaten Handy, lesen Sie, wie Sie WhatsApp Business mit Ihrer Festnetznummer einrichten. Sind es wenige Nachrichten am Tag, reichen die Schnellantworten von WhatsApp Business und eine gut geschriebene Abwesenheitsnachricht. Stapeln sie sich, während Sie arbeiten, fordern Sie die Demo an. Das ist ein 30-minütiger Videoanruf, wir antworten innerhalb von 24 Stunden an Werktagen, und die Einrichtung dauert drei Wochen.