La tua officina risponde mentre tu sei sotto una macchina

Cosa fa in un’officina

In un’officina chi risponde al telefono è lo stesso che sta sotto la macchina. WhatsApp si guarda con le mani sporche di grasso o non si guarda, e i messaggi si accumulano: «quando me la potete vedere?», la foto di una spia accesa, «la mia macchina è pronta?». Ognuno riceve risposta tardi o interrompe un lavoro a metà, e il cliente che non riceve risposta chiama un’altra officina.

Conserjía risponde al WhatsApp Business dell’officina in meno di un minuto, a qualsiasi ora, con l’agenda reale davanti:

• Appuntamenti. Tagliando, revisione, cambio olio, gomme, freni: con gli orari liberi reali e la durata di ogni lavoro, così non arrivano tre auto alla stessa ora per un solo ponte.
• Foto e dati del guasto. Raccoglie la foto della spia o del pezzo, il modello, l’anno e quello che nota il cliente, e lascia tutto nell’appuntamento. Il meccanico arriva all’auto sapendo cosa cercare, e nessuno deve richiamare dopo per chiederlo.
• Preventivi. I prezzi fissi che gli dai tu, così come sono. Quelli che dipendono dal vedere l’auto li scrive l’officina; l’assistente li manda al cliente e raccoglie il suo «procedete» per iscritto, prima di toccare qualsiasi cosa.
• Avviso di auto pronta. Quando l’officina dà il lavoro per finito, l’assistente avvisa il cliente con quello che gli dici tu (importo, orario di ritiro) e risponde alle sue domande.
• Promemoria. Il giorno prima dell’appuntamento, con la possibilità di spostarlo, così un orario che stava per restare vuoto torna in agenda.
• Domande di sempre. Orari, indirizzo, se c’è l’auto di cortesia, metodi di pagamento. Con le tue informazioni e nient’altro.

Quelle che prima erano diverse telefonate per una sola auto (chiedere l’appuntamento, chiedere il prezzo, approvare il preventivo, chiedere se è pronta, avvisare che si passa a ritirarla) diventano una conversazione che il cliente tiene salvata sul telefono, e l’officina pure.

Cosa non fa

• Non fa diagnosi. Né da una foto, né da un vocale, né da un «fa un rumore strano». Lo decide il meccanico con l’auto davanti.
• Non inventa prezzi e non tratta sconti. Risponde con il tuo listino, e quello che non c’è lo chiede.
• Non promette tempi che non dipendono da lui. Se manca un ricambio, non si inventa quando arriva: risponde con quello che gli ha detto l’officina o lo chiede a una persona.
• Non ti sostituisce. Qualsiasi cliente può scrivere «persona» e parlare con te o con chi indichi tu.

Com’è una giornata con Conserjía

Alzi la saracinesca alle otto con l’agenda aggiornata. Le auto che entrano oggi hanno il loro appuntamento, e quelle che hanno chiesto un orario ieri sera arrivano con foto, modello e quello che nota il cliente. A metà mattina il meccanico scrive il preventivo della Ibiza dei freni; l’assistente lo manda al cliente e, appena risponde «procedete», il lavoro parte con l’approvazione per iscritto nella chat.

Nel frattempo WhatsApp riceve risposta da solo: nuovi appuntamenti, spostamenti, il «la mia macchina è pronta?». Quello che l’assistente non sa risolvere (un reclamo, un guasto strano, un cliente che vuole parlare con il titolare) arriva a una persona con la conversazione davanti, quindi nessun messaggio resta senza risposta. Nel pomeriggio ogni auto finita è un avviso al cliente con l’orario di ritiro, senza che nessuno posi la chiave inglese per scriverlo.

A fine giornata trovi in un riepilogo quello che è successo: quante conversazioni, quanti appuntamenti nuovi e quali conversazioni sono passate a una persona e perché. Una volta al mese lo rivediamo con te con le cifre, per sistemare quello che serve: un lavoro che dura più del previsto, un prezzo cambiato, una domanda a cui l’assistente non sapeva rispondere.

Se nella tua officina quello che suona di più è il telefono, lo stesso assistente può rispondere alle chiamate sul tuo numero di sempre, come una segreteria telefonica che in più fissa appuntamenti. Lo raccontiamo nella pagina dell’assistente vocale.

L’assistente si presenta come assistente IA nel primo messaggio, come chiede il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50), e offre sempre di parlare con qualcuno del team. Le conversazioni sono ospitate nell’Unione europea (il modello linguistico è un responsabile del trattamento negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo, come spiega l’informativa sulla privacy, in spagnolo) e l’account WhatsApp è tuo, intestato alla tua officina.

Per chi è

Per officine meccaniche di quartiere, carrozzerie, gommisti e officine moto, e per altri servizi su appuntamento in cui chi risponde è lo stesso che lavora. Funziona allo stesso modo con un ponte e con sei, perché a comandare è la tua agenda. E serve soprattutto dove l’ufficio è una sola persona che fa insieme da accettazione, da acquisti e da cassa.

Se quelle che ti sfuggono sono chiamate e non messaggi, comincia a contarle per una settimana: quante, a che ora, per cosa. Se sono pochi messaggi al giorno, ti bastano le risposte rapide di WhatsApp Business e un messaggio di assenza scritto bene. Se si accumulano mentre lavori, richiedi la demo. È una videochiamata di 30 minuti, ti rispondiamo entro 24 ore lavorative e per partire servono tre settimane.