Risposta automatica su WhatsApp Business: benvenuto, assenza e modelli

Le due risposte automatiche che esistono

Nell’app WhatsApp Business i messaggi che partono da soli sono esattamente due, e conviene saperlo prima di cercarne un terzo:

• Messaggio di benvenuto. Parte una sola volta verso chi ti scrive per la prima volta, oppure verso chi torna a scriverti dopo 14 giorni di chat inattiva, secondo il Centro assistenza di WhatsApp.
• Messaggio di assenza. Parte verso chi ti scrive negli orari in cui non ci sei: fuori dall’orario di apertura, in una fascia che decidi tu o sempre, per esempio durante le ferie.

Le risposte rapide non sono automatiche: sono scorciatoie che lanci tu scrivendo «/». E una risposta che cambia in base a quello che chiede il cliente, tra gli strumenti di base dell’app, non c’è. Per quella serve un assistente sulla WhatsApp Business Platform, come vediamo alla fine.

Come si impostano

Sul telefono, in WhatsApp Business, apri la scheda Strumenti e tocca Messaggio di benvenuto o Messaggio d’assenza. Attiva l’invio, tocca il testo per scriverlo e salva.

Per l’assenza, in Programma scegli una delle tre opzioni previste dal Centro assistenza:

• Invia sempre: utile per le ferie o una chiusura per lavori.
• Programmazione personalizzata: solo nel periodo che indichi tu.
• Al di fuori degli orari di apertura: usa l’orario del profilo aziendale, giorno per giorno. È l’opzione giusta per chi fa orario spezzato o il sabato apre solo la mattina, e compare solo se l’orario nel profilo è compilato.

In Destinatari puoi scegliere tra «Tutti», «Tutti quelli non in rubrica», «Tutti, eccetto…» e «Invia solo a…». Di solito va bene «Tutti», a meno che tu non voglia escludere i fornitori che ti scrivono la sera e non hanno bisogno dell’avviso.

Se il benvenuto non parte, controlla tre cose: che i destinatari non escludano chi ti ha scritto, che quella persona non ti abbia scritto negli ultimi 14 giorni e che non sia collegato Meta Business Agent, l’agente di IA di Meta: quando è attivo, il benvenuto si disattiva da solo, dice il Centro assistenza.

Come scriverne uno che funziona

Tre regole, rispettate in tutti i testi qui sotto:

1. Di’ quando risponderai, non che «sei occupato». «Domani dalle 9:30» tranquillizza; «a breve» no.
2. Lascia fatto quello che si può fare senza di te: l’indirizzo, il link al menù, come arrivare. Ogni domanda a cui risponde il messaggio è una a cui non dovrai rispondere tu.
3. Chiedi quello che ti servirà per rispondere in fretta. «Dimmi per quanti e che giorno» trasforma una conversazione di sei messaggi in una di due.

E scrivi pensando che lo stesso cliente possa leggerlo più di una volta: se ti scrive di nuovo fuori orario, il messaggio di assenza può ripartire.

Dodici testi da copiare, per attività

Ristorante · benvenuto

Ciao, grazie per aver scritto a Casa Mar. Per prenotare dimmi giorno, ora e quanti siete e ti confermo subito. Il menù è su casamar.es/carta.

Ristorante · assenza

In questo momento siamo in pieno servizio e non riusciamo a seguire la chat. Se la prenotazione è per stasera chiamaci al 91 000 00 00; se è per un altro giorno lasciaci giorno, ora e numero di persone e ti confermiamo appena usciamo dalla cucina.

Parrucchiere · benvenuto

Ciao! Ti scrive lo staff di Lola Peluquería. Per un appuntamento dimmi che servizio vuoi e che giorno ti va bene. Siamo aperti dal martedì al sabato, dalle 10 alle 20.

Parrucchiere · assenza

Siamo chiusi fino a domani alle 10. Lasciaci qui il servizio e il giorno che preferisci e ti diamo un orario appena apriamo.

Studio dentistico · benvenuto

Ciao, hai scritto a Clínica Alameda. Se vuoi prenotare o spostare un appuntamento, dicci il tuo nome e di cosa hai bisogno e ti rispondiamo in orario di studio (dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 20). Per un’urgenza chiama il 91 000 00 00.

Studio dentistico · assenza

Lo studio è chiuso. Ti rispondiamo domani dalle 9. Per un’urgenza dentale fuori orario chiama il 91 000 00 00.

Fisioterapia · benvenuto

Ciao, ti scrive lo staff di Fisio Centro. Raccontaci in una riga cosa ti succede e quali giorni ti vanno bene, e ti proponiamo un orario con il fisioterapista giusto.

Fisioterapia · assenza

Siamo in seduta e non possiamo guardare il telefono. Lascia pure il tuo messaggio: ti rispondiamo tra un paziente e l’altro, di solito entro due ore.

Officina · benvenuto

Ciao, hai scritto a Talleres Norte. Per un preventivo dicci targa e cosa ha la macchina; per lasciarla da noi, che giorno ti va bene. Siamo aperti dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 18.

Officina · assenza

L’officina è chiusa. Lascia targa e quello che ti serve e ti rispondiamo domattina presto, prima di aprire.

Scuola · benvenuto

Ciao! Grazie per aver scritto ad Academia Sur. Dicci il corso o la materia e l’età di chi deve frequentare, e ti mandiamo orari e una lezione di prova gratuita.

Scuola · assenza

Stiamo facendo lezione e ti rispondiamo alla fine (dalle 20:30). Se è per una lezione di prova, dicci corso e orario che preferisci e te la teniamo prenotata.

Nomi e numeri di telefono sono inventati. Passa dal tu al Lei se la tua clientela lo preferisce, e non scrivere mai un orario di risposta che non rispetterai.

Quello che nessuna risposta automatica fa

Questi testi evitano che il cliente si senta ignorato. Non evitano il lavoro: il giorno dopo bisogna comunque leggere, guardare l’agenda, rispondere, segnare e, se c’è una caparra, incassarla. E hanno tre limiti che non si superano scrivendoli meglio:

• Non capiscono. Il benvenuto dice la stessa cosa a chi chiede un prezzo, a chi vuole disdire e a chi ha sbagliato numero.
• Non fanno nulla. Non guardano l’agenda, non prenotano, non incassano, non avvisano nessuno.
• Non seguono la conversazione. Il cliente risponde al messaggio automatico e quel secondo messaggio resta senza risposta finché non arrivi tu.

Per questo serve un assistente vero sulla WhatsApp Business Platform: uno che legga cosa scrive il cliente, guardi l’agenda reale, prenoti, incassi la caparra e passi a una persona quando serve. È quello che Conserjía monta e cura per le piccole attività, e per legge si presenta come assistente di IA nel primo messaggio (art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale, applicabile dal 2 agosto 2026). Puoi vederlo con i tuoi casi nella demo. Prima, però, vale la pena capire cosa fa e cosa non fa un chatbot WhatsApp, perché metà del problema si risolve con il metodo e l’altra metà con lo strumento giusto.