Automatisch antwoord op WhatsApp Business: welkomst, afwezigheid en voorbeelden

De twee automatische berichten die er zijn

WhatsApp Business heeft twee vaste automatische berichten, en dat is goed om te weten voordat je naar een derde zoekt:

• Welkomstbericht, in de app Begroeting genoemd. Volgens de helppagina van WhatsApp (geraadpleegd op 23 september 2026) gaat het naar wie je voor het eerst schrijft, en naar wie na 14 dagen stilte in de chat weer iets stuurt. Schreef de klant je in de afgelopen 14 dagen, dan krijgt hij het niet.
• Afwezigheidsbericht. Gaat naar wie je schrijft buiten de tijden die jij instelt, of altijd, als je het op ‘Verstuur altijd’ zet, bijvoorbeeld tijdens de vakantie.

Snelle antwoorden zijn niet automatisch: het zijn sneltoetsen die jij zelf start door ‘/’ te typen. Reageren op wat de klant vraagt, kunnen de twee vaste berichten niet. Meta rolt daarvoor een eigen AI-agent in de app uit, de Meta Business Agent (tabblad Tools → AI-agent), volgens de helppagina alleen in een beperkt aantal landen en voor bedrijven die in aanmerking komen. Staat hij aan, dan zet de app je begroeting uit.

Zo stel je ze in

In de app: tabblad Tools → Begroeting of Afwezigheidsbericht. Zet het verzenden aan, bewerk de tekst en sla op.

Voor het afwezigheidsbericht kies je bij Plannen een van drie opties, zo staat het in de helppagina over afwezigheidsberichten:

• Verstuur altijd: handig tijdens vakantie of een verbouwing.
• Aangepaste planning: alleen in de periode die jij aangeeft.
• Buiten openingstijden: gebruikt de openingstijden uit je bedrijfsprofiel, dag voor dag. De goede keuze voor een zaak met een middagpauze of andere tijden op zaterdag. Staan er geen openingstijden in je profiel, dan zie je deze optie niet.

Bij Ontvangers kies je ‘Iedereen’, tenzij je opgeslagen contacten wilt overslaan (leveranciers die ’s avonds appen). En één ding dat veel mensen niet weten: volgens dezelfde helppagina moet je telefoon internet hebben om het bericht te kunnen versturen. Een telefoon die ’s nachts uit staat, stuurt dus niets.

Zo schrijf je er een die werkt

Drie regels die in alle teksten hieronder terugkomen:

1. Zeg wanneer je antwoordt, niet dat je ‘druk bent’. ‘Morgen vanaf 9.30 uur’ stelt gerust; ‘zo snel mogelijk’ niet.
2. Regel alvast wat zonder jou kan: het adres, de link naar de menukaart, de route.
3. Vraag wat je nodig hebt om snel te antwoorden. ‘Laat weten met hoeveel personen en welke dag’ maakt van een gesprek van zes berichten er één van twee.

Twaalf teksten om over te nemen, per branche

Restaurant · welkomst

Hallo, leuk dat je Casa Mar een bericht stuurt. Voor een reservering: laat dag, tijd en aantal personen weten, dan bevestig ik het meteen. De menukaart staat op casamar.es/carta.

Restaurant · afwezig

We zitten midden in de service en kunnen de chat nu niet bijhouden. Is het een reservering voor vandaag, bel ons dan op 91 000 00 00. Voor een andere dag: laat dag, tijd en aantal personen achter, dan bevestigen we zodra we uit de keuken zijn.

Kapper · welkomst

Hoi! Je spreekt met het team van Lola Peluquería. Laat weten welke behandeling je wilt en welke dag je uitkomt, dan plannen we je in. We zijn open van dinsdag tot en met zaterdag, van 10 tot 20 uur.

Kapper · afwezig

We zijn gesloten tot morgen 10 uur. Laat hier de behandeling en je voorkeursdag achter, dan krijg je een tijd zodra we open zijn.

Tandarts · welkomst

Hallo, je hebt Clínica Alameda een bericht gestuurd. Wil je een afspraak maken of verzetten, laat dan je naam weten en waarvoor het is, dan antwoorden we tijdens spreekuur (maandag tot en met vrijdag, 9 tot 20 uur). Heb je spoed, bel dan 91 000 00 00.

Tandarts · afwezig

De praktijk is gesloten. We antwoorden je morgen vanaf 9 uur. Bij tandheelkundige spoed buiten openingstijden: bel 91 000 00 00.

Fysiotherapie · welkomst

Hallo, je spreekt met het team van Fisio Centro. Vertel in één zin waar je last van hebt en welke dagen je kunt, dan stellen we een tijd voor bij de juiste fysiotherapeut.

Fysiotherapie · afwezig

We zijn aan het behandelen en kunnen nu niet op de telefoon kijken. Laat je bericht achter, we antwoorden tussen twee patiënten door, meestal binnen twee uur.

Garage · welkomst

Hallo, je hebt Talleres Norte een bericht gestuurd. Voor een offerte: stuur je kenteken en wat er met de auto is. Wil je hem brengen, laat dan weten welke dag je uitkomt. We zijn open van maandag tot en met vrijdag, van 8 tot 18 uur.

Garage · afwezig

De garage is gesloten. Laat je kenteken achter en wat je nodig hebt, dan antwoorden we morgenochtend als eerste, nog voor we opengaan.

Bijles · welkomst

Hoi! Leuk dat je Academia Sur een bericht stuurt. Laat weten om welk vak of welke cursus het gaat en hoe oud de leerling is, dan sturen we de lestijden en een gratis proefles.

Bijles · afwezig

We geven nu les en antwoorden als we klaar zijn (vanaf 20.30 uur). Is het voor een proefles, laat dan de cursus en je voorkeurstijd weten, dan houden we een plek voor je vrij.

De namen en nummers zijn verzonnen. Spreek je je klanten liever met ‘u’ aan, pas de teksten dan aan, en zet er nooit een reactietijd in die je niet waarmaakt.

Wat geen enkel automatisch bericht doet

Deze teksten zorgen dat een klant zich niet genegeerd voelt. Het werk nemen ze niet weg: de volgende dag moet er nog steeds gelezen, in de agenda gekeken, geantwoord, genoteerd en, bij een aanbetaling, afgerekend worden. En ze hebben drie grenzen die je met betere teksten niet oplost:

• Ze begrijpen niets. De begroeting zegt hetzelfde tegen wie naar een prijs vraagt, wie wil afzeggen en wie zich in het nummer heeft vergist.
• Ze doen niets. Ze kijken niet in de agenda, plannen niets in, rekenen niets af en waarschuwen niemand.
• Ze volgen het gesprek niet. Antwoordt de klant op het automatische bericht, dan blijft dat tweede bericht liggen tot jij er bent.

Daarvoor heb je een assistent nodig die leest wat de klant schrijft, in je echte agenda kijkt, inplant, de aanbetaling vraagt en een mens inschakelt als dat nodig is. Dat zet Conserjía op het WhatsApp Business Platform op voor kleine bedrijven, en volgens de Europese AI-verordening zegt die assistent in het eerste bericht dat hij een AI is. Wat zo’n assistent wel en niet kan, lees je in een WhatsApp-chatbot voor een klein bedrijf.