Je school beantwoordt ouders terwijl jij lesgeeft

Wat hij doet in een bijlesinstituut of taalschool

Voor een school met cursussen draait het hele jaar om september. Ouders vragen allemaal tegelijk naar roosters, prijzen, plaatsen en of hun kind een proefles kan doen, en dat doen ze na het eten, als er op het secretariaat niemand meer is. Het zijn steeds dezelfde vragen, en het bericht dat pas de volgende dag rond het middaguur wordt beantwoord, komt soms te laat: dat gezin heeft zich al ergens anders ingeschreven.

Conserjía beantwoordt die WhatsApp binnen een minuut, op elk moment, met de informatie van de cursus en de echte vrije plaatsen:

• Roosters en plaatsen. Welke groepen er zijn, op welke tijden en hoeveel plaatsen er in elke groep over zijn, volgens de lijsten die jij bijhoudt.
• Proeflessen. Hij schrijft wie wil proberen in bij een groep met ruimte, stuurt een herinnering en vertelt na de les hoe je een plaats vastlegt.
• Plaatsreservering en inschrijving. Als jij dat wilt, met een betaling in de chat via Bizum of kaart. De plaats is gereserveerd zodra de betaling binnen is.
• Roosterwijzigingen en lessenpakketten. ‘Kan mijn dochter naar de groep van dinsdag?’ regelt hij als er plek is; zo niet, dan geeft hij het door aan een mens.
• Afmelden en inhalen. Wie niet kan komen, meldt zich af via WhatsApp, en als jouw regels het toestaan, biedt de assistent aan om de les in te halen in een andere groep met plek.
• De vaste vragen. Prijzen, jaarkalender, vakanties, lesmateriaal, route. Met jouw informatie en niets anders.

Alles komt uit dezelfde informatie, die jij aanlevert en bijhoudt. Raakt een groep om elf uur ’s avonds vol, dan wordt hij om één over elf niet meer aangeboden, en hoeft niemand een gezin te bellen om te zeggen dat de beloofde plaats niet bestaat.

Bij bijles en huiswerkbegeleiding is degene die schrijft vaak niet de leerling maar een ouder, en soms voor twee kinderen tegelijk. De assistent houdt in hetzelfde gesprek de groepen van allebei bij: de oudste in de groep van 18:00 uur, de jongste in die van 17:00 uur, elke groep met eigen plaatsen en een eigen rooster, zonder door elkaar te halen wat voor het ene leerjaar geldt en wat voor het andere.

Wat hij niet doet

• Hij beoordeelt niemand. Hij neemt geen niveautests af en beslist niet in welke groep een leerling past als jouw regels dat niet zeggen; dat beslist de docent.
• Hij praat niet over leerlingen. Geen cijfers, geen vorderingen, geen gedrag: dat is iets tussen de docent en de ouders.
• Hij beslist niet over uitzonderingen. Kortingen, regelingen, een volle groep waar ‘er nog wel eentje bij kan’: jouw prijzen en regels gelden zoals ze zijn, en de rest beslist een mens.
• Hij vervangt het secretariaat niet. Elke ouder kan ‘mens’ typen en met iemand van het team praten.

Zo verloopt een dag met Conserjía

Een dag in september. Je opent het secretariaat ’s middags en wat er gisteravond binnenkwam, is al geregeld: de vragen over roosters beantwoord, de proeflessen van deze week ingepland en de eerste plaatsen gereserveerd met hun betaling. Er ligt geen lijst met berichten te wachten tot iemand even tijd heeft. En zit de groep die iemand wil vol, dan stelt hij de groepen met plek voor; wie liever wacht op een plaats in de volle groep, gaat met naam en gewenste tijd naar het secretariaat.

Terwijl jij lesgeeft, helpt de assistent de ouders die na hun werk schrijven. Wat hij niet kan oplossen (een gezin met een bijzondere situatie, een groepswissel die niet past, een klacht) komt bij een mens terecht met het gesprek erbij, dus geen enkel bericht blijft onbeantwoord. De dag voor elke proefles gaat de herinnering de deur uit, en wie niet kan, meldt zich af en maakt plaats voor iemand anders.

Na sluitingstijd heb je in één overzicht wat er is gebeurd: hoeveel gesprekken, hoeveel proeflessen en gereserveerde plaatsen, hoeveel betalingen ontvangen en welke gesprekken naar een mens gingen en waarom. Eén keer per maand nemen we het met je door, met cijfers, om roosters, prijzen of de vragen waar de assistent geen antwoord op had bij te stellen.

De assistent praat zoals jouw school, met de namen van jouw groepen en jouw manier van omgaan met ouders. Hij stelt zich in het eerste bericht voor als AI-assistent, zoals de Europese AI-verordening (artikel 50) vereist, en biedt altijd aan om met iemand van het team te praten. De gesprekken worden opgeslagen in de Europese Unie (het taalmodel is een verwerker in de Verenigde Staten met modelcontractbepalingen, zoals het privacybeleid uitlegt, in het Spaans) en het WhatsApp-account is van jou, op naam van je school.

Voor wie het is

Voor bijlesinstituten, huiswerkbegeleiding, taalscholen, muziekscholen, dansscholen en studio’s voor pilates of yoga met lessen in groepen: zaken met een piek aan vragen aan het begin van het schooljaar en een secretariaat dat het niet bijhoudt. Het werkt even goed met drie groepen als met dertig, want jouw lijsten zijn de maat.

Krijg je weinig vragen, dan heb je het niet nodig: met een welkomstbericht met je roosters en prijzen en de snelle antwoorden van WhatsApp Business red je het, en gebruik je de app nog niet, begin dan bij wat WhatsApp Business is. Staat je telefoon in september roodgloeiend, vraag de demo dan op tijd aan: een videogesprek van 30 minuten, je hoort binnen 24 uur op werkdagen van ons en de opstart duurt drie weken.