Je salon plant afspraken in terwijl jouw handen bezig zijn

Wat hij doet in een kapsalon of schoonheidssalon

In een salon gaat de WhatsApp als je handen in iemands haar zitten. ‘Hoe lang duren highlights?’, ‘hebben jullie zaterdagochtend nog iets?’, ‘kan die van donderdag naar vrijdag?’. Je antwoordt in de pauze of na sluitingstijd, en tegen die tijd heeft een deel al ergens anders geboekt. Een ander deel dringt niet eens aan: wie niet snel antwoord krijgt, probeert de salon verderop, waar misschien wel iemand op de telefoon let.

Conserjía beantwoordt die WhatsApp binnen een minuut, op elk moment, met de echte agenda van de salon erbij:

• Afspraken per behandeling en per medewerker. Knippen duurt niet even lang als highlights of een gezichtsbehandeling. De assistent weet dat en biedt alleen tijden aan waarin de hele behandeling past, bij de persoon die de klant wil. Geen dubbele boekingen, geen overlap.
• Bevestiging in dezelfde chat. Dag, tijd, behandeling en wie hem doet, in één bericht dat de klant terugvindt als ze het de avond ervoor zoekt.
• Herinnering met antwoord. De dag ervoor, met de mogelijkheid om te bevestigen, te verzetten of te annuleren. Wie niet zou komen, laat het weten, en die plek staat op tijd weer vrij voor iemand anders.
• Verzetten en annuleren. ‘Kan het ook vrijdag?’ regelt hij zelf: hij geeft de oude afspraak vrij, stelt twee tijden voor en bevestigt de nieuwe.
• Aanbetaling bij lange behandelingen. Jij kiest bij welke (een kleuring, een behandeling van negentig minuten, een bruidskapsel) en hoeveel. De afspraak is bevestigd zodra de aanbetaling binnen is, met Bizum of kaart.
• Prijzen en de vaste vragen. Tarieven, behandelduur, openingstijden, adres, of je met gewassen haar moet komen. Met de informatie die jij hem geeft, geen regel meer.

Het is wat je zelf zou doen als je handen vrij waren. Het verschil is dat het gebeurt om tien uur ’s avonds op een zondag, of om vijf uur ’s middags met een klant bij de wasbak en een ander die op de föhn wacht.

Wat hij niet doet

• Hij geeft geen advies over haar, huid of een behandeling. Vraagt iemand of blond haar goed staat, of wil iemand weten of een kleuring kan met een allergie, dan geeft hij het door aan wie jij aanwijst.
• Hij verzint geen prijzen of behandeltijden en geeft geen korting. Hij antwoordt met jouw tarieven en niets anders. Staat een behandeling er niet in, dan zegt hij dat en vraagt hij het na.
• Hij beslist niet over gevoelige zaken. Een klacht, een kleurcorrectie of een klant die per se bij een medewerker wil die op vakantie is, komen bij een mens terecht, met het hele gesprek erbij.
• Hij vervangt je niet. Elke klant kan ‘mens’ typen en met jou praten, of met wie jij aanwijst.

Zo verloopt een dag met Conserjía

Je opent om tien uur met een bijgewerkte agenda. Wat er gisteravond binnenkwam, staat erin, elke afspraak bij de juiste medewerker en met de juiste behandeling, en de lange met de aanbetaling al betaald. De annulering van 12:00 uur is geen dood gat: die tijd staat vrij in de agenda sinds de klant het liet weten, en de assistent biedt hem aan de eerste die naar vanochtend vraagt.

Overdag wordt elk bericht beantwoord zonder dat iemand de schaar neerlegt of de handschoenen uittrekt. Wat de assistent niet kan oplossen, blijft niet hangen: hij waarschuwt jou of wie jij aanwijst, met het gesprek erbij, en de klant weet dat er een mens gaat antwoorden. Daarom zijn er nul onbeantwoorde berichten. ’s Middags gaan de herinneringen voor de afspraken van morgen de deur uit, en de antwoorden (‘ja’, ‘kan het om 12 uur?’, ‘ik kan toch niet’) verwerkt hij zelf.

Na sluitingstijd heb je in één overzicht wat er is gebeurd: hoeveel gesprekken, hoeveel nieuwe afspraken, hoeveel aanbetalingen ontvangen en welke gesprekken naar een mens gingen en waarom. Eén keer per maand nemen we het met je door, met cijfers, om bij te stellen wat nodig is: een behandeltijd die niet klopte, een behandeling die niemand bij die naam vroeg, een prijs die veranderd is.

De assistent praat zoals jouw salon, met jouw namen voor behandelingen en jouw manier van omgaan met mensen. Hij stelt zich in het eerste bericht voor als AI-assistent, zoals de Europese AI-verordening (artikel 50) vereist, en biedt altijd aan om met iemand van het team te praten. De gesprekken worden opgeslagen in de Europese Unie (het taalmodel is een verwerker in de Verenigde Staten met modelcontractbepalingen, zoals het privacybeleid uitlegt, in het Spaans) en het WhatsApp-account is van jou, op naam van je bedrijf.

Voor wie het is

Voor kapsalons, barbershops, schoonheidssalons, nagel- en wimperstudio’s en behandelsalons die afspraken via WhatsApp maken en niemand vrij hebben voor de telefoon. Het werkt even goed met één persoon als met een heel team, want elke medewerker heeft een eigen agenda en eigen behandelingen.

We gebruiken het zelf. Conserjía is een merk van Vera Senses SL, en de schoonheidsstudio van dat bedrijf in Madrid beantwoordt zo sinds de zomer van 2026 zijn boekingen via WhatsApp en Instagram.

Krijg je drie of vier berichten per dag, dan heb je het niet nodig: met de snelle antwoorden van WhatsApp Business en een goed automatisch antwoord houd je het prima zelf bij. Zijn het er veel meer en antwoord je te laat, vraag dan de demo aan. Dat is een videogesprek van 30 minuten, en als je drie echte gesprekken uit je WhatsApp meeneemt, bekijken we ze in je eigen agenda. De opstart duurt drie weken.