Votre cabinet répond entre deux patients, pas après la fermeture

Ce qu’il fait dans un cabinet de kinésithérapie

En kiné, le téléphone sonne au milieu d’une séance, les mains occupées et le patient sur la table. Répondre oblige à s’arrêter, ou à attendre le battement entre deux patients, qui n’existe presque jamais. Et le message qui attend, c’est souvent quelqu’un avec une contracture qui cherche un rendez-vous pour aujourd’hui et qui, sans réponse, le trouvera ailleurs.

Conserjía répond sur ce WhatsApp en moins d’une minute, à toute heure, avec le vrai agenda de chaque kiné :

• Rendez-vous par praticien et par type de séance. Bilan, séance de suivi, séances plus longues ou plus courtes : chacune avec sa durée et avec la personne qui la fait.
• Forfaits et séances prescrites. Il réserve sur le forfait, décompte la séance et dit combien il en reste, à partir des données que vous tenez à jour.
• Créneaux de dernière minute. Une annulation à midi libère l’après-midi. Le créneau revient dans l’agenda à ce moment-là et l’assistant le propose à celui qui demande un rendez-vous pour aujourd’hui.
• La séance suivante, dans la même conversation. Le patient qui vient deux fois par semaine réserve la prochaine sans avoir à réécrire.
• Rappel la veille. Avec la possibilité de confirmer, déplacer ou annuler, pour qu’un créneau qui allait rester vide puisse servir.
• Questions de toujours. Tarifs, horaires, accès, tiers payant, quoi apporter à la première séance (l’ordonnance, la carte Vitale). Avec vos informations et rien d’autre.

L’agenda de rendez-vous sur WhatsApp fonctionne comme celui du comptoir : chaque kiné avec ses jours, ses heures et ses types de séance. L’assistant ne met pas un bilan dans un créneau de suivi et ne donne pas rendez-vous avec quelqu’un qui ne consulte pas ce jour-là.

Ce qu’il ne fait pas

• Il ne diagnostique pas et ne conseille pas. Il ne dit pas quel exercice faire, s’il faut mettre du chaud ou du froid, ni d’où vient une douleur.
• Il n’évalue pas les urgences. Si quelqu’un parle d’une chute, d’une douleur qui ne passe pas ou de quelque chose qui ne relève pas d’une consultation, il transmet à la personne que vous indiquez ou donne le numéro d’urgence s’il n’y a personne. Ce n’est pas un service d’urgences.
• Il ne décide pas d’exceptions. Vos règles d’annulation, vos tarifs et vos forfaits s’appliquent tels quels ; ce qui sort du cadre, c’est une personne qui le décide.
• Il ne vous remplace pas. N’importe quel patient peut écrire « personne » et vous parler.

Ce qu’un patient écrit à son kiné peut être une donnée de santé, et le RGPD protège ces données comme une catégorie particulière. Conserjía les traite comme l’exige le règlement ; la façon dont il le fait est expliquée dans la politique de confidentialité (en espagnol).

Comment se passe une journée avec Conserjía

Vous arrivez à huit heures et demie avec l’agenda à jour. Les rendez-vous arrivés la veille au soir sont placés avec leur kiné, les séances décomptées de chaque forfait et les changements faits. Le patient qui, à onze heures du soir, a déplacé sa séance du jour a déjà un nouvel horaire, et son créneau est libre. Entre deux séances, pas besoin de regarder le téléphone : l’assistant a déjà répondu, et ce qui demandait une personne (une question sur un traitement, un patient qui ne se sent pas bien, une facture pour la mutuelle) vous attend sous forme d’alerte, avec la conversation sous les yeux. Aucun message ne reste sans réponse.

À midi, quelqu’un annule la séance de 18 h 15. Peu après, le créneau a déjà trouvé preneur, parce que quelqu’un a écrit pour l’après-midi et que l’assistant le lui a donné. En fin d’après-midi partent les rappels du lendemain. À la fermeture, vous avez sur une feuille les conversations, les rendez-vous, les changements et ceux qui sont passés à une personne, et pourquoi ; une fois par mois, nous faisons le point avec vous, chiffres à l’appui.

Beaucoup de gens préfèrent encore appeler, et dans un cabinet de kiné le téléphone pèse lourd. S’il sonne chez vous plus que vous ne pouvez répondre, le même assistant peut aussi prendre les appels et donner rendez-vous avec le même agenda : nous l’expliquons sur la page du standard téléphonique, où vous verrez pourquoi nous ne le conseillons pas en dessous de dix ou quinze appels par jour.

L’assistant se présente comme assistant IA dès le premier message, comme l’exige le règlement européen sur l’intelligence artificielle, et propose toujours de parler à quelqu’un de l’équipe. Les conversations sont hébergées dans l’Union européenne (le modèle de langage est un sous-traitant situé aux États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types) et le compte WhatsApp appartient à votre cabinet, à son nom.

Pour qui

Pour les cabinets de kinésithérapie, d’ostéopathie, de podologie et d’autres professions de santé avec un agenda par praticien, des forfaits de séances et personne de libre pour le téléphone pendant le travail. Ça fonctionne pareil pour un praticien seul que pour un cabinet de plusieurs salles, parce que chaque professionnel a son agenda. Si vous donnez aussi des cours collectifs, comme le Pilates thérapeutique ou la réathlétisation, ils se réservent par places, comme dans une école ou un studio.

Si vous recevez peu de messages et que vous y répondez en fin de journée sans que personne ne vous échappe, vous n’en avez pas besoin : avec un bon message d’absence et des rappels envoyés à la main, vous vous en sortez. Si les messages s’accumulent entre deux séances, demandez la démo. C’est un appel vidéo de 30 minutes et nous vous répondons en moins de 24 h ouvrées. Apportez trois vraies conversations de votre WhatsApp et nous les regardons sur votre propre agenda ; la mise en place prend trois semaines.