Votre restaurant répond aux réservations pendant que vous êtes en salle

Ce qu’il fait dans un restaurant

Un restaurant perd des réservations là où ça se voit le moins : sur le téléphone que personne ne regarde pendant le service. À 13 h 12 un jeudi, salle pleine, arrive un « vous avez une table pour 4 samedi ? ». La réponse part à 17 h, quand la table a déjà été réservée ailleurs.

Le WhatsApp Business du restaurant fait déjà office de ligne de réservation ; il lui manque quelqu’un pour répondre au bon moment. Conserjía répond sur ce WhatsApp avec les disponibilités réelles de votre cahier de réservations et conclut la réservation dans la même conversation :

• Nouvelles réservations. Jour, heure, nombre de couverts, salle ou terrasse, nom. S’il n’y a pas de place à cette heure-là, il propose la plus proche.
• Changements et annulations. « Finalement on sera six » ou « on ne pourra pas venir » se règlent tout seuls, et la table revient dans le cahier aussitôt.
• Carte, horaires et allergènes. Avec la carte et les informations que vous lui donnez ; ce qu’il ne sait pas, il le dit et passe la main à une personne.
• Acompte pour les groupes et les dates chargées. À partir du nombre de couverts que vous fixez, la réservation est confirmée par un paiement dans le chat. C’est la façon la plus propre d’en finir avec les tables de dix qui ne viennent pas.
• Rappel le jour même. Un message à midi avec la réservation et la possibilité d’annuler. Celui qui allait faire faux bond prévient ; les autres viennent.

Il écrit comme votre maison : le nom de vos salles, vos formules, votre façon de vous adresser aux habitués.

Ce qu’il ne fait pas

• Il n’invente ni plats, ni prix, ni ingrédients : il répond uniquement avec les informations que vous lui avez données.
• Il ne décide pas pour les grands groupes, les menus de groupe ou les fêtes : il les transmet à la personne que vous indiquez, avec toute la conversation.
• Il ne promet pas une table que le cahier n’a pas : s’il n’y a plus de place, il le dit et propose un autre horaire.
• Il ne remplace pas la personne en salle : n’importe quel client peut écrire « personne » et vous parler.

Comment se passe un service avec Conserjía

La salle s’occupe de ceux qui sont en salle. Le WhatsApp se gère tout seul, selon vos règles (quelles tables, quelles heures, quel acompte) et avec votre façon de parler.

Vous arrivez pour la mise en place avec le cahier à jour. Les réservations arrivées la veille au soir sont notées, avec le nombre de couverts, la salle ou la terrasse et les remarques pour la cuisine : un cœliaque, une chaise haute, un anniversaire. Le groupe de douze de vendredi a réglé son acompte, et une réservation qui attend encore son paiement n’est pas confirmée.

Pendant le coup de feu de midi, les messages continuent d’arriver et reçoivent une réponse en moins d’une minute. Ce que l’assistant ne doit pas trancher (une privatisation, une réclamation, un client qui veut parler au patron) arrive à une personne avec la conversation sous les yeux, si bien qu’aucun message ne reste sans réponse. À midi partent les rappels du soir ; ceux qui ne viendront pas le disent, et leur table se libère à temps pour quelqu’un d’autre.

À la fermeture, vous avez sur une feuille ce qui s’est passé : combien de conversations, combien de réservations, combien d’acomptes encaissés, et lesquelles sont passées à une personne et pourquoi. Une fois par mois, nous faisons le point avec vous, chiffres à l’appui, pour ajuster ce qu’il faut : un créneau en terrasse qui change avec la saison, une question que l’assistant ne savait pas traiter, un nouveau menu.

Si chez vous c’est surtout le téléphone qui sonne pendant le service, le même assistant peut décrocher sur votre numéro habituel et prendre la réservation dans le même cahier : c’est le standard téléphonique. Nous ne le conseillons pas en dessous de dix ou quinze appels par jour.

Il se présente comme assistant IA dès le premier message, comme l’exige le règlement européen sur l’intelligence artificielle, et propose toujours de parler à quelqu’un de l’équipe. Les conversations sont hébergées dans l’Union européenne (le modèle de langage est un sous-traitant situé aux États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types, comme le détaille la politique de confidentialité, en espagnol) et le compte WhatsApp vous appartient, au nom de votre restaurant.

Pour qui

Pour les restaurants qui reçoivent des réservations sur WhatsApp (ou qui aimeraient en recevoir) et n’ont personne pour regarder le téléphone pendant le service : bistrots, brasseries, restaurants de quartier, crêperies qui accueillent des groupes, établissements dont la terrasse se remplit à la belle saison. Ça fonctionne pareil avec vingt couverts qu’avec cent, parce que c’est votre cahier qui commande.

Si vous recevez trois messages par jour, un message d’absence bien écrit suffit. Si c’est trente et que la moitié arrive en plein service, demandez la démo : c’est un appel vidéo de 30 minutes, nous vous répondons en moins de 24 h ouvrées, et si vous apportez trois vraies conversations de votre WhatsApp, nous les rejouons sur votre propre cahier. La mise en place prend trois semaines.