Was ist WhatsApp Business (und wo es nicht mehr reicht)

WhatsApp Business in zwei Sätzen

WhatsApp Business ist eine kostenlose App von Meta, getrennt vom normalen WhatsApp, mit der ein Betrieb seine Kundschaft über eine eigene Nummer und mit einem Unternehmensprofil betreut. Sie wird wie jede andere App auf einem Android-Handy oder iPhone installiert, mit der Nummer des Betriebs registriert (Festnetz oder Mobilfunk) und legt über den gewohnten Chat die Werkzeuge, die eine Privatperson nicht braucht: Profil mit Öffnungszeiten und Adresse, Katalog, Labels, Schnellantworten und automatische Nachrichten.

Für die Kundschaft ist das kein neuer Kanal. Wer Ihnen schreibt, nutzt sein ganz normales WhatsApp. Den Unterschied sehen nur Sie, auf der Seite des Betriebs.

Was kostenlos dabei ist

Alles Folgende steckt in der App, ohne Abo:

• Unternehmensprofil. Name, bis zu drei Kategorien, Beschreibung, Adresse, Öffnungszeiten, E-Mail und Website. Laut WhatsApp-Hilfe sieht die Kundschaft dort auch, seit wann Sie die App nutzen. Es ist das Erste, was jemand sieht, der Ihnen zum ersten Mal schreibt.
• Katalog. Bis zu 500 Produkte oder Leistungen mit Foto, Preis und Beschreibung, direkt im Chat, laut der Website von WhatsApp für Unternehmen. Wie man ihn anlegt, steht im Ratgeber zum WhatsApp-Business-Katalog.
• Labels. Farbige Markierungen für Chats: „Neukunde“, „Zahlung offen“, „Termin bestätigt“. Bis zu 20 Stück, laut Hilfe, und WhatsApp stellt sie gerade schrittweise auf „Listen“ um.
• Schnellantworten. Kürzel mit „/“, die einen vorbereiteten Text einfügen: Adresse, Anfahrt, Stornoregeln. Bis zu 50 lassen sich speichern.
• Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht. Ein automatischer Text, wenn jemand zum ersten Mal schreibt oder wenn Ihnen außerhalb der Öffnungszeiten geschrieben wird. Das sind die einzigen zwei Automatismen der App, und sie haben Grenzen (weiter unten).
• Mehrere Geräte. Dieselbe Nummer auf dem Handy und auf bis zu vier verknüpften Geräten, etwa dem Rechner am Empfang, mit der Desktop-App oder mit WhatsApp Business Web.

Dazu kommen Broadcast-Listen, mit denen Sie dieselbe Nachricht an mehrere Kontakte schicken, ohne dass diese sich gegenseitig sehen. Ankommen tut sie nur bei Leuten, die Ihre Nummer in ihrem Adressbuch gespeichert haben.

Wie ein kleiner Betrieb sie wirklich nutzt

Ein Restaurant, ein Friseursalon oder eine Werkstatt nutzen nicht alle Funktionen. Sie nutzen drei oder vier, und immer dieselben:

1. Das Profil, einmal. Am ersten Tag ausfüllen, danach vergessen. Die echten Öffnungszeiten und die genaue Adresse lohnen sich: Sie ersparen Ihnen im Monat Dutzende „Bis wann haben Sie heute offen?“. Aus diesen Angaben baut die App außerdem fertige Standardantworten für Adresse und Öffnungszeiten.
2. Schnellantworten, jeden Tag. Was Sie zwanzigmal beantworten, speichern Sie einmal. Gute Schnellantworten sind kurz und enden mit einer Frage („Passt Ihnen Donnerstag oder Freitag?“), weil das Gespräch dann von selbst weiterläuft.
3. Labels, damit kein Termin verloren geht. „Noch nicht bestätigt“ in Gelb und ein kurzer Blick darauf vor Feierabend. Das billigste Verwaltungssystem, das es gibt.
4. Die Abwesenheitsnachricht, abends. Schließt der Betrieb um 19 Uhr und schreibt jemand um 22:30 Uhr, hält ein „Ich melde mich morgen früh“ ihn davon ab, noch am selben Abend woanders anzufragen. Es hält ihn davon ab zu gehen. Das Warten erspart es ihm nicht.

WhatsApp und WhatsApp Business sind nicht dasselbe

Beide Apps können auf demselben Handy laufen, mit zwei verschiedenen Nummern. Dieselbe Nummer gleichzeitig in beiden Apps geht nicht: Die Nummer lebt entweder in der einen oder in der anderen, so die WhatsApp-Hilfe. Wenn Sie heute mit Ihrem privaten WhatsApp arbeiten und zu Business wechseln wollen, übernimmt die App Nummer und Chats. Der Wechsel lässt sich rückgängig machen, nur Katalog und Collections kommen dabei nicht mit zurück. Machen Sie vorher ein Backup. Die einzelnen Schritte stehen im Ratgeber zum Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business.

Der zweite Unterschied ist das Auftreten. Ein Unternehmenskonto ist als solches erkennbar. Für die Kundschaft ist das ein Zeichen, dass sie einem Betrieb schreibt und nicht einem privaten Handy, und für Sie der erste Schritt, das Konto später verifizieren zu lassen.

Wo die App nicht mehr reicht

WhatsApp Business ist dafür gebaut, dass eine Person einen Chat betreut. Sobald Menge oder Uhrzeit über das hinausgehen, was eine Person schafft, tauchen immer dieselben Symptome auf:

• Die automatischen Nachrichten verstehen nichts. Die Begrüßung geht gleich an jemanden, der nach dem Preis fragt, und an jemanden, der einen Termin absagen will. Je nach Anliegen anders antworten können sie nicht.
• Außerhalb der Öffnungszeiten antwortet niemand. Die Abwesenheitsnachricht sagt nur, dass niemand da ist. Wer für heute Abend einen Tisch wollte, reserviert woanders.
• Der Kalender ist nicht im Chat. Einen Termin per WhatsApp vergeben heißt weiterhin: Kalender woanders öffnen, Uhrzeit von Hand tippen, danach eintragen. Jeder Schritt ist eine Lücke für Fehler.
• Kassieren ist nicht im Chat. Wer eine Anzahlung will, schickt eine IBAN oder einen separat erstellten Zahlungslink und prüft von Hand, ob das Geld da ist.
• Mehrere Leute, ein Konto. Verknüpfte Geräte helfen, aber ohne Zuweisung von Chats weiß niemand, wer was beantwortet hat. Die Zuweisung gibt es laut Hilfe nur mit einem kostenpflichtigen Abo von Meta.

Für einen Betrieb mit zwanzig Nachrichten am Tag und einer Person am Tresen tut nichts davon weh. Für einen mit achtzig Nachrichten, zwei Schichten und einem Kalender, der sich über WhatsApp füllt, tut es jeden Tag weh.

Was danach kommt

Wenn die App nicht mehr reicht, gibt es zwei Wege. Der erste ist die WhatsApp Business Platform, die API: die Version, mit der man eine Nummer an ein externes Programm anbindet. Darauf bauen Assistenten, Massenversand und Anbindungen an Kalender oder Zahlung auf. Das ist keine App zum Installieren, sondern Infrastruktur, die jemand einrichten und pflegen muss. Nachrichten, die der Betrieb von sich aus verschickt, bezahlt er bei Meta pro Vorlage, und ab dem 1. Oktober 2026 auch Antworten oberhalb eines monatlichen Freikontingents. Was das in Euro heißt, steht in Was kostet WhatsApp Business?.

Der zweite Weg ist, jemanden zu beauftragen, der das für Sie aufbaut und betreut. Das macht Conserjía für kleine Betriebe: auf dem WhatsApp Business des Betriebs selbst und mit einem Menschen dahinter, wenn die Kundschaft einen verlangt. Wenn Sie sich in der ersten Gruppe wiederfinden, reicht Ihnen die App. Wenn Sie sich in der zweiten wiederfinden, zeigen wir Ihnen in der Demo, wie das mit Ihren Leistungen und Öffnungszeiten aussähe.