WhatsApp Business Web: vom Computer aus antworten

Was WhatsApp Business Web ist

WhatsApp Business Web ist dasselbe Konto Ihres Betriebs, nur im Browser geöffnet. Keine eigene App und kein neues Konto, sondern ein weiterer Bildschirm für dieselbe Nummer, damit Sie mit Tastatur und Maus lesen und antworten können: am Tresen, am Empfang, im Büro.

Die Adresse ist web.whatsapp.com, für private und geschäftliche Konten dieselbe. Verknüpft wird sie mit dem Handy, auf dem WhatsApp Business installiert ist. Daneben gibt es eine Desktop-App für Windows und Mac, die dasselbe kann, ohne an einem offenen Browser-Tab zu hängen.

Web oder Desktop-App

	WhatsApp Business Web	Desktop-App
Wo	Im Browser	Installiertes Programm (Windows, Mac)
Benachrichtigungen	Nur solange der Browser offen ist	Wie bei jedem Programm, auch minimiert
Anrufe	Je nach Browser	Sprach- und Videoanrufe, laut Hilfe mit bis zu 32 Personen
Passt für	Einen gemeinsam oder selten genutzten Rechner	Den festen Platz, an dem jeden Tag geantwortet wird

Für einen Tresen, an dem acht Stunden geantwortet wird, ist die Desktop-App die bessere Wahl. Die Benachrichtigungen kommen auch dann, wenn gerade das Kassenprogramm vorne ist, und die Sitzung geht nicht verloren, weil jemand den Browser schließt.

So verknüpfen Sie ein Gerät

1. Öffnen Sie am Rechner web.whatsapp.com oder die Desktop-App. Es erscheint ein QR-Code.
2. Öffnen Sie am Handy WhatsApp Business und gehen Sie zu Verknüpfte Geräte (bei Android über das Drei-Punkte-Menü, beim iPhone unter Einstellungen).
3. Tippen Sie auf Gerät verknüpfen und halten Sie die Kamera auf den QR-Code. Nach ein paar Sekunden erscheinen die Chats am Rechner.
4. Statt des QR-Codes können Sie laut WhatsApp-Hilfe auch Ihre Telefonnummer verwenden, falls die Kamera streikt.

Unter Verknüpfte Geräte sehen Sie jederzeit, welche Rechner das Konto geöffnet haben, und melden jedes davon mit einem Tipp ab. Genau dort sollten Sie nachsehen, wenn jemand den Betrieb verlässt.

Wie viele Geräte gehen

Ein WhatsApp-Business-Konto läuft auf dem Haupttelefon und auf bis zu vier verknüpften Geräten gleichzeitig: Rechner, Tablets oder ein zweites Handy. Jedes Gerät verbindet sich einzeln, das Haupttelefon muss dafür nicht eingeschaltet sein. Zwei Grenzen nennt die Hilfe: Wird das Haupttelefon länger als 14 Tage nicht benutzt, werden die verknüpften Geräte abgemeldet. Und ein verknüpftes Gerät, das 30 Tage lang nicht genutzt wird, meldet sich von selbst ab.

Vier reichen den meisten kleinen Betrieben: das Handy der Inhaberin, der Rechner am Tresen, der im Büro und einer in Reserve. Mehr Geräte und das Zuweisen von Chats an Mitarbeitende gibt es laut Hilfe nur mit einem kostenpflichtigen Abo von Meta, bis zu zehn Geräte.

Was am Rechner geht und was nicht

Fast alles, was der Tag verlangt: lesen, antworten, Fotos und Dokumente schicken, Schnellantworten mit „/“ nutzen, Labels setzen, den Katalog verschicken, archivieren und suchen. Im Browser lassen sich laut Hilfe sogar Beschreibung, Kategorie, Adresse, Öffnungszeiten, E-Mail, Website und der Katalog bearbeiten. Was nicht geht:

• Name, Telefonnummer, Dienstleistungen und verknüpfte Konten ändern. Das geht nur in der App auf dem Handy.
• Broadcast-Listen erstellen oder ansehen. Auf verknüpften Geräten nicht vorgesehen.
• Bilder und Videos in Schnellantworten. Web und Desktop unterstützen nur Text.
• Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht einrichten. Die Hilfe beschreibt das nur für Android und iPhone.
• Die Nummer wechseln. Nur auf dem Haupttelefon.

Die Faustregel: Antworten am Rechner, Grundeinstellungen am Handy.

Was schiefläuft, und warum

„Lädt nicht“ oder hängt bei „Verbindung wird hergestellt“. Fast immer liegt es am Browser: eine Erweiterung, die etwas blockiert, ein voller Cache oder eine alte Version. Testen Sie ein privates Fenster. Funktioniert es dort, ist es eine Erweiterung.

Trennt sich ständig. Geht der Rechner in den Ruhezustand, bricht die Web-Sitzung ab. Am Tresen den Energiesparmodus abschalten oder die Desktop-App nehmen.

Plötzlich abgemeldet. Entweder war das Haupttelefon mehr als 14 Tage nicht in Gebrauch oder der Rechner 30 Tage nicht. Handy einschalten, WhatsApp Business öffnen, neu verknüpfen.

Keine Benachrichtigungen. Im Browser müssen Sie sie beim ersten Mal erlauben, oben erscheint dazu ein Hinweis. Unter Windows schluckt außerdem „Nicht stören“ bzw. der Fokusmodus Meldungen, ohne Bescheid zu sagen.

Jemand anderes liest mit. Öffnen Sie Verknüpfte Geräte und melden Sie jedes Gerät ab, das Sie nicht kennen. Im Zweifel alle abmelden und die eigenen neu verknüpfen. Finger weg von inoffiziellen WhatsApp-Programmen: Laut Hilfe kann schon eine frühere Verknüpfung damit zur Sperre des Kontos führen.

So richten Sie es am Tresen sauber ein

• Desktop-App statt Tab. Sie übersteht Neustarts, Minimieren und Benutzerwechsel.
• Ein Arbeitsplatz, eine Sitzung, ein Name. Benennen Sie jedes verknüpfte Gerät. Wenn jemand geht, melden Sie nur dessen Gerät ab.
• Schnellantworten prüfen. Einmal am Handy schreiben, tausendmal am Rechner nutzen, und dafür sorgen, dass sie heute noch stimmen: Öffnungszeiten, Preise, Stornoregeln.
• Label „offen“ und eine Runde vor Feierabend. Fünf Minuten vor Schluss nach dem Label filtern, dann bleibt nichts unbeantwortet.

Wenn der Tresen zu klein wird

WhatsApp Business Web löst ein Problem: bequem antworten. Die beiden anderen, die mit dem Wachstum kommen, löst es nicht: dass jemand antwortet, wenn niemand am Tresen steht, und dass Termin vergeben und Anzahlung kassieren nicht mehr heißt, Dinge von einem Programm ins andere zu kopieren.

Dafür gibt es die WhatsApp Business Platform, die Version für die Anbindung der Nummer an ein Programm, und Dienste, die sie für Sie einrichten und betreuen. Conserjía ist einer davon, gebaut für kleine Betriebe mit Terminkalender. In der Demo sehen Sie, wie das mit Ihren eigenen Fällen aussieht. Vorher lohnt ein Blick darauf, was die automatischen Antworten von WhatsApp Business können und was nicht.