WhatsApp Business Web: rispondere dal computer

Cos’è WhatsApp Business Web

WhatsApp Business Web è lo stesso account della tua attività aperto in un browser. È uno schermo in più dello stesso numero, senza un’app diversa né un account nuovo, per leggere e rispondere con tastiera e mouse dal computer della cassa, della reception o dell’ufficio.

Si apre all’indirizzo web.whatsapp.com (lo stesso per gli account personali e aziendali) e si collega inquadrando un codice QR con il telefono su cui è installata l’app WhatsApp Business. Esiste anche un’app desktop per Windows e Mac che fa la stessa cosa senza dipendere da una scheda del browser aperta.

Web o app desktop

	WhatsApp Business Web	App desktop
Dove	Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari)	Programma installato (Windows, Mac)
Notifiche	Solo con il browser aperto	Come qualsiasi programma, anche a finestra ridotta
Ideale per	Un computer condiviso o usato ogni tanto	La postazione fissa di chi risponde tutti i giorni

Per un banco che risponde otto ore al giorno, l’app desktop è la scelta giusta: le notifiche arrivano anche se hai davanti il programma di cassa, e la sessione non si perde quando qualcuno chiude il browser.

Come si collega, passo per passo

Sono i passaggi del Centro assistenza di WhatsApp per Android; su iPhone il menu è in Impostazioni.

1. Sul computer apri web.whatsapp.com o l’app desktop. Vedrai un codice QR.
2. Sul telefono, in WhatsApp Business, tocca il menu (i tre puntini) → Dispositivi collegati → Collega un dispositivo.
3. Inquadra il QR con il telefono. In pochi secondi le chat compaiono sul computer.
4. Se il computer è tuo e solo tuo, puoi restare connesso. Se è condiviso, chiudi la sessione ogni volta che ti alzi.

Dallo stesso menu Dispositivi collegati vedi quali computer hanno l’account aperto e puoi scollegarne uno con un tocco. Conviene guardarlo quando qualcuno smette di lavorare con te.

Quanti dispositivi accetta

Un account WhatsApp Business può stare sul telefono principale e su un massimo di quattro dispositivi collegati alla volta: computer, tablet o anche un altro telefono. Secondo il Centro assistenza, ognuno funziona per conto suo, anche se il telefono principale è spento o senza connessione, con due eccezioni: se il telefono principale resta inutilizzato per più di 14 giorni, i dispositivi collegati si scollegano; e un dispositivo collegato che non usi per 30 giorni viene scollegato in automatico.

Quattro di solito bastano a una piccola attività: il telefono del titolare, il computer della cassa, quello dell’ufficio e uno di riserva. Chi ne vuole di più deve pagare: con l’abbonamento Meta Verified si arriva a 10 dispositivi e si possono assegnare le chat ai singoli operatori, dice il Centro assistenza. Senza abbonamento, due persone possono rispondere allo stesso cliente senza saperlo.

Cosa si fa dal computer e cosa no

Quasi tutto il lavoro di tutti i giorni: leggere, rispondere, inviare foto e documenti, usare le risposte rapide con «/», mettere etichette, archiviare e cercare. Alcune cose, però, sui dispositivi collegati non ci sono, secondo il Centro assistenza:

• Le liste broadcast: non si creano né si vedono.
• Lo stato: non si pubblica né si cancella.
• La posizione in tempo reale: non si condivide né si vede.

Per il resto le funzioni arrivano sul computer un po’ alla volta, e non sempre tutte insieme. La regola pratica: rispondere dal computer, configurare dal telefono principale, dove c’è sempre tutto.

Cosa si rompe, e perché

«Non carica i messaggi» o resta su «Connessione in corso». Quasi sempre è il browser: un’estensione che blocca, la cache piena o una versione vecchia. Prova in una finestra privata; se lì funziona, il problema è un’estensione.

Si scollega da solo ogni tanto. Se il computer va in sospensione, la sessione web si interrompe. Al banco conviene togliere la sospensione automatica, oppure usare l’app desktop.

Si sono scollegati tutti i dispositivi insieme. Il telefono principale non si connette da più di 14 giorni. Basta accenderlo, aprire WhatsApp Business e ricollegare.

Non arrivano le notifiche. Nel browser vanno autorizzate la prima volta (compare un avviso in alto); su Windows controlla anche la modalità «Non disturbare», che le silenzia senza avvisare.

Qualcun altro sta leggendo le chat. Entra in Dispositivi collegati e scollega la sessione che non riconosci. Nel dubbio, scollegale tutte e ricollega solo le tue.

Come lasciarlo montato bene al banco

• App desktop, non scheda del browser. Regge riavvii, finestre ridotte e cambi di utente.
• Una postazione, una sessione. Ogni computer collegato con il suo nome; così, quando qualcuno se ne va, chiudi solo la sua.
• Risposte rapide riviste. Si scrivono una volta e si usano mille dalla tastiera: che dicano ciò che è vero oggi (orari, prezzi, politica di disdetta).
• Etichetta «da rispondere» e giro finale. Cinque minuti prima di chiudere filtri per etichetta, e niente resta senza risposta.

Quando il banco non basta più

WhatsApp Business Web risolve un problema: rispondere comodi. Non risolve gli altri due che arrivano quando l’attività cresce: che qualcuno risponda quando al banco non c’è nessuno e che dare un appuntamento o incassare una caparra non voglia dire copiare dati da un posto all’altro.

Per quello c’è la WhatsApp Business Platform, la versione di WhatsApp che collega il numero a un programma, e ci sono i servizi che la montano e la curano per te. Conserjía è uno di questi, pensato per le piccole attività con agenda: puoi vederlo con i tuoi casi nella demo. Prima di decidere, però, conviene capire cosa possono e cosa non possono fare le risposte automatiche di WhatsApp Business.