WhatsApp oder WhatsApp Business: was sich wirklich ändert

Zwei Apps, für die Kundschaft derselbe Chat

WhatsApp (die gewohnte App, in der Hilfe „WhatsApp Messenger“ genannt) und WhatsApp Business sind zwei getrennte Apps von Meta. Wer Ihnen schreibt, merkt keinen Unterschied: Er nutzt sein ganz normales WhatsApp, und das Gespräch sieht genauso aus. Der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business liegt auf Ihrer Seite, plus ein Detail, das die Kundschaft doch sieht: Ihr Profil ist als Unternehmenskonto erkennbar.

Zwei Regeln sollten Sie kennen, bevor Sie etwas anfassen. Beide stehen in der WhatsApp-Hilfe:

• Eine Nummer kann nur in einer der beiden Apps gleichzeitig laufen. Wer beide auf demselben Handy will, braucht zwei Nummern.
• Sie können in beide Richtungen wechseln. Der Schritt ist nicht endgültig.

Was WhatsApp Business hat und die andere App nicht

Chats, Anrufe, Gruppen, Status, Broadcast-Listen und die Nutzung am Rechner gibt es in beiden. Die Business-App legt das obendrauf, was eine Privatperson nicht braucht:

• Unternehmensprofil. Adresse, Öffnungszeiten, bis zu drei Kategorien, Beschreibung, Website und E-Mail. Das sieht als Erstes, wer Ihnen zum ersten Mal schreibt.
• Katalog. Ihre Produkte oder Leistungen mit Foto, Preis und Beschreibung. Mehr dazu im Ratgeber zum WhatsApp-Business-Katalog.
• Labels. Bis zu 20, laut Hilfe, um Chats zu sortieren: „Zahlung offen“, „Termin bestätigt“, „Angebot verschickt“.
• Schnellantworten und automatische Nachrichten. Kürzel mit „/“ für das, was Sie zwanzigmal am Tag beantworten, und die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht.
• Unternehmens-Broadcasts. Kostenpflichtige Werbeversände, die Meta vor dem Versand prüft. Es gibt sie nur in der Business-App und noch nicht überall.

Alles andere in der Business-App ist kostenlos. Was genau Geld kostet und was nicht, steht in Was kostet WhatsApp Business?.

Wann Ihnen das normale WhatsApp reicht

Wenn Sie selbstständig sind, Ihnen vier Stammkunden schreiben, die Sie ohnehin kennen, und die Nummer auch die Ihrer Familie ist, reicht das gewohnte WhatsApp. Stellen Sie diese Nummer auf Business um, sieht auch Ihre Mutter künftig Ihr Unternehmensprofil.

Sobald Leute schreiben, die Sie nicht kennen, lohnt sich der Wechsel. Öffnungszeiten und Adresse im Profil ersparen Ihnen viele „Haben Sie heute offen?“, und Labels und Schnellantworten sparen ab der ersten Woche Zeit.

So wechseln Sie zu WhatsApp Business, ohne Chats zu verlieren

Die Schritte aus der Hilfe für Android. Für das iPhone hat dieselbe Hilfe eine eigene Anleitung mit den iOS-Menüs:

1. Machen Sie ein Backup Ihrer Chats in WhatsApp. Die Hilfe empfiehlt es vor dem Start, und es ist Ihr Netz, falls etwas schiefgeht.
2. Speichern Sie Ihre Kontakte im Adressbuch des Handys. Sogenannte WhatsApp-Kontakte, die nur in der App existieren, unterstützt Business noch nicht, sie gehen beim Wechsel verloren. In den Einstellungen von WhatsApp lässt sich festlegen, dass alle Kontakte im Adressbuch gespeichert werden.
3. Aktualisieren Sie WhatsApp und installieren Sie WhatsApp Business.
4. Öffnen Sie WhatsApp Business, tippen Sie auf Zustimmen und fortfahren und wählen Sie Ihre Nummer. Die App erkennt die Nummer, die Sie in WhatsApp nutzen.
5. Tippen Sie auf „Weiter“ und „Erlauben“, damit die App auf Chatverlauf und Medien zugreifen kann. Das ist der Schritt, der Ihre Gespräche mitnimmt.
6. Bestätigen Sie die Nummer mit dem sechsstelligen Code per SMS und legen Sie das Unternehmensprofil an.

Danach funktioniert diese Nummer in der normalen App nicht mehr. Wenn Sie weiter ein privates WhatsApp wollen, richten Sie es mit einer anderen Nummer ein. Beide Apps laufen nebeneinander auf demselben Handy.

So kommen Sie zurück zum normalen WhatsApp

Auch das geht. Die Hilfe beschreibt es für Android so:

1. Machen Sie ein Backup in WhatsApp Business. Unter Android verlangt die Hilfe dafür ein Backup in Ihrem Google-Konto, bevor Sie umziehen.
2. Installieren Sie WhatsApp und geben Sie dieselbe Nummer ein.
3. Bestätigen Sie die Nummer per Anruf oder SMS.
4. Tippen Sie auf „Wiederherstellen“, wenn die App das Backup von WhatsApp Business findet.

Was nicht mitkommt, ist alles, was es nur in der Business-App gibt. Die Hilfe sagt es deutlich: Daten aus reinen Business-Funktionen, etwa Katalog und Collections, werden nicht übertragen. Wenn Sie einen gepflegten Katalog haben, sichern Sie Fotos und Texte vorher.

Wann Ihnen keine der beiden reicht

Beide sind Apps für eine Person mit einem Telefon. Sie stoßen immer an denselben Stellen an Grenzen:

• Mehrere Leute beantworten Anfragen. Sie können das Konto auf mehreren Geräten öffnen, aber ohne Abo gibt es keine Zuweisung von Chats: Zwei antworten derselben Kundin, oder keiner.
• Antworten, die zur Frage passen. Die App kennt nur Begrüßung und Abwesenheit, und keine der beiden versteht, was geschrieben wird.
• Termin im echten Kalender und Anzahlung im Chat. Weiterhin heißt es: Kalender woanders öffnen, Uhrzeit von Hand tippen und nachsehen, ob die Überweisung angekommen ist.
• Hinweise, die von selbst rausgehen. Erinnerungen am Vortag, „Ihr Auto ist fertig“, geänderte Öffnungszeiten für alle mit Termin.

Dafür gibt es die WhatsApp Business Platform, die API. Sie ist keine App zum Installieren, sondern die Anbindung Ihrer Nummer an ein Programm, eingerichtet von einem Anbieter oder einem Entwickler, und Meta berechnet pro Nachricht.

Eine Nummer an die Platform anzuschließen hat Bedingungen. Meta erlaubt manchen Anbietern, sie anzubinden, ohne dass Sie die App auf dieser Nummer aufgeben (in der Branche „Koexistenz“ genannt). Was Sie aus der App schicken, bleibt kostenlos, einige Funktionen werden aber abgeschaltet, zum Beispiel neue Broadcast-Listen, laut Meta-Dokumentation. Andere Anbieter, wie die aktuelle Anmeldung bei Conserjía, brauchen eine Nummer, die nicht in der App genutzt wird.

Was Sie jetzt tun

Wenn Sie noch mit dem privaten WhatsApp arbeiten, wechseln Sie mit den Schritten oben zu Business: kostenlos und umkehrbar. Wenn Sie Business schon nutzen und sich in der Liste darüber wiederfinden, ist der nächste Schritt ein Assistent auf der Platform, der antwortet, Termine in Ihren Kalender bucht und an einen Menschen übergibt, wenn die Kundschaft das will. Das macht Conserjía, und in der Demo schauen wir es uns mit Ihren Gesprächen an. Wer vorher noch einmal nachlesen will, was die App kann und wo sie aufhört, liest weiter bei Was ist WhatsApp Business.