WhatsApp o WhatsApp Business: la diferencia que importa a un negocio

Dos apps, el mismo chat para el cliente

WhatsApp (la de siempre, que la ayuda oficial llama «WhatsApp Messenger») y WhatsApp Business son dos aplicaciones separadas de Meta. Quien te escribe no nota la diferencia: usa su WhatsApp de toda la vida y la conversación es igual. La diferencia está en tu lado, y en un detalle que el cliente sí ve: tu perfil dice que es una cuenta de empresa.

Hay dos reglas que conviene tener claras antes de tocar nada, y las dos vienen de la ayuda de WhatsApp:

• Un número solo puede estar en una de las dos apps a la vez. Si quieres las dos en el mismo teléfono, cada una necesita su número.
• Puedes pasar de una a otra en los dos sentidos. El cambio no es para siempre.

Lo que trae WhatsApp Business y la otra no

Los chats, las llamadas, los grupos, los estados, las listas de difusión y WhatsApp Web están en las dos. Lo que añade la de empresa es lo que un particular no necesita:

• Perfil de empresa. Dirección, horario, categoría, descripción, web y correo. Es lo primero que ve quien te escribe por primera vez.
• Catálogo. Tus productos o servicios con foto, precio y descripción, hasta 500 artículos según la web de WhatsApp para empresas. Lo contamos en el catálogo de WhatsApp Business, bien hecho.
• Etiquetas. Hasta 20, según la ayuda oficial, para clasificar chats: «pendiente de pago», «cita confirmada», «presupuesto enviado».
• Respuestas rápidas y mensajes automáticos. Atajos con «/» para lo que contestas veinte veces al día, y los mensajes de bienvenida y de ausencia.
• Difusiones comerciales. Envíos promocionales de pago, que Meta revisa antes de salir. Solo existen en la app de empresa y, por ahora, solo en algunos países.

Todo lo demás de la app de empresa es gratis. Si quieres el detalle de lo que se paga y lo que no, está en cuánto cuesta WhatsApp Business.

Cuándo te basta el WhatsApp normal

Si eres autónomo, te escriben cuatro clientes que ya te conocen y el número es también el de tu familia, el WhatsApp de siempre te sirve. Pasarte a Business en ese número significa que tu madre verá tu perfil de empresa.

En cuanto el número lo usan clientes que no te conocen, compensa pasarse. El horario y la dirección en el perfil te ahorran muchos «¿a qué hora abrís?», y las etiquetas y las respuestas rápidas empiezan a ahorrarte tiempo desde la primera semana.

Cómo pasar de WhatsApp a WhatsApp Business sin perder los chats

Son los pasos de la ayuda oficial para Android; en iPhone, la misma ayuda tiene su versión con los menús de iOS:

1. Haz una copia de seguridad de tus chats en WhatsApp. La ayuda la recomienda antes de empezar, y es tu red si algo sale mal.
2. Guarda tus contactos en la agenda del teléfono. Los «contactos de WhatsApp», los que solo existen dentro de la app, todavía no son compatibles con Business y se pierden al pasarte. En los ajustes de WhatsApp puedes pedir que se guarden todos en la agenda.
3. Actualiza WhatsApp e instala WhatsApp Business.
4. Abre WhatsApp Business, acepta las condiciones y elige tu número: la app detecta el que usas en WhatsApp.
5. Toca «Continuar» y «Permitir» para que la app acceda a tu historial de chats y a tus archivos. Es el paso que se lleva tus conversaciones.
6. Verifica el número con el código de seis dígitos que llega por SMS y crea el perfil de empresa.

A partir de ahí, ese número ya no funciona en la app normal. Si quieres seguir teniendo un WhatsApp personal, pon en ella otro número: las dos apps conviven en el mismo móvil.

Cómo volver a WhatsApp normal

También se puede, y la ayuda oficial lo explica así en Android:

1. Haz una copia de seguridad en WhatsApp Business. En Android, la ayuda pide hacerla en tu cuenta de Google antes de migrar.
2. Instala WhatsApp y escribe el mismo número.
3. Verifícalo por SMS o por llamada.
4. Toca «Restaurar» cuando la app encuentre la copia de seguridad de WhatsApp Business.

Lo que no vuelve es lo que solo existe en la app de empresa. La ayuda lo dice claro: las funciones de WhatsApp Business no pasan a WhatsApp Messenger, y los datos ligados a ellas, como los artículos del catálogo y las colecciones, no se transfieren. Si tienes un catálogo trabajado, guarda antes las fotos y los textos.

Cuándo no te basta ninguna de las dos

Las dos son apps pensadas para una persona con un teléfono. Se quedan cortas siempre en los mismos sitios:

• Varias personas atendiendo. Puedes abrir la cuenta en varios dispositivos, pero en la app gratuita no hay reparto de conversaciones: dos personas contestan al mismo cliente, o ninguna. Asignar chats es un extra de pago (Meta Verified o Meta One).
• Contestar según lo que pregunta el cliente. La app solo tiene el mensaje de bienvenida y el de ausencia, y ninguno de los dos entiende lo que le escriben.
• Dar la cita en la agenda real y cobrar la señal en el chat. Sigue siendo mirar la agenda en otro sitio, escribir la hora a mano y comprobar si llegó el Bizum.
• Avisos que salen solos. Recordatorios la víspera, «tu coche está listo», un cambio de horario para los que tenían cita.

Para eso está la WhatsApp Business Platform, la API. No hay nada que instalar: es la conexión de tu número a un programa, que monta un proveedor o un programador, y Meta cobra por cada plantilla que envías.

Conectar un número a la Platform tiene sus condiciones. Meta permite que algunos proveedores lo conecten sin que dejes de usar la app en ese número (en el sector se conoce como «coexistencia»): lo que envías desde la app sigue siendo gratis, pero algunas funciones se apagan, como crear listas de difusión, según su documentación. Otros proveedores, como el alta actual de Conserjía, piden un número que no esté en uso en la app.

Qué hacer ahora

Si todavía atiendes desde el WhatsApp personal, pásate a Business con los pasos de arriba: es gratis y reversible. Si ya usas Business y te reconoces en la lista anterior, el siguiente paso es un asistente sobre la Platform que conteste, dé citas en tu agenda y pase a una persona cuando el cliente lo pida. Es lo que hace Conserjía, y en la demo lo vemos con tus conversaciones delante. Y si quieres repasar antes qué trae la app y dónde se queda corta, sigue por qué es WhatsApp Business.