WhatsApp o WhatsApp Business: cosa cambia davvero

Due app, la stessa chat per il cliente

WhatsApp (quello di sempre, che il Centro assistenza chiama «WhatsApp Messenger») e WhatsApp Business sono due applicazioni separate di Meta. Chi ti scrive non nota la differenza: usa il suo WhatsApp di sempre e la conversazione è uguale. La differenza sta dal tuo lato, e in un dettaglio che il cliente vede eccome: il tuo profilo si presenta come account di un’attività.

Due regole da avere chiare prima di toccare qualsiasi cosa, tutte e due dal Centro assistenza di WhatsApp:

• Un numero può stare in una sola delle due app alla volta. Se le vuoi tutte e due sullo stesso telefono, ognuna ha bisogno del suo numero.
• Puoi passare dall’una all’altra in entrambe le direzioni. Il cambio non è per sempre.

Cosa ha WhatsApp Business che l’altra non ha

Chat, chiamate, gruppi, stati, liste broadcast e WhatsApp Web ci sono in tutte e due. Quello che aggiunge l’app per aziende è ciò che a un privato non serve:

• Profilo aziendale. Indirizzo, orari, categoria, descrizione, sito ed email. È la prima cosa che vede chi ti scrive per la prima volta.
• Catalogo. I tuoi prodotti o servizi con foto, prezzo e descrizione, fino a 500 articoli secondo il sito di WhatsApp per le aziende. Lo raccontiamo in il catalogo WhatsApp Business, fatto bene.
• Etichette. Fino a 20, secondo il Centro assistenza, per classificare le chat: «in attesa di pagamento», «appuntamento confermato», «preventivo inviato».
• Risposte rapide e messaggi automatici. Scorciatoie con «/» per quello che scrivi venti volte al giorno, e i messaggi di benvenuto e di assenza.
• Broadcast business. Invii promozionali a pagamento, che Meta controlla prima che partano. Esistono solo nell’app per aziende e, per ora, solo in un numero limitato di Paesi.

Tutto il resto dell’app per aziende è gratis. Il dettaglio di cosa si paga e cosa no è in quanto costa WhatsApp Business.

Quando ti basta il WhatsApp normale

Se lavori da solo, ti scrivono quattro clienti che ti conoscono già e il numero è anche quello di famiglia, il WhatsApp di sempre ti basta. Passare a Business su quel numero vuol dire che anche tua madre vedrà il tuo profilo aziendale.

Appena il numero lo usano clienti che non ti conoscono, conviene passare. Orari e indirizzo nel profilo ti risparmiano tanti «a che ora aprite?», e le etichette e le risposte rapide cominciano a farti risparmiare tempo dalla prima settimana.

Come passare da WhatsApp a WhatsApp Business senza perdere le chat

Sono i passaggi del Centro assistenza per Android; per iPhone lo stesso articolo ha la sua versione con i menu di iOS:

1. Fai un backup delle chat in WhatsApp. Il Centro assistenza lo consiglia prima di cominciare, ed è la tua rete se qualcosa va storto.
2. Salva i contatti nella rubrica del telefono. I «contatti WhatsApp», quelli che esistono solo dentro l’app, non sono ancora supportati da Business e si perdono nel passaggio. Nelle impostazioni di WhatsApp puoi chiedere di salvarli tutti in rubrica.
3. Aggiorna WhatsApp e installa WhatsApp Business. Apri la nuova app e tocca Accetta e continua.
4. Scegli il tuo numero: l’app riconosce da sola quello che usi su WhatsApp.
5. Tocca Continua e poi Consenti perché l’app possa leggere la cronologia delle chat e i file. È il passaggio che si porta dietro le conversazioni.
6. Verifica il numero con il codice a sei cifre che arriva via SMS e crea il profilo aziendale.

Da lì in poi quel numero non funziona più nell’app normale. Se vuoi continuare ad avere un WhatsApp personale, mettici un altro numero: le due app convivono sullo stesso telefono.

Come tornare al WhatsApp normale

Si può, e il Centro assistenza lo spiega così su Android:

1. Fai un backup in WhatsApp Business. Su Android va fatto sull’account Google prima della migrazione.
2. Installa WhatsApp e inserisci lo stesso numero.
3. Verificalo con una chiamata o con il codice via SMS.
4. Tocca Ripristina quando l’app trova il backup di WhatsApp Business.

Quello che non torna è ciò che esiste solo nell’app per aziende. Il Centro assistenza lo dice chiaro: le funzioni di WhatsApp Business non passano a WhatsApp Messenger, e i dati legati a quelle funzioni, come gli articoli del catalogo e le raccolte, non si trasferiscono. Se hai un catalogo curato, salva prima foto e testi.

Quando non ti basta nessuna delle due

Sono due app pensate per una persona con un telefono. Restano corte sempre negli stessi punti:

• Più persone che rispondono. Puoi aprire l’account su più dispositivi, ma con l’app gratuita le chat non si assegnano: due persone rispondono allo stesso cliente, o nessuna. Assegnare le chat si può, ma con un abbonamento a pagamento (Meta Verified o Meta One).
• Rispondere in base a quello che chiede il cliente. L’app ha solo il messaggio di benvenuto e quello di assenza, e nessuno dei due capisce cosa gli scrivono.
• Dare l’appuntamento nell’agenda vera e incassare la caparra in chat. Resta guardare l’agenda altrove, scrivere l’ora a mano e controllare se è arrivato il bonifico.
• Avvisi che partono da soli. Promemoria il giorno prima, «la tua auto è pronta», un cambio d’orario per chi aveva appuntamento.

Per questo c’è la WhatsApp Business Platform, l’API. Non c’è niente da installare: è il collegamento del tuo numero a un programma, che monta un fornitore o un programmatore, e Meta fa pagare i messaggi inviati.

Collegare un numero alla Platform ha le sue condizioni. Meta permette ad alcuni fornitori di collegarlo senza che tu smetta di usare l’app su quel numero: quello che invii dall’app resta gratis, ma alcune funzioni si spengono, per esempio le liste broadcast (non se ne creano di nuove e quelle esistenti restano in sola lettura), secondo la sua documentazione. Altri fornitori, come oggi Conserjía, chiedono un numero che non sia in uso nell’app.

Cosa fare adesso

Se rispondi ancora dal WhatsApp personale, passa a Business con i passaggi qui sopra: è gratis e reversibile, e in come attivare WhatsApp Business trovi il profilo e le impostazioni da sistemare subito. Se usi già Business e ti riconosci nell’elenco precedente, il passo successivo è un assistente sulla Platform che risponda, dia appuntamenti nella tua agenda e passi a una persona quando il cliente lo chiede. È quello che fa Conserjía, e nella demo lo vediamo con le tue conversazioni davanti. Se prima vuoi ripassare cosa offre l’app e dove si ferma, leggi come funziona WhatsApp Business.