Come attivare WhatsApp Business in un pomeriggio

Prima di cominciare: quale numero

La scelta che conta di più si fa prima di scaricare l’app: il numero. Secondo il Centro assistenza di WhatsApp, deve essere un cellulare o un fisso che ti appartiene e su cui puoi ricevere un SMS o una chiamata. Non valgono i numeri VoIP, i numeri verdi, quelli a sovrapprezzo e quelli ad accesso universale, né un fisso con interno.

Le strade sono due:

• Un numero nuovo, solo per l’attività. È la scelta più pulita: il WhatsApp personale resta tuo e quello dell’attività può passare a un collega o a un assistente senza toccare la tua vita privata.
• Il numero che usi già su WhatsApp. Se i clienti ti scrivono lì da anni, portarlo su Business ti evita di dover comunicare un numero nuovo. Le chat vengono con te.

Pensa anche al dopo. Se un giorno vorrai collegare un assistente sulla WhatsApp Business Platform, sappi che alcuni fornitori lo collegano al numero che usi nell’app e altri, come oggi Conserjía, chiedono un numero che non sia in uso nell’app. Non è un motivo per rimandare, ma vale la pena saperlo.

Da zero, con un numero nuovo

1. Scarica WhatsApp Business dal Play Store o dall’App Store. È gratis.
2. Aprila e tocca Accetta e continua dopo aver letto i termini di servizio.
3. Inserisci il numero: scegli l’Italia dall’elenco e il prefisso +39 si compila da solo.
4. Inserisci il codice di registrazione a sei cifre che arriva via SMS. Con un fisso scegli Chiamami: una voce automatica ti detta il codice.
5. Crea il profilo aziendale: nome dell’attività e categoria. Il resto si completa dopo.
6. Imposta la verifica in due passaggi quando l’app te la propone (più sotto spieghiamo perché).

Due avvertenze dello stesso Centro assistenza: l’SMS può metterci anche 10 minuti, e se provi a indovinare il codice resti bloccato per un po’. Aspetta, e se non arriva usa Chiamami.

Con il numero che usi già su WhatsApp

Il passaggio è guidato e porta con sé le chat, ma prima vanno fatte due cose: un backup di WhatsApp e il salvataggio in rubrica dei contatti che esistono solo dentro WhatsApp, perché Business non li supporta e si perderebbero. Poi installi WhatsApp Business, l’app riconosce da sola il numero, tocchi Continua e Consenti per portare cronologia e file, e confermi con il codice via SMS.

Da quel momento il numero non funziona più nel WhatsApp normale. I passaggi completi, e quelli per tornare indietro, sono in differenza tra WhatsApp e WhatsApp Business.

Il profilo: i campi che contano

Il profilo è la prima cosa che vede un cliente nuovo, e secondo il Centro assistenza un profilo completo riduce anche le richieste di informazioni, come gli orari di apertura. Si modifica dalla scheda Strumenti → Profilo. I campi da curare:

• Immagine del profilo. Il logo o l’insegna, leggibile anche piccolissima. È pubblica.
• Nome e descrizione. Il nome con cui ti cercano, e una descrizione che dica cosa fai e dove: «Parrucchiere a Monza, colore e tagli, solo su appuntamento».
• Categoria. Fino a tre. Non si possono inventare: se la tua non c’è, scegli la più vicina.
• Indirizzo. Quello esatto, con le note per trovarti. Se lavori a domicilio, c’è l’opzione per indicare l’area in cui ti sposti.
• Orari di apertura. Orario specifico, sempre aperto o solo appuntamenti, che è l’opzione giusta per molti studi.
• Email e sito web. Il sito, se ce l’hai, porta dove si prenota.

Sei impostazioni che si lasciano quasi sempre sbagliate

1. Orari generici o vuoti. Metti quelli veri, sabato compreso: il messaggio di assenza «fuori dagli orari di apertura» funziona solo se l’orario nel profilo è compilato.
2. Benvenuto spento, o lunghissimo. Due righe che dicono chi sei e cosa ti serve sapere («dimmi il servizio e il giorno»). Parte con il primo messaggio di un cliente e dopo 14 giorni di chat inattiva.
3. Assenza su «Invia sempre», dimenticata dopo le ferie. Il cliente riceve «siamo chiusi» ad agosto e anche a novembre. Usa «Al di fuori degli orari di apertura».
4. Nessuna risposta rapida. Crea subito le tre che userai di più: /indirizzo, /orari, /appuntamento.
5. Etichette mai create. Ne bastano quattro, per esempio «da richiamare», «preventivo inviato», «caparra in sospeso» e «cliente nuovo». L’app ne permette fino a 20.
6. Verifica in due passaggi spenta. È facoltativa, ma aumenta la sicurezza dell’account: aggiunge un codice tuo, che WhatsApp ti chiede ogni tanto, e un’email per reimpostarlo se lo dimentichi, spiega il Centro assistenza.

I testi per il benvenuto e l’assenza, pronti da copiare per sei tipi di attività, sono in risposta automatica su WhatsApp Business.

Cosa non farà, anche impostata benissimo

Con il profilo curato e queste sei impostazioni a posto, WhatsApp Business lavora bene per un’attività che riesce a rispondere in tempo. Non farà però tre cose, per quanto la configuri:

• Rispondere quando tu non puoi. Il messaggio di assenza avvisa che non ci sei; non prende l’appuntamento al posto tuo.
• Guardare l’agenda. Ogni appuntamento resta da cercare, scrivere e segnare a mano.
• Incassare. La caparra si chiede e si controlla fuori dalla chat.

Se un giorno queste tre cose ti costano clienti, il passo è un assistente sulla WhatsApp Business Platform che risponda, prenoti nella tua agenda e passi a una persona quando serve. È il lavoro di Conserjía, e nella demo lo vedi con i tuoi casi. Nel frattempo, il prossimo pezzo da mettere a posto è il catalogo: ti serve anche se vendi servizi.