Créer un compte WhatsApp Business en un après-midi

Avant de commencer : le bon numéro

Tout part du numéro. Selon l’aide de WhatsApp sur l’inscription, il faut un numéro mobile ou fixe qui vous appartient et sur lequel vous pouvez recevoir un SMS ou un appel. Trois choix se présentent :

• Le portable que vous utilisez déjà. C’est le plus simple, mais s’il sert aussi pour la famille, vos proches verront votre profil d’entreprise, et ce numéro ne pourra plus être dans le WhatsApp classique en même temps (le détail dans la différence entre WhatsApp et WhatsApp Business).
• Le fixe du commerce. Souvent le meilleur choix : c’est le numéro que vos clients connaissent déjà. La validation se fait alors par appel, avec l’option M’appeler. Attention, un numéro avec extension (un poste derrière un standard) ne permet pas de terminer l’inscription : il faut la ligne directe.
• Une ligne dédiée, avec une carte SIM à part, pour séparer le professionnel du personnel.

Et le numéro virtuel ? Prudence. La même aide liste les numéros non pris en charge pour l’inscription, dont les numéros VoIP, les numéros gratuits et les numéros surtaxés. Or beaucoup d’offres de « numéro virtuel » reposent justement sur la VoIP. Avant de payer, demandez au fournisseur si son numéro reçoit le SMS ou l’appel de vérification de WhatsApp, et testez-le pendant la période d’essai.

L’inscription, étape par étape

1. Téléchargez WhatsApp Business depuis le Play Store ou l’App Store. C’est une application à part, distincte de WhatsApp.
2. Ouvrez-la et acceptez les conditions d’utilisation.
3. Saisissez le numéro : choisissez la France dans la liste (l’indicatif se remplit tout seul) et tapez le numéro sans le 0 du début.
4. Validez avec le code à six chiffres, reçu par SMS ou, pour un fixe, par appel. L’aide précise que l’attente peut aller jusqu’à 10 minutes, et qu’il ne faut pas essayer de deviner le code, sous peine d’être bloqué un moment.
5. Si le numéro est déjà dans WhatsApp, l’application le reconnaît et propose de transférer vos discussions. Faites une sauvegarde avant.
6. Créez le profil professionnel : nom du commerce, catégorie, photo. Le reste peut attendre le lendemain, mais pas davantage.

Si l’inscription bloque, l’aide de WhatsApp propose trois vérifications, dans cet ordre : éteindre le téléphone, attendre 30 secondes et le rallumer ; désinstaller puis réinstaller la dernière version de l’application ; envoyer un SMS de test au numéro depuis un autre téléphone, pour vérifier qu’il reçoit bien les messages. Et désactivez les applications de blocage d’appels le temps de l’inscription : elles peuvent empêcher l’appel de vérification d’arriver.

Le profil : les champs qui comptent

D’après l’aide sur le profil professionnel, le client y voit le nom, la description, l’adresse, les horaires et la catégorie, ainsi que le mois et l’année d’inscription sur WhatsApp Business. Le profil reste visible même pour les personnes que vous avez bloquées. Cinq champs font la différence :

• La catégorie. Jusqu’à trois, à choisir dans la liste ; si la vôtre n’existe pas, prenez la plus proche ou « Autre activité ».
• Les horaires. Trois modèles : horaires indiqués, toujours ouvert, ou « Sur rendez-vous uniquement », utile pour un cabinet ou un salon qui ne reçoit personne sans rendez-vous.
• L’adresse, choisie parmi les suggestions, pour qu’elle tombe au bon endroit sur la carte.
• La description : ce que vous faites, pour qui et comment réserver, en deux phrases.
• La photo : votre logo ou votre devanture, cadrée pour rester lisible en tout petit, puisque c’est ainsi qu’elle apparaît dans la liste des discussions.

Ajoutez l’e-mail et le site web. Tout cela se modifie aussi depuis l’ordinateur, une fois le compte ouvert sur WhatsApp Business Web.

Les six réglages souvent laissés de travers

1. Les horaires dans le profil. Sans eux, le message d’absence ne peut pas suivre vos heures d’ouverture : l’option « En dehors des horaires d’ouverture » n’apparaît même pas.
2. Le message d’accueil. Activé mais jamais relu, il dit souvent « Bienvenue ! » et rien d’utile. Il doit dire quoi envoyer pour obtenir une réponse rapide. Des modèles par métier sont dans réponse automatique sur WhatsApp.
3. Le message d’absence. Réglé sur « Toujours envoyer » pendant les congés et jamais remis sur les horaires : vos clients lisent « nous sommes fermés » en pleine semaine.
4. Les destinataires. Un fournisseur ou un proche n’a pas besoin du message d’accueil. « Tout le monde sauf… » sert à ça.
5. Les réponses rapides. L’adresse, l’accès, la politique d’annulation, les tarifs : écrits une fois, envoyés avec « / ».
6. Les appareils connectés. Jusqu’à quatre (l’ordinateur de l’accueil, une tablette), selon l’aide de WhatsApp. Relisez la liste de temps en temps et déconnectez ce que vous ne reconnaissez pas.

Ce que l’application ne fera pas

Un compte bien réglé, c’est une bonne vitrine et un chat bien tenu. Ça reste une application pour une personne avec un téléphone : elle ne répond pas à votre place, ne connaît pas votre agenda et n’encaisse pas d’acompte. Dans sa version gratuite, elle ne répartit pas non plus les conversations entre plusieurs personnes : l’aide de WhatsApp réserve l’attribution des discussions aux abonnements payants de Meta.

Et un dernier point à garder en tête au moment de choisir le numéro : si vous pensez brancher un jour un assistant sur la WhatsApp Business Platform, certains prestataires demandent un numéro qui n’est pas utilisé dans l’application. Posez la question avant, pas après.

Et ensuite

L’étape logique suivante, c’est le catalogue, pour que « vous faites quoi, et à quel prix ? » se règle d’un geste. Si les messages s’accumulent pendant que vous travaillez, un assistant peut répondre et donner les rendez-vous à votre place, en se présentant comme IA dès le premier message. C’est ce que fait Conserjía, et vous pouvez le voir en démo avec vos propres conversations.