WhatsApp Business an einem Nachmittag einrichten

Vorab: Welche Nummer?

Eine WhatsApp-Business-Nummer „erstellt“ man nicht, man registriert eine, die es schon gibt. Laut WhatsApp-Hilfe geht jede Mobilfunk- oder Festnetznummer, die Ihnen gehört und Anrufe oder SMS empfangen kann. Drei typische Fälle:

• Die Nummer läuft heute im privaten WhatsApp. Dann ziehen Sie sie in die Business-App um, samt Chats. Wie, steht im Ratgeber zum Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business.
• Sie wollen die Festnetznummer des Betriebs nutzen. Das geht nur in der Business-App und mit Code per Anruf, Schritt für Schritt in WhatsApp Business mit Ihrer Festnetznummer.
• Sie nehmen eine neue Nummer, etwa eine zweite SIM oder eSIM. Dann beginnen Sie wie unten beschrieben bei null.

Entscheiden Sie das, bevor Sie WhatsApp Business einrichten. Die Nummer später zu wechseln geht, aber jeder Wechsel heißt: Schild, Website und Google-Profil anpassen und die Kundschaft informieren.

Schritt 1: App installieren und Nummer registrieren

1. WhatsApp Business aus dem App Store oder Google Play laden. Die App ist laut Hilfe kostenlos und für Android und iPhone gedacht.
2. Öffnen, die Nutzungsbedingungen lesen und auf Zustimmen und fortfahren tippen.
3. Land wählen und die Nummer ohne führende 0 eingeben. Läuft die Nummer schon im normalen WhatsApp, erkennt die App sie und bietet sie an. Wollen Sie eine andere, tippen Sie auf Andere Nummer verwenden.
4. Den sechsstelligen Code eingeben, der per SMS kommt. Bei einer Festnetznummer tippen Sie auf Anrufen lassen, dann liest eine automatische Stimme den Code vor.
5. Namen des Betriebs und Kategorie angeben. Der Rest des Profils kommt in Schritt 2.

Geben Sie den Code nie an jemanden weiter, auch nicht an jemanden, der sich als WhatsApp ausgibt.

Schritt 2: Die Profilfelder, die zählen

Das Profil finden Sie im Tools-Tab unter Profil. Laut Hilfe gibt es mehr Felder als hier, aber diese sechs entscheiden, ob Kundschaft Sie versteht:

• Name. So wie auf Ihrem Schild. Ändern lässt er sich nur in der App auf dem Handy.
• Kategorie. Bis zu drei. Passt keine, nehmen Sie eine allgemeinere oder „Anderes Gewerbe“, eigene Kategorien gibt es nicht.
• Adresse. Suchen oder von Hand eingeben. Wer ohne Laden arbeitet, etwa ein mobiler Friseur, wählt „Dieses Unternehmen hat keinen physischen Standort“ und legt einen Servicebereich fest.
• Geschäftszeiten. Drei Vorlagen: „Zu bestimmten Zeiten geöffnet“, „Immer geöffnet“ oder „Nur nach Vereinbarung“. Für eine Praxis mit Terminvergabe ist die dritte oft die ehrlichste.
• Beschreibung. Zwei Sätze: was Sie machen, für wen und wo. Keine Werbesprüche.
• E-Mail und Website. Die Website sollte dieselben Daten zeigen, das hilft auch bei einer späteren Verifizierung.

Denken Sie beim Profilbild daran, dass es in der Standardeinstellung öffentlich ist. Das Logo passt besser als ein Foto von Ihnen. Optional können Sie außerdem einen Benutzernamen für den Betrieb anlegen, über den Kundschaft Sie leichter findet.

Schritt 3: Die sechs Einstellungen, die meist falsch bleiben

Nach der Einrichtung fassen die meisten die App nie wieder an. Diese sechs Punkte sind es, die dann jahrelang falsch stehen:

1. Keine Geschäftszeiten im Profil. Ohne sie fehlt bei der Abwesenheitsnachricht die Option „Außerhalb der Geschäftszeiten“, und man behilft sich mit einem starren Zeitplan, der am Samstag nicht stimmt.
2. Abwesenheitsnachricht aus, oder seit dem Urlaub auf „Immer senden“. Beides sieht man selbst nie, nur die Kundschaft. Einrichten und Vorlagen stehen in automatische Antworten in WhatsApp Business.
3. Begrüßung an die falschen Leute. Mit „Meine Kontakte ausschließen“ bekommt sie nur, wer nicht in Ihrem Adressbuch steht. Stammkundschaft wird so nicht jedes Mal neu begrüßt.
4. Keine Schnellantworten. Bis zu 50 lassen sich laut Hilfe speichern. Aus Profil-Angaben wie Adresse und Öffnungszeiten baut die App außerdem Standardantworten, die Sie mit „/“ abrufen, aber nur, wenn das Profil vollständig ist.
5. Verifizierung in zwei Schritten aus. Unter Einstellungen, Konto, Verifizierung in zwei Schritten legen Sie ein Passwort und eine E-Mail-Adresse fest. Wer Ihren Registrierungscode abfängt, kommt dann ohne Passwort trotzdem nicht in Ihr Konto.
6. Verknüpfte Geräte nie geprüft. Bis zu vier Rechner oder Tablets können mitlesen. Schauen Sie unter Verknüpfte Geräte nach, melden Sie Unbekanntes ab und benennen Sie den Rest. Geräte, die 30 Tage nicht genutzt werden, meldet WhatsApp laut Hilfe ohnehin ab.

Zum Schluss ein kurzer Test: Schreiben Sie Ihrem Betrieb vom privaten Handy aus, einmal während und einmal außerhalb der Öffnungszeiten. Was dann ankommt, Profil, Begrüßung, Abwesenheit, ist genau das, was Ihre Kundschaft sieht.

Schritt 4, wenn Zeit bleibt: Labels und Katalog

Labels sortieren Chats nach Farben, laut Hilfe bis zu 20 Stück. Drei reichen für den Anfang: „Neukunde“, „Termin offen“, „Anzahlung offen“. WhatsApp stellt Labels gerade schrittweise auf „Listen“ um, der Gedanke bleibt derselbe.

Der Katalog lohnt sich, sobald dieselben Fragen nach Leistungen und Preisen täglich kommen. Wie man ihn anlegt, ohne dass er zur Liste wird, die niemand liest, steht im Ratgeber zum WhatsApp-Business-Katalog.

Was die Einrichtung nicht löst

Eine sauber eingerichtete App ist die Grundlage, und für viele kleine Betriebe reicht sie. Drei Dinge löst sie aber nicht, egal wie gut die Einstellungen sind: dass jemand antwortet, wenn niemand ans Handy kann, dass ein Termin direkt im Kalender landet, und dass die Anzahlung im Chat kassiert wird statt per Überweisung, die man hinterher sucht.

Dafür braucht es einen Assistenten auf der WhatsApp Business Platform. Conserjía richtet ihn für kleine Betriebe ein und betreut ihn: Er stellt sich in der ersten Nachricht als KI vor, bucht in Ihren Kalender und übergibt an einen Menschen, sobald die Kundschaft das will. In der Demo zeigen wir Ihnen, wie das mit Ihren Leistungen und Öffnungszeiten aussähe.