WhatsApp Business aanmaken in een middag

Eerst de keuze die je later niet makkelijk terugdraait: het nummer

Alles in WhatsApp Business hangt aan één telefoonnummer, en dat nummer kan maar in één app tegelijk: de gewone WhatsApp of WhatsApp Business. Kies dus eerst, en dan pas installeren. Er zijn drie wegen:

• Een nieuw mobiel nummer, bijvoorbeeld een tweede simkaart of een eSIM. De schoonste oplossing: je privé-WhatsApp blijft zoals hij is en de zaak krijgt een eigen nummer.
• Je huidige mobiele nummer, als klanten je daar nu al appen. Dan zet je het over van WhatsApp naar WhatsApp Business, met je chats erbij. Hoe dat stap voor stap gaat, staat in het verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Business.
• Het vaste nummer van de zaak. Dat kan, alleen in de zakelijke app. De app draait dan op een smartphone, maar klanten zien en appen het vaste nummer.

Volgens de helppagina over registreren (geraadpleegd op 23 september 2026) moet het een nummer zijn dat van jou is en waarop je gesprekken of sms’jes kunt ontvangen. Niet ondersteund zijn onder meer VoIP-nummers, gratis nummers en betaalde premiumnummers (denk aan 0800 en 0900). Loopt je vaste nummer via een telefooncentrale in de cloud, dan is het dus proberen: de helppagina sluit VoIP uit.

Vanaf nul, stap voor stap

1. Installeer WhatsApp Business uit de App Store of Google Play op de telefoon die de zaak gaat gebruiken.
2. Ga akkoord met de voorwaarden en kies je land. De app vult het landnummer (+31) zelf in; typ je nummer zonder de 0 aan het begin.
3. Vraag de code aan. Je krijgt een zescijferige code per sms. Bij een vast nummer tik je op Bel mij: een automatische stem leest de code voor. Toestelnummers achter een centrale worden niet ondersteund.
4. Wacht op de code en raad niet. Volgens dezelfde helppagina kan het tot 10 minuten duren, en wie gokt, wordt een tijd geblokkeerd.
5. Vul de bedrijfsnaam en de categorie in. De naam is wat klanten boven de chat zien: gebruik de naam op je gevel, niet die van je bv.
6. Maak het profiel af (volgende paragraaf). Dat kan ook later, maar een half profiel werkt tegen je.

Stap je over met je huidige nummer, dan herkent de app dat nummer uit WhatsApp en vraagt hij toegang tot je chatgeschiedenis. Maak dáárvoor een back-up en sla je contacten op in het adresboek van je telefoon.

Het profiel dat klanten zien

Het bedrijfsprofiel vind je in het tabblad Tools → Profiel. Volgens de helppagina over het bedrijfsprofiel bevat het onder meer naam, adres, categorie, omschrijving, openingstijden, e-mail en website. Wat ertoe doet:

• Categorie. Je kiest er maximaal 3 uit een vaste lijst; een eigen categorie maken kan niet. Kies de specifiekste die klopt.
• Omschrijving. Twee zinnen: wat je doet, voor wie en waar. Geen slogan, wel de woorden die een klant zou gebruiken.
• Adres. Met de speld op de kaart op de juiste plek. Kom je bij de klant thuis, kies dan ‘Dit bedrijf heeft geen fysieke locatie’ en stel een dekkingsgebied in.
• Openingstijden. Er zijn drie sjablonen: specifieke tijden per dag, altijd open, of alleen op afspraak. Dat laatste past bij een praktijk of salon die niet vrij binnenloopt.
• E-mail en website. Zodat iemand die meer wil weten niet hoeft te vragen waar.
• Profielfoto. Je logo of een herkenbare gevel, groot genoeg om op een klein rondje leesbaar te blijven. Hij is standaard voor iedereen zichtbaar.

Zes instellingen die vaak verkeerd blijven staan

1. Lege openingstijden. Zonder openingstijden in je profiel kun je het afwezigheidsbericht niet op ‘Buiten openingstijden’ zetten; die optie verschijnt dan niet, zo staat het in de helppagina over afwezigheidsberichten.
2. Het afwezigheidsbericht op ‘Verstuur altijd’. Ingesteld voor de vakantie en nooit meer uitgezet. Zet het op ‘Buiten openingstijden’, dan werkt het elke avond vanzelf.
3. Geen begroeting. Een nieuwe klant krijgt dan niets tot jij tijd hebt. Een begroeting die vraagt wat je nodig hebt (dienst, dag, aantal personen) scheelt heen-en-weer. Teksten om over te nemen staan in automatisch antwoord op WhatsApp.
4. Geen snelle antwoorden. Adres, route, annuleringsbeleid en de vraag ‘welke dag past je?’ horen onder een ‘/’. Vijf stuks is genoeg om te beginnen.
5. Verificatie in twee stappen uit. Een pincode bovenop de sms-code, zodat niemand met een onderschepte code het nummer van je zaak overneemt. Je vindt hem in de accountinstellingen.
6. Geen chatback-up. Een back-up naar Google Drive of iCloud is je vangnet bij een nieuwe telefoon, een kapotte telefoon of een latere overstap. Zet hem op dagelijks of wekelijks.

Wat je daarna nog kunt doen

Staat de basis, dan komen de extra’s: een catalogus met je diensten, labels om openstaande gesprekken te volgen en de computer bij de balie koppelen. Begin met de catalogus als klanten vaak vragen wat iets kost of hoe lang het duurt. Doe er niet alles tegelijk bij: een profiel dat klopt en twee goede automatische berichten doen meer dan tien half ingestelde functies.

Wat de app niet voor je doet

Een goed ingerichte app zorgt dat klanten je vinden en weten waar ze aan toe zijn. Hij beantwoordt geen vragen die niet in een snel antwoord passen, kijkt niet in je agenda, rekent niets af en antwoordt niet als je in gesprek bent of de zaak dicht is. Voor de meeste kleine zaken is dat in het begin prima.

Merk je na een paar weken dat berichten blijven liggen, of dat afspraken ’s avonds naar een ander gaan, dan is een assistent op het WhatsApp Business Platform de volgende stap: een AI-assistent die zich als AI voorstelt, in je agenda inplant en een mens inschakelt als de klant daarom vraagt. Dat doet Conserjía voor kleine bedrijven. Hoe dat met jouw zaak zou werken, zie je in de demo.